6 Mënyrat për të klasifikuar të dhënat në Excel

Kjo seri e këshilla përfshin metoda të ndryshme të klasifikimit të të dhënave në Excel. Informacion specifik mund të gjendet në faqet e mëposhtme:

1. Rendit i shpejtë në një kolonë të vetme duke përdorur Sort & Filter ose Hot Keys
2. Rendit në kolona të shumëfishta
3. Rendit sipas Datave ose Kohëve
4. Rendit sipas Ditëve të Javës, Muajve ose Listave të Tjera të Përshtatshme
5. Rendit sipas rreshtave - Riorganizimi i kolonave

Përzgjedhja e të dhënave për t'u klasifikuar

Para se të dhënat të mund të renditen, Excel-i duhet të dijë sferën e saktë që duhet të renditet, dhe zakonisht Excel është shumë e mirë në zgjedhjen e fushave të të dhënave të lidhura - për aq kohë sa kur është futur,

1. nuk ka mbetur rreshta ose kolona bosh brenda një zone të të dhënave të lidhura;
2. dhe rreshta dhe kolona bosh mbeteshin në mes të zonave të të dhënave të lidhura.

Excel gjithashtu do të përcaktojë, në mënyrë të drejtë, nëse zona e të dhënave ka emra të fushave dhe përjashton këtë rresht nga të dhënat për t'u renditur.

Megjithatë, lejimi i Excel-it për të zgjedhur gamën që do të renditet mund të jetë e rrezikshme - sidomos me sasi të mëdha të të dhënave që janë të vështira për t'u kontrolluar.

Për të siguruar që të dhënat e sakta janë përzgjedhur, theksojeni vargun para fillimit të llojit.

Nëse vargja e njëjtë duhet të renditet në mënyrë të përsëritur, qasja më e mirë është t'i jepet një emër .

01 nga 05

Rendit Rendit dhe Sort Rendit

Renditja kërkon përdorimin e një butoni të renditjes dhe një renditjeje.

Çelësi i rendit është të dhënat në kolonën ose kolonat që dëshironi të renditni. Është identifikuar nga titulli i kolonës ose emri i fushës. Në imazhin e mësipërm, çelësat e mundshëm të llojit janë ID-i i studentëve, emri , mosha , programi dhe muaji i fillimit

Në një lloj të shpejtë, duke klikuar në një qelizë të vetme në kolonën që përmban butonin e rendit është e mjaftueshme për të treguar Excel çfarë çelësi është.

Për tekstin ose vlerat numerike, dy opsionet për rendin e rendit janë duke u ngjitur dhe zbritur .

Kur përdorni butonin Sort & Filter në skedën Kryesore të shiritit, opsionet e renditjes së rendit në listën zbritëse do të ndryshojnë në varësi të llojit të të dhënave në rangun e zgjedhur.

Rendit i shpejtë duke përdorur Sort & Filter

Në Excel, një lloj i shpejtë mund të kryhet duke përdorur butonin Sort & Filter në skedën Home të shiritit .

Hapat për të kryer një lloj të shpejtë janë:

1. Kliko në një qelizë në kolonën që përmban çelësin e rendit
2. Klikoni në butonin Home të shiritit nëse është e nevojshme
3. Klikoni butonin Rendit & Filter për të hapur menunë e lëshimit të opsioneve të rendit
4. Kliko në njërën nga dy opsionet për të renditur në rend apo në zbritje
5. Kontrolloni për të siguruar që të dhënat janë renditur si duhet

Renditja e të dhënave duke përdorur shiritat Hot Keys

Nuk ka asnjë kombinim kyç të shkurtesave të tastierës për klasifikimin e të dhënave në Excel.

Ajo që është në dispozicion janë çelësat e nxehtë, të cilët ju lejojnë të përdorni tastet në vend të treguesit të miut për të zgjedhur opsionet e njëjta të renditura më sipër në skedën Kryesore të fjongës.

• Përdorimi i tastierës për të hyrë në opsionet e shiritave gjithmonë fillon me tast Alt .

Të renditni në renditjen ngjitëse duke përdorur çelësat e nxehtë

1. Kliko në një qelizë në kolonën e butonit të rendit
2. Shtypni tastet e mëposhtme në tastierë:
3. Alt HSS
4. Tabela e të dhënave duhet të renditet nga A në Z / më e vogla në më të madhe nga kolona e zgjedhur

Çelësat e nxehtë përkthehen në:
"Alt" kyç> "Home" tab> "Editing" grup> "Sort & Filter" menu> "Sort më i vogël deri më i madh" opsion.

