01 nga 02
Hiq kopjuar të dhënat e të dhënave në Excel
Programet Spreadsheet si Excel janë përdorur shpesh si bazat e të dhënave për gjëra të tilla si inventarët e pjesëve, të dhënat e shitjeve dhe listat e postimeve.
Bazat e të dhënave në Excel përbëhen nga tabela të të dhënave që normalisht organizohen në rreshta të të dhënave të regjistruara.
Në një rekord, të dhënat në çdo qelizë ose fushë në rresht janë të lidhura - të tilla si emri i kompanisë, adresa dhe numri i telefonit.
Një problem i zakonshëm që ndodh si një bazë të dhënash rritet në madhësi është ajo e regjistrimeve të dubluara ose rreshtave të të dhënave.
Ky dublikim mund të ndodhë nëse:
- Të dhënat e plota regjistrohen në bazën e të dhënave më shumë se një herë duke rezultuar në dy ose më shumë të dhëna identike
- Të dhënat e shumëfishta kanë një ose më shumë fusha - të tilla si një emër dhe adresë - që përmbajnë të njëjtat të dhëna.
Sido që të jetë, kopjimi i të dhënave mund të shkaktojë një sërë problemesh - të tilla si dërgimi i kopjeve të shumta të dokumenteve tek i njëjti person kur informacioni i bazës së të dhënave përdoret në bashkimin e postës - kështu që është një ide e mirë për të skanuar dhe hequr kopjuar baza.
Dhe ndërsa është e lehtë të marrësh kopje të dublikuara në një mostër të vogël si ajo në imazhin e mësipërm, tabelat e të dhënave mund të përmbajnë me lehtësi qindra e jo mijëra të dhëna, duke e bërë shumë të vështirë marrjen e regjistrave të kopjuar - veçanërisht të dhënat që përputhen pjesërisht.
Për të bërë më të lehtë për të përmbushur këtë detyrë, Excel ka një mjet të ndërtuar në të dhënat e quajtur, jo çuditërisht, Hiq kopje identike , të cilat mund të përdoren për të gjetur dhe hequr të njëjtat, si dhe pjesërisht përputhen të dhënat.
Megjithatë, mënyra se si është hequr skeda e kopjuar është e dizajnuar, të dhënat identike dhe pjesërisht duhet të trajtohen veç e veç.
Kjo ndodh sepse kutia e dialogut për Hiq kopjimet shfaq emrat e fushave për tabelën e të dhënave të zgjedhura dhe zgjedh cilat fusha duhet të përfshihen në kërkim të të dhënave që përputhen:
- Për të dhënat identike, kërkimi për të gjitha fushat - shenjat e shënimeve të lënë pas gjithë emrave të kolonës ose emrave të fushave;
- Për pjesërisht përputhjen e shënimeve - shenjat e kontrollit lënë pas vetëm atyre fushave që do të përputhen.
Emrat e fushave kundrejt kolonave
Siç është përmendur, vegla Remove Duplicates përbëhet nga një kuti dialogu ku zgjidhni fushat që përputhen për të kërkuar për të kontrolluar emrat e dëshiruar të fushës ose të kolonës.
Informacioni që tregon kutia e dialogut - emrat e fushave ose letrat e kolonës - varet nëse të dhënat e tua përmbajnë një rresht të titullit - ose headers - në krye të tabelës së të dhënave siç shihet në imazhin e mësipërm.
Nëse vepron - sigurohuni që opsioni në anën e djathtë të kutisë së dialogut - Të dhënat e mia ka kokë - kontrollohet dhe Excel do të shfaq emrat në këtë rresht si emra të fushave në kutinë e dialogut.
Nëse të dhënat tuaja nuk kanë një rresht header, kutia e dialogut do të shfaqë letrat e përshtatshme të kolonës në kutinë e dialogut për gamën e zgjedhur të të dhënave.
Varg i vazhdueshëm i të dhënave
Për mjetin e heqjes së dublikatave të funksionojë siç duhet, tabela e të dhënave duhet të jetë një varg i vazhdueshëm i të dhënave - dmth. Nuk duhet të ketë rreshta bosh, kolona dhe, nëse është e mundur, nuk ka qeliza boshe të vendosura brenda tabelës.
Mos pasur boshllëqe brenda tabelës së të dhënave është një praktikë e mirë kur bëhet fjalë për menaxhimin e të dhënave në përgjithësi dhe jo vetëm kur kërkon të dhëna të dubluara. Mjetet e tjera të të dhënave në Excel, të tilla si klasifikimi dhe filtrimi, funksionojnë më mirë kur tabela e të dhënave është një varg i vazhdueshëm i të dhënave.
