Excel Hap pas hapi Tutorial themelor

Përdorimi i Excel nuk është aq i vështirë sa duket

Excel është një program elektronik i spreadsheet (aka software ) që përdoret për ruajtjen, organizimin dhe manipulimin e të dhënave.

Të dhënat ruhen në qeliza individuale të cilat zakonisht organizohen në një seri shtylle dhe rreshta në një fletë pune. Ky koleksion i kolonave dhe rreshtave është referuar si një tabelë. Tabelat përdorin krerët në rreshtin e lartë dhe poshtë anën e majtë të tabelës për të identifikuar të dhënat e ruajtura në tabelë.

Excel gjithashtu mund të kryejë llogaritje në të dhënat duke përdorur formulat . Dhe për të ndihmuar në gjetjen dhe leximin e informacionit në një fletë pune, Excel ka një numër tiparësh të formatimit që mund të aplikohen në qeliza individuale, në rreshta dhe në kolona ose në tabela të tëra të të dhënave.

Që nga çdo fletë pune në versionet e fundit të Excel përmban miliarda qeliza në fletë pune, çdo qelizë ka një adresë të njohur si një referencë qelizore në mënyrë që të mund të referohet në formula, grafikë dhe karakteristika të tjera të programit.

Ky tutorial mbulon hapat e nevojshëm për të krijuar dhe formatuar një spreadsheet bazik që përmban tabelën, formulat dhe formatimin e të dhënave të paraqitura në imazhin e mësipërm.

Temat e përfshira në këtë tutorial janë:

• Futja e të dhënave në tabelë
• Zgjerimi i kolonave individuale të fletë pune
• Shtimi i datës aktuale dhe një varg me emrin në fletën e punës
• Shtimi i formulës së zbritjes
• Shtimi i formulës së pagës neto
• Formulat e kopjimit me Dorëzën e Plotësimit
• Shtimi i formatimit të numrave në të dhëna
• Shtimi i formatimit të qelizës

01 nga 08

Fillimi i tabelës së të dhënave

Futja e të dhënave në qelizat e fletës së punës është gjithmonë një proces me tre hapa.

Këto hapa janë:

1. Klikoni në qelizën ku dëshiron që të dhënat të shkojnë.
2. Shkruani të dhënat në qelizë.
3. Shtypni butonin Enter në tastierë ose klikoni në një qelizë tjetër me miun.

Siç u përmend, çdo qelizë në një fletë pune identifikohet nga një adresë ose referencë qelizore , e cila përbëhet nga letra e kolonës dhe numri i rreshtit që ndërpritet në vendndodhjen e një qelize.

Kur shkruani një referencë qelizore, letra e kolonës shkruhet gjithmonë së pari pasuar nga numri i rreshtit - si A5, C3 ose D9.

Kur futni të dhënat për këtë tutorial, është e rëndësishme që të futni të dhënat në qelizat e saktë të fletës së punës. Formulat e futura në hapat e mëpasshëm shfrytëzojnë referencat e qelizave të të dhënave të futura tani.

Hyrja e të Dhënave të Tutorial

1. Për të ndjekur këtë tutorial, përdorni referencat e qelizave të të dhënave të shikuara në imazhin e mësipërm për të futur të gjitha të dhënat në një fletë pune të bardhë në Excel.

02 nga 08

Shtrirja e kolonave në Excel

Sipas paracaktimit, gjerësia e një qelize lejon që vetëm 8 karaktere të çdo hyrje të të dhënave të shfaqen para se të dhënat të kalojnë në qelinë e ardhshme në të djathtë.

Nëse qeliza ose qelizat në të djathtë janë bosh, të dhënat e futura shfaqen në fletën e punës, siç shihet me titullin e fletës së punës, Llogaritjet e zbritjes për punonjësit e futur në qelinë A1.

Nëse qeliza në të djathtë përmban të dhëna megjithatë, përmbajtja e qelizës së parë është prerë në tetë karakteret e para.

Disa qeliza të të dhënave të futura në hapin e mëparshëm, siç është etiketa Norma e zbritjes: hyrë në qelizën B3 dhe Thompson A. hyrë në qelizën A8 janë prerë sepse qelizat në të djathtë përmbajnë të dhëna.

Për të korrigjuar këtë problem në mënyrë që të dhënat të jenë plotësisht të dukshme, shtyllat që përmbajnë këto të dhëna duhet të zgjerohen.