Të rendit në Rendit Descending duke përdorur çelësat e nxehtë

Hapat për të renditur në rend zbritës duke përdorur çelësat e nxehtë janë të njëjta me ato të renditura për një lloj ngjitës përveç kombinimit të butonit të nxehtë është:

Alt HSO

Çelësat e nxehtë përkthehen në:
Butoni "Alt"> "Home" tab> "Editing" grup> "Sort & Filter" menu> "Sort Largest to Smallest" opsion.

02 nga 05

Rendit në kolona të shumëfishta të të dhënave në Excel

Përveç kryerjes së një llojshmërie të shpejtë bazuar në një kolonë të vetme të të dhënave, funksioni i renditjes së porosisë së Excel-it ju lejon të renditni në kolona të shumta duke përcaktuar çelësa të shumëfishtë.

Në llojet me shumë kolona, ​​çelësat e llojit identifikohen duke zgjedhur titujt e kolonës në kutinë e dialogut Sort.

Si me një lloj të shpejtë, çelësat e llojit përcaktohen duke identifikuar titujt e kolonave ose emrat e fushave , në tabelën që përmban butonin e rendit.

Rendisni në Shembullin e Shtyllave të shumëfishta

Në shembullin e mësipërm, hapat e mëposhtëm u ndoqën për të renditur të dhënat në rangun H2 deri në L12 në dy kolona të të dhënave - së pari me emër, dhe pastaj sipas moshës.

1. Theksoni gamën e qelizave që do të klasifikoheni
2. Klikoni në butonin Home të shiritit .
3. Klikoni mbi ikonën Sort & Filter në shiritin për të hapur listën e drop-down.
4. Klikoni Custom Sort në listën zbritëse për të shfaqur kutinë e dialogut Sort
5. Nën titullin e Kolumnës në kutinë e dialogut, zgjidhni Emri nga lista e drop-down për të parë renditni të dhënat sipas kolonës Emri
6. Opsioni i Sort On është lënë i vendosur në Vlerat - meqë lloji bazohet në të dhënat aktuale në tabelë
7. Nën titullin Rendit Rendit , zgjidhni Z në A nga drop-down list për të renditur të dhënat Emri në rend zbritës
8. Në krye të kutisë së dialogut, klikoni në butonin Add Level për të shtuar opsionin e dytë të renditjes
9. Për çelësin e rendit të dytë, nën titullin Kolona , zgjidhni Mosha nga lista e drop-down për të renditur regjistrimet me emra të dyfishta nga kolona Age
10. Nën titullin Rendit Rendit , zgjidhni Largin në të Vogël nga drop-down list për të renditur të dhënat e Mosha në rend zbritës
11. Kliko OK në kutinë e dialogut për të mbyllur kutinë e dialogut dhe llojin e të dhënave

Si rezultat i përcaktimit të një butoni të rendit të dytë, në shembullin e mësipërm, të dy rekordet me vlera identike për fushën e emrit u klasifikuan më tej në rend zbritës duke përdorur fushën Mosha , duke rezultuar në regjistrin për studentin A. Wilson, 21 vjeç rekord për të dytin A. Wilson, 19 vjeç.

Rreshti i parë: Titujt e kolonës ose të dhënat?

Gama e të dhënave të përzgjedhura për klasifikimin në shembullin e mësipërm përfshinte titujt e kolonës mbi rreshtin e parë të të dhënave.

Excel zbuloi këtë rresht përmbante të dhëna që ishin të ndryshme nga të dhënat në rreshtat e mëvonshëm kështu që supozohet që rreshti i parë të jetë titull i kolonave dhe të përshtasë opsionet e disponueshme në kutinë e dialogut Rendit për t'i përfshirë ato.

Një kriter që përdor Excel për të përcaktuar nëse rreshti i parë përmban krerët e kolonës është formatimi. Në shembullin e mësipërm, teksti në rreshtin e parë është një font i ndryshëm dhe është një ngjyrë tjetër nga të dhënat në pjesën tjetër të rreshtave. Gjithashtu është e ndarë nga rreshtat poshtë me një kufi të trashë.

Excel përdor një dallim të tillë në përcaktimin e tij nëse rreshti i parë është një rresht i titulluar dhe është shumë e mirë për ta bërë atë të drejtë - por nuk është e pagabueshme. Në qoftë se bën një gabim, kutia e dialogut Rendit përmban një kuti - Të dhënat e mia kanë kokë - që mund të përdoren për të anashkaluar këtë përzgjedhje automatike.