Hiq kopjuar të dhënave Records Shembull
Në imazhin e mësipërm, tabela e të dhënave përmban dy të dhëna identike për A. Thompson dhe dy të dhëna që përputhen pjesërisht për R. Holt - ku të gjitha fushat përputhen me numrin e studentëve.
Hapat e renditur më poshtë detajojnë se si të përdorin mjetin e të dhënave të Hiq kopjuar :
- Hiq të dytë nga dy të dhënat identike për A. Thompson.
- Hiq rekordin e dytë të përputhjes pjesërisht për R. Holt.
Hapja e kutisë së dialogut për heqjen e dublikatave
- Kliko në çdo qelizë që përmban të dhëna në bazën e të dhënave të mostrës.
- Klikoni butonin Data në shiritin.
- Klikoni në ikonën Hiq kopjime për të nxjerrë në pah të gjitha të dhënat në tabelën e të dhënave dhe për të hapur kutinë e dialogut Hiq kopjimet .
- Kutia e dialogut Hiq kopjimet shfaq të gjitha titujt e kolonës ose emrat e fushave nga mostra e të dhënave tona
- Markat e kontrollit pranë emrave të fushës tregojnë cilat kolona Excel do të përpiqen të përputhen në kërkimin e të dhënave të kopjuara
- By default, kur hapet kutia e dialogut të gjithë emrat e fushave janë të kontrolluara jashtë
Gjetja e të dhënave identike
- Meqë ne po kërkojmë për regjistrime krejtësisht identike në këtë shembull, ne do t'i lëmë të gjitha titujt e kolonave të kontrolluara
- Kliko OK
Në këtë pikë duhet parë këto rezultate:
- Kutia e dialogut duhet të mbyllet dhe të zëvendësohet me një mesazh duke thënë: 1 vlera të dyfishta të gjetura dhe të hiqen; Mbeten 7 vlera unike.
- Rreshti që përmban kopjen A. Thompson do të jetë hequr nga baza e të dhënave
- Edhe pse ka dy të dhëna që përputhen pjesërisht me R. Holtin, sepse jo të gjitha fushat përputhen - numri i nxënësve për dy regjistrimet dallon - Excel e konsideron atë një të dhënat unike të të dhënave
02 nga 02
Gjeni dhe Hiq pjesërisht përputhjen e të dhënave me Hiq kopje identike
Kontrollimi i një fushe në një kohë
Meqë Excel vetëm heq të dhënat e të dhënave që përputhen pikërisht për fushat e zgjedhura të të dhënave, mënyra më e mirë për të gjetur të gjitha të dhënat e të dhënave të përputhura pjesërisht është heqja e shenjës së kontrollit për vetëm një fushë në të njëjtën kohë, siç bëhet në hapat e mëposhtëm.
Kërkimet pasuese për regjistrimet që përputhen në të gjitha fushat, përveç emrit, moshës ose programit, do të heqin të gjitha kombinimet e mundshme për përputhjen pjesërisht të të dhënave.
Gjetja e shënimeve pjesërisht të përputhshme
- Klikoni në çdo qelizë që përmban të dhëna në tabelën e të dhënave nëse është e nevojshme
- Klikoni butonin Data në shiritin .
- Klikoni në ikonën Hiq kopjime për të nxjerrë në pah të gjitha të dhënat në tabelën e të dhënave dhe për të hapur kutinë e dialogut Hiq kopjimet .
- Janë zgjedhur të gjitha emrat e fushave ose titujt e kolonës për tabelën e të dhënave.
- Për të gjetur dhe hequr të dhënat që nuk kanë një ndeshje në çdo fushë, hiqni shenjën e kontrollit përveç atyre emrave të fushave që Excel duhet të injorojë.
- Për këtë shembull klikoni në kutinë e kontrollit pranë titullit të kolonës ID të Studentit për të hequr shenjën e kontrollit.
- Excel tani do të kërkojë dhe heqë vetëm të dhënat që kanë të dhëna përputhëse në fushat e Emrit , Fillimit dhe Programit .
- Kliko OK
- Kutia e dialogut duhet të mbyllet dhe të zëvendësohet me një mesazh duke thënë: 1 vlera të dyfishta të gjetura dhe të hiqen; Mbeten 6 vlera unike.
- Rreshti që përmban rekordin e dytë për R. Holt me ID Studentin e ST348-252 do të jetë hequr nga baza e të dhënave.
- Kliko OK për të mbyllur kutinë e mesazhit
Në këtë pikë, tabela e të dhënave duhet të jetë e lirë nga të gjitha të dhënat e kopjuara.