Ashtu si me të gjitha programet e Microsoft-it, ekzistojnë mënyra të shumta për zgjerimin e kolonave . Hapat e mëposhtëm mbulojnë si të zgjerojnë kolonat duke përdorur miun.

Zgjerimi i kolonave të punimeve individuale

1. Vendosni treguesin e miut në vijë midis kolonave A dhe B në kokën e kolonës .
2. Treguesi do të ndryshojë në një shigjetë të dyfishtë.
3. Klikoni dhe mbani shtypur butonin e majtë të miut dhe tërhiqni shigjetën e dyfishtë në të djathtë për të zgjatur kolonën A derisa të jetë i dukshëm hyrja e plotë Thompson A.
4. Zgjero kolonat e tjera për të treguar të dhënat sipas nevojës.

Gjerët e shtyllave dhe titrat e fletës së punës

Meqenëse titulli i fletës së punës është aq i gjatë në krahasim me etiketat e tjera në kolonën A, nëse kjo kolonë u zgjerua për të shfaqur titullin e tërë në qelizën A1, fletë pune jo vetëm që do të dukej e çuditshme, por do ta vështirësonte përdorimin e fletës së punës për shkak të boshllëqet midis etiketave në të majtë dhe kolonave të tjera të të dhënave.

Pasi që nuk ka shënime të tjera në rreshtin 1, nuk është e pasaktë të lihet vetëm titulli ashtu siç është - duke u derdhur në qeliza në të djathtë. Përndryshe, Excel ka një funksion të quajtur bashkim dhe qendër që do të përdoret në një hap të mëvonshëm për të përqendruar shpejt titullin mbi tabelën e të dhënave.

03 nga 08

Shtimi i datës dhe një numri të caktuar

Përshkrimi i funksionit të datës

Është normale që data të shtohet në një spreadsheet - mjaft shpesh për të treguar kur fleta është përditësuar së fundmi.

Excel ka një numër funksionesh ditore që e bëjnë të lehtë për të futur datën në një fletë pune.

Funksionet janë vetëm formula të ndërtuara në Excel për ta bërë më të lehtë kryerjen e detyrave të kryera zakonisht - të tilla si shtimi i datës në një fletë pune.

Funksioni i TODAY është i lehtë për t'u përdorur, sepse nuk ka argumente - cilat janë të dhënat që duhet të ofrohen për funksionin në mënyrë që ajo të funksionojë.

Funksioni TODAY është gjithashtu një nga funksionet e paqëndrueshme të Excel- it , që do të thotë se përditësohet vetë çdo herë që rillogaritet - gjë që zakonisht është koha kur hapet fleta pune.

Shtimi i datës me funksionin TODAY

Hapat e mëposhtëm do të shtojnë funksionin TODAY në qelizën C2 të fletës së punës.

1. Klikoni në qelizën C2 për ta bërë atë qelizën aktive
2. Klikoni në tab Formulat e shiritit
3. Klikoni në opsionin Data & Koha në shiritin për të hapur listën e funksioneve të datës
4. Klikoni mbi funksionin Sot për të shfaqur kutinë e dialogut të funksionit
5. Kliko OK në kutinë e dialogut për të hyrë në funksionin dhe të ktheheni në fletën e punës
6. Data e tanishme duhet të shtohet në qelizën C2

Duke parë ###### Simbolet në vend të datës

Nëse një rresht i simboleve të tagut hash shfaqet në qelizën C2 në vend të datës pas shtimit të funksionit TODAY në atë qelizë, kjo ndodh sepse qeliza nuk është aq e gjerë sa për të shfaqur të dhënat e formatuara.

Siç u përmend më parë, numrat e paformatuar ose të dhënat e tekstit kalojnë në qeliza boshe në të djathtë, nëse është shumë e gjerë për qelizën. Të dhënat që janë formatuar si një lloj specifik i numrit - si monedha, datat ose një kohë, megjithatë, nuk kalojnë në qelizën e ardhshme nëse ato janë më të gjera se qelizat ku ndodhen. Në vend të kësaj, ata shfaqin gabimin ######.

Për të korrigjuar problemin, zgjeroni kolonën C duke përdorur metodën e përshkruar në hapin e mësipërm të tutorialit.