Nëse rreshti i parë nuk përmban tituj, Excel përdor shkronjën e kolonës - si Column D ose Column E - si zgjedhje në opsionin Column të kutisë së dialogut Sort .

03 nga 05

Rendisni të dhënat sipas datës ose kohës në Excel

Përveç renditjes së të dhënave të tekstit në mënyrë alfabetike ose numrave nga më të mëdhatë në më të vegjlit, opsionet e renditjes së Excel përfshijnë vlerat e renditjes së datave.

Renditja e renditjes në dispozicion për datat janë:

• Rendi ngjitës - më i vjetri deri më i riu
• Rendi zbritës - më i riu tek më i vjetri

Renditja e shpejte ndaj renditjes

Meqë datat dhe kohët janë vetëm të dhënat e formatuara format, për llojet në një kolonë të vetme - siç është Data e huazuar në shembullin në imazhin e mësipërm - metoda e shpejtë e renditjes mund të përdoret me sukses.

Për llojet që përfshijnë kolona të shumta të datave ose orëve, duhet të përdoret kutia e dialogut të Rendit - ashtu si kur renditen në kolona të shumta të numrit ose të dhënave të tekstit.

Rendit sipas datës Shembull

Për të kryer një renditje të shpejtë sipas datës në rendin ngjitës - më i vjetri deri më i ri - për shembullin në imazhin e mësipërm, hapat do të ishin:

1. Theksoni gamën e qelizave që do të klasifikoheni
2. Klikoni në butonin Home të shiritit
3. Klikoni në ikonën Sort & Filter në shiritin për të hapur drop down list
4. Klikoni në renditjen më të vjetër ndaj opsionit më të ri në listë për të renditur të dhënat sipas rendit në ngjitje
5. Të dhënat duhet të renditen me datat më të vjetra në kolonën e Huazuar në krye të tabelës

Datat dhe kohët e ruajtura si Tekst

Nëse rezultatet e renditjes sipas datës nuk dalin siç pritet, të dhënat në kolonën që përmbajnë çelësin e rendit mund të përmbajnë datat ose kohët e ruajtura si të dhëna tekstuale dhe jo si numra (datat dhe oraret janë vetëm të dhëna të formatuara).

Në imazhin e mësipërm, rekordi për A. Peterson përfundoi në fund të listës, kur, në bazë të datës së huazimit - 5 nëntor 2014, rekordi duhej të ishte vendosur mbi rekordin për A. Wilson, i cili gjithashtu ka një datë huazimi të 5 nëntorit.

Arsyeja për rezultatet e papritura është se data e huazimit për A. Peterson është ruajtur si tekst, dhe jo si një numër

Të dhënat e përziera dhe llojet e shpejta

Kur përdorni metodën e rendit të shpejtë nëse të dhënat që përmbajnë të dhëna teksti dhe numri janë të përziera së bashku, Excel e numëron numrin dhe të dhënat e tekstit veç e veç - vendosjen e shënimeve me të dhënat e tekstit në fund të listës së renditur.

Excel gjithashtu mund të përfshijë titujt e kolonës në rezultatet e llojit - duke i interpretuar ato si vetëm një rresht i të dhënave të tekstit dhe jo si emrat e fushave për tabelën e të dhënave.

Paralajmërimet e Rendit - Rendisni Kutinë e Dialogit

Siç tregohet në imazhin e mësipërm, nëse përdoret kutia e dialogut Sort , madje edhe për llojet në një kolonë, Excel shfaq një mesazh që ju paralajmëron se ka hasur të dhënat e ruajtura si tekst dhe ju jep mundësinë të:

• Rendisni çdo gjë që duket si një numër si një numër
• Rendit numrat dhe numrat e ruajtur si tekst veç e veç

Nëse zgjidhni opsionin e parë, Excel do të përpiqet të vendosë të dhënat e tekstit në vendin e saktë të rezultateve të llojit.

Zgjidhni opsionin e dytë dhe Excel do të vendosë të dhënat që përmbajnë të dhëna tekstuale në fund të rezultateve të llojit - ashtu siç bën me llojet e shpejtë.

04 nga 05

Renditja e të dhënave nga Ditët e Javës ose nga Muaj në Excel

Rendisni sipas ditëve të javës ose muajve të vitit duke përdorur të njëjtën listë me porosi të ndërtuar që Excel përdor për të shtuar ditë ose muaj në një fletë pune duke përdorur dorën e mbushur .

