Excel nuk ka aftësi të menaxhimit të të dhënave të programeve relacionale të bazës së të dhënave si SQL Server dhe Microsoft Access. Ajo që mund të bëjë, megjithatë, shërben si një bazë të dhënash e thjeshtë ose e sheshtë që plotëson kërkesat e menaxhimit të të dhënave në shumë situata.
Në Excel, të dhënat janë të organizuara në tabela duke përdorur rreshtat dhe kolonat e një pune. Versione më të fundit të programit kanë një veçori të tabelës , gjë që e bën të lehtë futjen, përpunimin dhe manipulimin e të dhënave .
Secila pjesë individuale e të dhënave ose informacioni rreth një subjekti - siç është numri i një pjese ose adresa e një personi - ruhet në një qeli të veçantë pune dhe referohet si një fushë.
Termat e bazës së të dhënave: Tabela, Regjistrimet dhe Fushat në Excel
Një bazë të dhënash është një koleksion i informacionit të lidhur në një ose më shumë skedarë kompjuteri në një mënyrë të organizuar.
Zakonisht informacioni ose të dhënat janë të organizuara në tabela. Një bazë e dhënash e thjeshtë ose e sheshtë, siç është Excel, mban të gjithë informacionin për një temë në një tabelë të vetme.
Bazave të të dhënave relacionale, nga ana tjetër, përbëhen nga një numër tabelash me secilën tabelë që përmban informacione rreth temave të ndryshme, por të lidhura me to.
Informacioni në një tabelë është i organizuar në mënyrë të tillë që lehtë mund të jetë:
- përditësuar
- Renditur
- korrigjuar
- Filtruar ose kërkuar për informacion specifik
të dhëna
Në terminologjinë e bazës së të dhënave, një rekord mban të gjithë informacionin ose të dhënat për një objekt të caktuar që është futur në bazën e të dhënave.
Në Excel, regjistrat normalisht organizohen në rreshtat e fletës së punës me secilën qelizë në rresht që përmban një element informacioni ose vlere.
Fields
Çdo element individual i informacionit në një regjistër të bazës së të dhënave - të tilla si një numër telefoni ose numër i rrugës - quhet fushë .
Në Excel, qelizat individuale të një fletë pune shërbejnë si fusha, pasi që çdo qelizë mund të përmbajë një pjesë të vetme informacioni rreth një objekti.
Emrat e fushës
Është me rëndësi që të dhënat të futen në mënyrë të organizuar në një bazë të dhënash në mënyrë që të mund të renditen ose filtrohen për të gjetur informata specifike.
Për të siguruar që të dhënat futen në të njëjtën mënyrë për çdo rekord, titujt shtohen në secilën kolonë të një tabele. Këto tituj kolona referohen si emra fushe.
Në Excel, rreshtin më të lartë të një tabele përmban emrat e fushës për tabelën. Kjo rresht zakonisht quhet rresht header .
shembull
Në imazhin e mësipërm, të gjitha informatat e grumbulluara për një nxënës ruhen në një rresht individual ose rekord në tabelë. Secili student, pa marrë parasysh sa shumë ose sa pak informacion është grumbulluar, ka një rresht të veçantë në tabelë.
Çdo qelizë brenda një rreshti është një fushë që përmban një pjesë të atij informacioni. Emrat e fushave në rreshtin e titullit ndihmojnë në sigurimin e ruajtjes së të dhënave të organizuara duke mbajtur të gjitha të dhënat për një temë të caktuar, si emri ose mosha, në të njëjtën kolonë për të gjithë studentët.
Mjetet e të dhënave të Excel
Microsoft ka përfshirë një numër të mjeteve të të dhënave për ta bërë më të lehtë punën me sasi të mëdha të të dhënave të ruajtura në tabelat e Excel dhe për të ndihmuar në ruajtjen e tij në gjendje të mirë.
Përdorimi i një Formulari për Regjistrime
Një nga ato mjete që e bën të lehtë punën me të dhënat individuale është forma e të dhënave. Një formë mund të përdoret për të gjetur, ndryshuar, futur ose fshirë shënimet në tabelat që përmbajnë deri në 32 fusha ose kolona.
Formati i parazgjedhur përfshin një listë të emrave të fushave në rendin që ata janë rregulluar në tabelë, për të siguruar që të dhënat janë futur në mënyrë korrekte. Pranë çdo emri të fushës është një kuti teksti për futjen ose përpunimin e fushave individuale të të dhënave.
Ndërsa është e mundur të krijohen forma me porosi, krijimi dhe përdorimi i formës së parazgjedhur është shumë më e lehtë dhe shpesh është e gjitha që nevojitet.
Hiq kopjuar të dhënat e të dhënave
Një problem i përbashkët me të gjitha bazat e të dhënave është gabimi i të dhënave. Përveç gabimeve të thjeshta të drejtshkrimit ose fushave të zhdukura të të dhënave, të dhënat e kopjuar të të dhënave mund të jenë një shqetësim i madh pasi një tabelë e të dhënave rritet në madhësi.
Një tjetër mjet i të dhënave të Excel-it mund të përdoret për të hequr këto kopje të dublikuara - kopje të sakta ose të pjesshme.
Renditja e të dhënave
Sorting do të thotë të riorganizoni të dhënat sipas një prone të caktuar, si për shembull të renditni një tabelë në mënyrë alfabetike me emër ose kronologjikisht nga më të moshuarit tek më të rinjtë.
Opcionet e renditjes së Excel përfshijnë klasifikimin me një ose më shumë fusha, klasifikim me porosi, siç është data ose koha, dhe ndarja sipas rreshtave që bën të mundur riorganizimin e fushave në një tabelë.