Shtimi i një Range Named

Një varg i emëruar krijohet kur një ose më shumë qeliza i jepet një emër për ta bërë më të lehtë identifikimin. Shkronjat e emërtuara mund të përdoren si zëvendësim për referencën e qelizës kur përdoren në funksione, formula dhe skema.

Mënyra më e lehtë për të krijuar vargje të emërtuara është përdorimi i kutisë së emrit të vendosur në këndin e sipërm të sipërm të fletës së punës mbi numrat e rreshtit.

Në këtë tutorial, norma e emrit do t'i jepet qelizës C6 për të identifikuar normën e zbritjes së aplikuar për pagat e punonjësve. Gama e emërtuar do të përdoret në formulën e zbritjes që do të shtohet në qelizat C6 deri në C9 të fletës së punës.

1. Zgjidhni qelizën C6 në fletën e punës
2. Shkruani "rate" (pa citate) në kutinë e emrit dhe shtypni butonin Enter në tastierë
3. Cell C6 tani ka emrin e "normës"

Ky emër do të përdoret për të thjeshtuar krijimin e formulave të Dedukimeve në hapin e ardhshëm të tutorialit.

04 nga 08

Hyrja e formulës së zbritjes së punonjësve

Përmbledhje e formulave Excel

Formulat Excel ju lejojnë të kryeni llogaritje në të dhënat e numrave të futura në një fletë pune .

Formulat Excel mund të përdoren për crunching numër bazë, të tilla si shtesë ose zbritje, si dhe llogaritjet më komplekse, të tilla si gjetja e mesatares së një studenti në rezultatet e testimit dhe llogaritjen e pagesave të hipotekës.

• Formulat në Excel gjithmonë fillojnë me shenjën e barabartë ( = )
• Shenja e barabartë shtypet gjithmonë në qelizën ku dëshiron që përgjigjja të shfaqet
• Formula përfundohet duke shtypur butonin Enter në tastierë

Përdorimi i Referencave të Celularëve në Formulat

Një mënyrë e zakonshme e krijimit të formulave në Excel përfshin futjen e të dhënave të formulës në qelizat e fletës së punës dhe pastaj përdorimi i referencave të qelizave për të dhënat në formulë, në vend të vetë të dhënave.

Avantazhi kryesor i kësaj qasjeje është që nëse më vonë bëhet e domosdoshme për të ndryshuar të dhënat , është një çështje e thjeshtë për të zëvendësuar të dhënat në qeliza në vend që të rishkruajë formulën.

Rezultatet e formulës do të përditësohen automatikisht sapo të ndryshohen të dhënat.

Përdorimi i zonave të emëruara në formula

Një alternativë ndaj referencave të qelizave është që të përdoren vargjet e emëruara - të tilla si shkalla e vargut të emëruar e krijuar në hapin e mëparshëm.

Në një formulë, një varg i emëruar funksionon njëjtë si një referencë qelizore, por zakonisht përdoret për vlerat që përdoren disa herë në formula të ndryshme - të tilla si një normë zbritjeje për pensionet ose përfitimet shëndetësore, një normë tatimore ose një shkencë konstante - ndërsa referencat e qelizave janë më praktike në formula që i referohen të dhënave specifike vetëm një herë.

Në hapat e mëposhtëm, të dy referencat e qelizave dhe një varg të emëruar përdoren në krijimin e formulateve.

Hyrja e formulës së zbritjes së punonjësve

Formula e parë e krijuar në qelizën C6 do të shumëfishojë Paga Bruto të punonjësit B. Smith nga shkalla e zbritjes në qelizën C3.

Formula e përfunduar në qelizën C6 do të jetë:

= B6 * norma

Përdorimi i Shënimit për të hyrë në Formula

Megjithëse është e mundur të shkruash vetëm formulën e mësipërme në qelizën C6 dhe të shfaqet përgjigjja e saktë, është më mirë të përdorësh indikimin për të shtuar referencat e qelizave në formula për të minimizuar mundësinë e gabimeve të krijuara duke shtypur referencën e gabuar të qelizës.

Duke treguar përfshinë klikimin në qelizën që përmban të dhënat me treguesin e miut për të shtuar referencën e qelizës ose vargun e emëruar në formulë.