Këto lista lejojnë klasifikimin me ditë ose muaj në mënyrë kronologjike dhe jo sipas rendit alfabetik.

Në shembullin e mësipërm, të dhënat janë renditur sipas muajit që studentët filluan programin e tyre të studimeve on-line.

Ashtu si me opsionet e tjera të renditjes, renditja e vlerave nga një listë me porosi mund të shfaqet në ngjitje (e diela deri të shtunën / janar deri në dhjetor) ose rendi zbritës (e shtuna deri të dielën / dhjetor deri në janar).

Në imazhin e mësipërm, hapat e mëposhtëm u ndoqën për të renditur mostrën e të dhënave në rangun H2 deri në L12 sipas muajve të vitit:

1. Theksoni gamën e qelizave që do të klasifikoheni
2. Klikoni në butonin Home të shiritit .
3. Klikoni mbi ikonën Sort & Filter në shiritin për të hapur listën e drop-down.
4. Klikoni Custom Sort në listën zbritëse për të shfaqur kutinë e dialogut Sort
5. Nën titullin e Column në kutinë e dialogut, zgjidhni Month Started nga drop-down list për të renditur të dhënat sipas muajve të vitit
6. Opsioni i Sort On është lënë i vendosur në Vlerat - meqë lloji bazohet në të dhënat aktuale në tabelë
7. Nën titullin Renditja e rendit , klikoni në shigjetën e ardhshme pranë opsionit të parazgjedhur A në Z për të hapur menunë e lëshimit
8. Në menynë, zgjidhni Custom List për të hapur kutinë e dialogut Custom Lists
9. Në dritaren e majtë të kutisë së dialogut, klikoni një herë në listë: Janar, Shkurt, Mars, Prill ... për ta zgjedhur atë

10. Kliko OK për të konfirmuar përzgjedhjen dhe kthehuni te Renditja e kutisë së dialogut

11. Lista e zgjedhur - Janar, Shkurt, Mars, Prill - do të shfaqet nën titullin e Urdhrit

12. Kliko OK për të mbyllur kutinë e dialogut dhe për të renditur të dhënat sipas muajve të vitit

Shënim : Sipas paracaktimit, listat me porosi shfaqen vetëm në rend të ngjitjes në kutinë e dialogut të Listës së Përshtatur . Për të renditur të dhënat në rend zbritës duke përdorur një listë me porosi pasi të keni zgjedhur listën e dëshiruar në mënyrë që të shfaqet nën titullin Rendit në kutinë e dialogut Sort :

1. Klikoni në shigjetën e ardhshme pranë listës së shfaqur - të tilla si Janar, Shkurt, Mars, Prill ... për të hapur menunë e drop-down
2. Në menynë, zgjidhni opsionin e listës doganore që shfaqet në rend zbritës - të tilla si Dhjetor, Nëntor, Tetor, Shtator ...

3. Kliko OK për të mbyllur kutinë e dialogut dhe llojin e të dhënave në rend zbritës duke përdorur listën me porosi

05 e 05

Rendit sipas rreshtave për të riorganizuar kolonat në Excel

Siç tregohet me opsionet e llojit të mëparshëm, të dhënat zakonisht renditen duke përdorur titujt e kolonës ose emrat e fushave dhe rezultati është riorganizimi i të gjithë rreshtave ose regjistrimeve të të dhënave.

Një opsion më pak i njohur dhe për këtë arsye më pak i përdorur në Excel është që të renditet sipas rreshtit, i cili ka efektin e rirregullimit të rendit të kolonave të mbetura në të djathtë në një fletë pune

Një arsye për ndarjen sipas radhës është që të përputhen me rendin e kolonës ndërmjet tabelave të ndryshme të të dhënave. Me kolonat në të njëjtën mënyrë të majtë drejt renditjes, është më e lehtë krahasimi i të dhënave ose kopjimi dhe lëvizja e të dhënave në mes të tabelave.

Përshtatja e rendit të kolonës

Megjithatë, shumë rrallë, është duke i marrë kolonat në mënyrë korrekte një detyrë të drejtpërdrejtë për shkak të kufizimeve të opsioneve për renditjen ngjitëse dhe zbritëse për vlerat.

Zakonisht, është e nevojshme të përdoret një renditje me porosi dhe Excel përfshin opsionet për ndarjen sipas qelizës ose ngjyrës së shkronjave ose me ikona të formatimit të kushtëzuar .

