Excel 2003 Database Tutorial

01 nga 09

Përmbledhje e të dhënave në Excel 2003

Ndonjëherë, ne duhet të mbajmë gjurmët e informacionit dhe një vend i mirë për këtë është në një skedar të bazës së të dhënave Excel. Nëse është një listë personale e numrave të telefonit, një listë kontakti për anëtarët e një organizate ose një grupi, ose një koleksion monedhe, karta ose libra, një skedar i bazës së të dhënave Excel bën të lehtë hyrjen, ruajtjen dhe gjetjen e informacionit specifik.

Excel ka ndërtuar mjete për t'ju ndihmuar të mbani gjurmët e të dhënave dhe për të gjetur informacione specifike kur doni. Po ashtu, me qindra kolona dhe mijëra rreshta, një spreadsheet Excel mund të mbajë një sasi të madhe të dhënash.

Gjithashtu shih tutorialin e lidhur: Excel 2007/2010/2013 Tutorial i Hapësirës Hap pas Hapi .

02 nga 09

Tabelat e të Dhënave

Formati bazë për ruajtjen e të dhënave në një bazë të dhënash në Excel është një tabelë. Në një tabelë, të dhënat futen në rreshta. Çdo rresht njihet si një rekord .

Pasi të krijohet një tabelë, mjetet e të dhënave të Excel-it mund të përdoren për të kërkuar, renditur dhe filtruar të dhënat në bazën e të dhënave për të gjetur informata specifike.

Megjithëse ka disa mënyra për t'i përdorur këto mjete të dhënash në Excel, mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është krijimi i asaj që njihet si një listë nga të dhënat në një tabelë.

Për të ndjekur këtë tutorial:

• futni të dhënat siç është treguar në imazhin e mësipërm.

Këshillë - Për të futur shpejt ID-në e studentit:

1. Shkruani dy ID-të e para - ST348-245 dhe ST348-246 në qeliza A5 dhe A6 respektivisht.
2. Theksoni dy ID-të për t'i përzgjedhur ato.
3. Klikoni në trajtën e mbushjes dhe tërhiqeni atë në qelinë A13.
4. Pjesa tjetër e ID-së së Studentit duhet të futet në mënyrë të saktë në qelitë A6 deri në A13.

03 nga 09

Hyrja e të dhënave në mënyrë korrekte

Kur futni të dhënat, është e rëndësishme të siguroheni se është futur në mënyrë korrekte. Përveq rreshtit 2 midis titullit të tabelës dhe titujve të kolonës, mos i lini ndonjë rresht tjetër bosh kur futni të dhënat tuaja. Gjithashtu, sigurohuni që të mos lini asnjë qelizë boshe.

Gabimet e të dhënave, të shkaktuara nga futja e gabuar e të dhënave, janë burimi i shumë problemeve që lidhen me menaxhimin e të dhënave. Nëse të dhënat janë futur në mënyrë të saktë në fillim, programi ka më shumë gjasa të ju jap përsëri rezultatet që dëshironi.

04 nga 09

Rreshtat janë Records

Siç është përmendur, rreshtat e të dhënave, në një bazë të dhënash njihen si të dhënat. Kur futni regjistrime, mbani në mend këto udhëzime:

• Mos lini asnjë rresht bosh në tabelën që po krijohet, madje as midis titujve dhe rreshtit të parë të të dhënave.
• Një rekord mund të përmbajë të dhëna për vetëm një artikull të caktuar.
• Një rekord duhet të përmbajë gjithashtu të gjitha të dhënat në bazën e të dhënave për këtë artikull. Nuk mund të ketë informacione për një artikull në më shumë se një rresht.
  

05 nga 09

Kolonat janë Fushat

Ndërsa rreshtat në një bazë të dhënash në Excel quhen të dhëna, kolonat njihen si fusha . Çdo kolonë ka nevojë për një titull për të identifikuar të dhënat që përmban. Këto tituj quhen emra të fushave.

• Emrat e fushave përdoren për të siguruar që të dhënat për secilin rekord futen në të njëjtën mënyrë.
• Sigurohuni që të gjitha të dhënat në një kolonë të futen duke përdorur të njëjtin format. Nëse filloni të futni numra si shifra (të tilla si 10 ose 20), mbani lart. Mos e ndryshoni rrugën e pjesshme dhe filloni të futni numra si fjalë (të tilla si dhjetë apo njëzet). Jini të qëndrueshëm.
• Mos leni kolona bosh në tabelë.