1. Klikoni në qelizën C6 për ta bërë qelinë aktive
2. Lloji shenjën e barabartë ( = ) në qelizën C6 për të filluar formulën
3. Klikoni në qelizën B6 me treguesin e miut për të shtuar atë referencë të qelizës në formulë pas shenjës së barabartë
4. Lloji simbolit të shumëzimit ( * ) në qelizën C6 pas referencës së qelizës
5. Klikoni në qelizën C3 me treguesin e miut për të shtuar normën e vargut të emëruar në formulë
6. Shtypni butonin Enter në tastierë për të përfunduar formulën
7. Përgjigja 2747.34 duhet të jetë e pranishme në qelizën C6
8. Edhe pse përgjigjja në formulë shfaqet në qelizën C6, duke klikuar në atë qelizë do të shfaqet norma formula = B6 * në shiritin e formulës mbi fletën e punës

05 nga 08

Hyrja në Formula e pagës neto

Hyrja në Formula e pagës neto

Kjo formulë është krijuar në qelizën D6 dhe llogarit pagën neto të një punonjësi duke zbritur shumën e zbritjes të llogaritur në formulën e parë nga Paga Bruto .

Formula e përfunduar në qelizën D6 do të jetë:

= B6 - C6

1. Klikoni në qelizën D6 për ta bërë qelinë aktive
2. Lloji shenjën e barabartë ( = ) në qelizën D6
3. Klikoni në qelizën B6 me treguesin e miut për të shtuar atë referencë të qelizës në formulë pas shenjës së barabartë
4. Shkruani një shenjë minus ( - ) në qelizën D6 pas referencës së qelizës
5. Klikoni në qelizën C6 me treguesin e miut për atë referencë të qelizës në formulë
6. Shtypni butonin Enter në tastierë për të përfunduar formulën
7. Përgjigja 43,041.66 duhet të jetë e pranishme në qelizën D6
8. Për të parë formulën në qelizën D6, klikoni në atë qelizë për të shfaqur formulën = B6 - C6 në shiritin e formulës

Referencat e qelizave relative dhe formulat e kopjimit

Deri më tani, formulimet e zbritjeve dhe pagave neto janë shtuar vetëm në një qelizë secila në fletën e punës - C6 dhe D6 respektivisht.

Si rezultat, fletë pune aktualisht është e plotë për vetëm një punonjës - B. Smith.

Në vend që të kalojë me detyrën që të hartojë çdo formulë për punonjësit e tjerë, Excel lejon, në rrethana të caktuara, që formatet të kopjohen në qeliza të tjera.

Këto rrethana zakonisht përfshijnë përdorimin e një tipi specifik të referencës së qelizës - i njohur si referencë qelizore relative - në formula.

Referencat e qelizave që janë futur në formulën në hapat e mëparshëm kanë qenë referenca të qelizave relative, dhe ato janë lloji i parazgjedhur i referencës së qelizës në Excel, me qëllim që formulat e kopjimit të jenë sa më të drejtpërdrejta.

Hapi i ardhshëm në tutorial përdor Dorëzën e Plotësimit për të kopjuar dy formulat në rreshtat më poshtë në mënyrë që të plotësoni tabelën e të dhënave për të gjithë të punësuarit.

06 nga 08

Formulat e Kopjimit me Dorëzën e Plotësimit

Plotësoni Përmbledhjen e Handle

Doreza e mbushjes është një pikë e vogël e zezë ose shesh në këndin e poshtëm të djathtë të qelizës aktive .

Doreza e mbushjes ka një numër të përdorimeve duke përfshirë kopjimin e përmbajtjes së një qelize në qelitë ngjitur. mbushjen e qelizave me një seri numrash ose etiketash tekstesh, dhe formulat e kopjimit.

Në këtë hap të tutorialit, doreza e mbushjes do të përdoret për të kopjuar të dyja formulimet e zbritjes dhe të pagës neto nga qelizat C6 dhe D6 deri në qelizat C9 dhe D9.

Formulat e Kopjimit me Dorëzën e Plotësimit

1. Theksoni qelizat B6 dhe C6 në fletën e punës
2. Vendosni treguesin e miut mbi sheshin e zi në këndin e poshtëm të djathtë të qelizës D6 - treguesi do të ndryshojë në një shenjë plus "+"
3. Klikoni dhe mbani shtypur butonin e majtë të miut dhe tërhiqni butonin e mbushjes poshtë në qelizën C9
4. Lëshojeni butonin e miut - qelizat C7 deri në C9 duhet të përmbajnë rezultatet e formulës së zbritjes dhe qelizat D7 deri D9 të formulës së pagës neto

07 nga 08

Aplikimi i formatimit të numrit në Excel

Përmbledhje e formatimit të numrit të Excel

Formatimi i numrit i referohet shtimit të simboleve të monedhës, shënuesve dhjetorë, shenjave të përqindjes dhe simboleve të tjera që ndihmojnë në identifikimin e llojit të të dhënave të pranishme në një qelizë dhe për ta bërë më të lehtë leximin.