Këto opsione, siç janë paraqitur në pjesën e poshtme të kësaj faqeje, janë ende mjaft intensive dhe jo aq të lehta për t'u përdorur.

Ndoshta mënyra më e lehtë për të treguar Excel rendin e kolonave është të shtoni një rresht sipër ose nën tabelën e të dhënave që përmban numrat 1, 2, 3, 4 ... që tregojnë rendin e kolonave të majtë në të djathtë.

Renditja sipas rreshtave pastaj bëhet një çështje e thjeshtë për të renditur kolonat më të vogla deri më të mëdhenjtë nga rreshti që përmban numrat.

Pasi lloji të jetë bërë, numri i shtuar i numrave lehtë mund të fshihet .

Rendit sipas rreshtave Shembull

Në mostrën e të dhënave të përdorur për këtë seri në opsionet e renditjes në Excel, kolona ID Student ka qenë gjithmonë e para në të majtë, e ndjekur nga Emri dhe pastaj zakonisht Mosha .

Në këtë rast, siç tregohet në imazhin e mësipërm, kolonat janë riorganizuar në mënyrë që kolona e Programit të jetë së pari në të majtë pasuar nga Fillimi i Muajit , Emri, etj.

Hapat e mëposhtëm u përdorën për të ndryshuar rendin e kolonës në atë që shihet në imazhin e mësipërm:

1. Fut një rresht bosh mbi rreshtin që përmban emrat e fushave
2. Në këtë rresht të ri, futni numrat e mëposhtëm majtas në të djathtë duke filluar nga
   kolona H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Theksoni gamën e H2 në L13
4. Klikoni në butonin Home të shiritit .
5. Klikoni mbi ikonën Sort & Filter në shiritin për të hapur listën e drop-down.
6. Klikoni Custom Sort në listën zbritëse për të shfaqur kutinë e dialogut Sort
7. Në krye të kutisë së dialogut, klikoni mbi Options për të hapur kutinë e dialogut Options Options
8. Në seksionin Orientimi të kësaj kutie të dytë të dialogut, klikoni mbi Sort left to right për të renditur rendin e kolonave të majtë në të djathtë në fletën e punës
9. Kliko OK për të mbyllur këtë kuti dialogu
10. Me ndryshimin në Orientim, shkronja e kolonës në kutinë e dialogut Rendit ndryshon në Rresht
11. Nën drejtimin e Rreshtit , zgjidhni për të renditur sipas Rreshtit 2 - rreshtin që përmban numrat me porosi
12. Opsioni Sort On është lënë i vendosur në Vlerat
13. Nën titullin Renditja e rendit , zgjidhni Më të voglën në madhësinë më të madhe nga lista zbritëse për të renditur numrat në rreshtin 2 në ngjitje
14. Kliko OK për të mbyllur kutinë e dialogut dhe për të renditur kolonat e majta në të djathtë nga numrat në rreshtin 2
15. Rendi i kolonave duhet të fillojë me Programin e ndjekur nga Fillimi i Muajit , Emri , etj.

Përdorimi i opsioneve të rendit të Excel të Rendit për të riorganizuar kolonat

Siç u përmend më lart, ndërsa llojet e porositjes janë në dispozicion në kutinë e dialogut të Rendit në Excel, këto opsione nuk janë të lehta për t'u përdorur kur bëhet fjalë për riorganizimin e kolonave në një fletë pune.

Opsionet për krijimin e një rendi të renditjes në dispozicion në kutinë e dialogut Sort janë të renditni të dhënat duke:

• ngjyra qelizore
• ngjyrën e shkronjave
• ikonë

Dhe nëse secila kolonë tashmë nuk ka pasur formatim unik të aplikuar - siç janë ngjyrat e ndryshme të shkronjave ose qelizave, kjo formatim duhet shtuar tek qelizat individuale në të njëjtën rresht për secilën kolonë që të rregullohet.

Për shembull, për të përdorur ngjyrën e shkronjave për të riorganizuar kolonat në imazhin e mësipërm

1. Klikoni mbi çdo emër të fushës dhe ndryshoni ngjyrën e shkronjave për secilën - të tilla si të kuqe, jeshile, blu etj.
2. Në kutinë e dialogut Sort, vendosni opsionin Sort on në Color Font
3. Nën Rendit, vendosni me dorë rendin e ngjyrave të emrave të fushës në mënyrë që të përputhen me rendin e dëshiruar të kolonës
4. Pas ndarjes, rivendosni ngjyrën e shkronjave për secilën emër të fushës