06 nga 09

Krijimi i Listës

Pasi që të dhënat janë futur në tabelë, mund të konvertohet në një listë . Për ta bërë këtë:

1. Theksoni qelizat A3 deri në E13 në fletën e punës.
2. Klikoni mbi të dhënat> Lista> Krijo listë nga menyja për të hapur kutinë e dialogut Krijo listë .
3. Ndërsa kutia e dialogut është e hapur, qelizat A3 deri në E13 në fletën e punës duhet të rrethohen nga milingonat marshuese.
4. Nëse milingonat e marshimit rrethojnë vargun e saktë të qelizave, klikoni OK në kutinë e dialogut Krijo listë .
5. Nëse milingonat e marshimit nuk e rrethojnë vargun e saktë të qelizave, vini në pah vargun e saktë në fletë pune dhe pastaj klikoni OK në kutinë e dialogut Krijo listë .
6. Tabela duhet të jetë e rrethuar nga një kufi i errët dhe të ketë rënie të shigjetave të shtuara pranë çdo emri të fushës.

07 nga 09

Përdorimi i mjeteve të bazës së të dhënave

Pasi të keni krijuar bazën e të dhënave, mund të përdorni mjetet e vendosura nën shigjetat e rënies poshtë secilës emër të fushës për të renditur ose filtruar të dhënat tuaja.

Renditja e të dhënave

1. Klikoni në shigjetën e drop-down pranë emrit të emrit të emrit të fundit.
2. Klikoni mbi opsionin Sort Ascending për të renditur bazën e të dhënave në mënyrë alfabetike nga A në Z.
3. Pasi renditet, Graham J. duhet të jetë rekordi i parë në tabelë dhe Wilson R. duhet të jetë i fundit.

Të dhënat e filtrimit

1. Klikoni në shigjetën zbritëse pranë emrit të fushës së Programit .
2. Klikoni në opsionin e Biznesit për të filtruar çdo student, jo në programin e biznesit.
3. Kliko OK.
4. Vetëm dy studentë - G. Thompson dhe F. Smith duhet të jenë të dukshëm pasi që janë të vetmit dy të regjistruar në programin e biznesit.
5. Për të shfaqur të gjitha të dhënat, kliko në shigjetën zbritëse pranë emrit të fushës Program .
6. Klikoni në opsionin Gjithë .
   

08 nga 09

Zgjerimi i bazës së të dhënave

Për të shtuar të dhëna shtesë në bazën tuaj të të dhënave:

• Një rresht bosh që përmban një yll (qelizat A14 deri në E14) shtohet në fund të bazës së të dhënave kur ajo është krijuar.
• Të dhënat shtesë mund të shtohen në bazën e të dhënave duke përdorur këtë rresht bosh.
• Shto të dhënat e mëposhtme:
  
  Të dhënat e qelizës
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Shkenca

09 nga 09

Përfundimi i formatimit të bazës së të dhënave

Shënim : Ky hap përfshin përdorimin e ikonave të vendosura në shiritin e faqeve të formatimit , i cili zakonisht gjendet në krye të ekranit të Excel 2003. Nëse nuk është i pranishëm, lexoni se si të gjeni shiritat e veglave Excel për t'ju ndihmuar të gjeni atë.

1. Shënojini qelizat A1 deri në E1 në fletën e punës.
2. Klikoni në ikonën Merge dhe Center në Toolbar Formatting për të përqëndruar titullin.
3. Me qelizat A1 deri në E1 ende të zgjedhur, klikoni në ikonën Ngjyra e Plotësoni në Toolbarin e Formatting (duket si një bojë) për të hapur listën e lëvrimit të ngjyrës së sfondit.
4. Zgjidhni Deti të Gjelbër nga lista për të ndryshuar ngjyrën e sfondit të qelizave A1 - E1 në jeshile të errët.
5. Klikoni në ikonën Ngjyra e Font në Toolbar Formatting (kjo është një letër e madhe "A") për të hapur listën e zbritjes së ngjyrës së shkronjave.
6. Zgjidhni Bardhë nga lista për të ndryshuar ngjyrën e tekstit në qeliza A1 - E1 në të bardhë.
7. Shënoni qelizat A2 - E2 në fletën e punës.
8. Klikoni në ikonën Ngjyra e Plotësoni në Toolbar Formatting për të hapur drop-down listën e ngjyrës së sfondit.
9. Zgjidhni Light Green nga lista për të ndryshuar ngjyrën e sfondit të qelizave A2 - E2 në dritën e gjelbër.
10. Theksoni qelizat A3 - E14 në fletën e punës.
11. Zgjidhni Formati> AutoFormat nga menutë për të hapur kutinë e dialogut Formati automatik .
12. Zgjidhni Listën 2 nga lista e opsioneve për formatimin e qelizave A3 - E14.
13. Theksoni qelizat A3 - E14 në fletën e punës.
14. Klikoni në opsionet Center në Toolbar Formatting për të centralizuar linjën e teksteve në qelizat A3 deri në E14.
15. Në këtë pikë, nëse i keni ndjekur të gjitha hapat e këtij udhëzuesi në mënyrë të saktë, spreadsheet juaj duhet t'i ngjajë spreadsheetit e paraqitur në Hapin 1 të këtij udhëzuesi.