Shtimi i simbolit perqind

1. Përzgjidhni qelizën C3 për ta nxjerrë në pah
2. Klikoni në butonin Home të shiritit
3. Klikoni Opsionin e Përgjithshëm për të hapur menunë e zbritjes së Formatit të Numrave
4. Në menynë, klikoni në opsionin Përqindja për të ndryshuar formatin e vlerës në qelizën C3 nga 0.06 në 6%

Shtimi i simbolit të monedhës

1. Zgjidhni qelizat D6 deri D9 për t'i nxjerrë në pah ato
2. Në skedën Kryesore të shiritit, klikoni në opsionin e Përgjithshëm për të hapur menunë e zbritjes Formati i numrit
3. Kliko në Valutën në meny për të ndryshuar formatimin e vlerave në qelizat D6 deri në D9 në monedhë me dy vende dhjetore

08 nga 08

Aplikimi Formatting Cell në Excel

Përmbledhje e formatimit të celularëve

Formatimi i celularëve i referohet opsioneve të formatimit - të tilla si aplikimi i formatimit të bold tek teksti ose numrat, ndryshimi i shtrirjes së të dhënave, shtimi i kufijve në qeliza ose përdorimi i funksionit të bashkimit dhe të qendrës për të ndryshuar pamjen e të dhënave në një qelizë.

Në këtë tutorial, formatet e lartpërmendura qelizore do të aplikohen në qelizat specifike në fletën e punës në mënyrë që ajo të përputhet me tabelën e përfunduar të paraqitur në faqen 1 të tutorialit.

Shtimi i Formulimit të Dashur

1. Zgjidhni qelizën A1 për të nxjerrë në pah atë.
2. Klikoni në butonin Home të shiritit .
3. Klikoni në opsionin Bold formatimi siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të grisur të dhënat në qelizën A1.
4. Përsëriteni sekuencën e mësipërme të hapave për të theksuar të dhënat në qelitë A5 deri në D5.

Ndryshimi i Shtrirjes së të Dhënave

Ky hap do të ndryshojë shtrirjen e parazgjedhur të majtë të disa qelizave në shtrirjen qendrore

1. Përzgjidhni qelizën C3 për ta nxjerrë në pah.
2. Klikoni në butonin Home të shiritit.
3. Klikoni në opsionin e shtrirjes së Qendrës siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të përqëndruar të dhënat në qelizën C3.
4. Përsëriteni sekuencën e mësipërme të hapave për të përqendruar të dhënat në qelizat A5 deri në D5.

Bashkohen dhe qelizat e qendrës

Bashkimi dhe Mundësia e Qendrës kombinon një numër të përzgjedhur në një qelizë dhe përqendron futjen e të dhënave në qelinë më të majtë përgjatë qelizës së re të bashkuar. Ky hap do të bashkojë dhe qendër titullin e fletës së punës - Llogaritjet e zbritjes për punonjësit ,

1. Zgjidhni qelizat A1 deri D1 për t'i theksuar ato.
2. Klikoni në butonin Home të shiritit.
3. Klikoni mbi opsionin Merge & Center siç identifikohet në imazhin e mësipërm për të bashkuar qelizat A1 me D1 dhe përqëndrojeni titullin në këto qeliza.

Shtimi i kufijve të poshtëm në qeliza

Ky hap do të shtojë kufijtë e poshtme tek qelizat që përmbajnë të dhëna në rreshtat 1, 5 dhe 9

1. Zgjidhni qelizën e bashkuar A1 deri në D1 për ta nxjerrë në pah atë.
2. Klikoni në butonin Home të shiritit.
3. Klikoni në shigjetën e ardhshme pranë opsionit Kufitar siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të hapur menunë e kufijve të kufijve.
4. Klikoni në opsionin Bottom Border në meny për të shtuar një kufi në fund të qelizës së bashkuar.
5. Përsëriteni sekuencën e mësipërme të hapave për të shtuar një kufi të poshtëm tek qelizat A5 deri D5 dhe tek qelizat A9 deri në D9.