Formulari i hyrjes në Excel

Udhëzime hap pas hapi për futjen e të dhënave

Përdorimi i Excel-it të ndërtuar në formën e regjistrimit të të dhënave është një mënyrë e shpejtë dhe e lehtë për të futur të dhënat në një bazë të dhënash të Excel.

Përdorimi i formularit ju lejon të:

• të filloni një tabelë të re të bazës së të dhënave ose të shtoni të dhëna të reja në një ekzistues
• shkoni nëpër të dhënat e të dhënave një nga një
• kërkoni për regjistrime që përmbajnë informacion specifik
• modifikoni ose fshini shënimet individuale sipas nevojës

Rreth Shtimit të Formularit të Hyrjes së të Dhënave në Shiritin e Përdorimit të Shpejtë

Forma e regjistrimit të të dhënave është një nga mjetet e të dhënave të ndërtuara në Excel. Për të përdorur të gjitha që ju duhet të bëni është të jepni titujt e kolonës që do të përdoren në bazën tuaj të të dhënave, klikoni në ikonën Form dhe Excel do të bëjë pjesën tjetër.

Për t'i bërë gjërat më sfiduese, megjithatë, që nga Excel 2007, Microsoft ka zgjedhur të mos e përfshijë ikonën e Formës në shirit.

Hapi i parë për të përdorur formularin e regjistrimit të të dhënave është të shtoni ikonën e Formës në Quickbar Access Toolbar në mënyrë që ta përdorim atë.

Ky është një operacion një herë. Sapo të shtohet, ikona e Formës mbetet e disponueshme në shiritin e veglave për qasje të shpejtë.

Gjetja e butonit të formës së regjistrimit të të dhënave

Shiriti Quick Access Toolbar përdoret për të ruajtur shkurtoret për veçoritë e përdorura shpesh në Excel. Është gjithashtu aty ku mund të shtoni shkurtoret në veçoritë e Excel që nuk janë të disponueshme në shirit.

Një nga këto karakteristika është forma e regjistrimit të të dhënave.

Forma e të dhënave është një mënyrë e shpejtë dhe e lehtë për të shtuar të dhëna në një tabelë të bazës së të dhënave Excel.

Për disa arsye, megjithatë, Microsoft nuk zgjodhi të shtonte formën në një nga skedat e shiritit duke filluar me Excel 2007.

Më poshtë janë disa hapa që do t'ju tregojnë se si të shtoni ikonën Formular në shiritin e veglave të qasjes së shpejtë.

Shto Formularin e të Dhënave në Shiritin e Përdorimit të Shpejtë

1. Klikoni në shigjetën poshtë në fund të Toolbar Quick Access për të hapur menunë e zbritjes.
2. Zgjidhni Më shumë komanda nga lista për të hapur kutinë e dialogut Customize the Quick Access Toolbar.
3. Klikoni në arrow poshtë në fund të komandave Zgjidhni nga rreshti për të hapur menunë e zbritjes.
4. Zgjidhni All Commands nga lista për të parë të gjitha komandat në dispozicion në Excel 2007 në panelin e majtë.
5. Lundroni nëpër këtë listë alfabetike për të gjetur komandën e Formës .
6. Klikoni butonin Shto në mes të paneleve të komandës për të shtuar komandën e Formës në Quick Toolbar Access.
7. Kliko OK .

Butoni Forma tani duhet të shtohet në shiritin e veglave të hyrjes së shpejtë.

Shtimi i emrave të fushave të bazës së të dhënave

Siç u përmend më lart, të gjitha që duhet të bëjmë për të përdorur formularin e regjistrimit të të dhënave në Excel është që të sigurojmë titujt e kolonës ose emrat e fushave që do të përdoren në bazën tonë të të dhënave.

Mënyra më e lehtë për të shtuar emrat e fushave në formë është që të shkruani ato në qeliza në fletën tuaj të punës. Ju mund të përfshini deri në 32 emra fushe në formë.

Futni titujt vijues në qelizat A1 deri E1:

StudentID
Mbiemri
fillestar
moshë
program

Hapja e Formularit për Hyrjen e të Dhënave

Hapja e Formularit për Hyrjen e të Dhënave

1. Klikoni në qelizën A2 për ta bërë qelizën aktive .
2. Klikoni në ikonën e formës që u shtua te Toolbar i Qasjes së Shpejtë në faqen 2.
3. Klikimi në ikonën e formës do të sjellë një kuti mesazhesh nga Excel që përmban një numër mundësish që lidhen me shtimin e titujve në formë.
4. Pasi që ne kemi shtypur tashmë në emrat e fushave që duam të përdorim si tituj, të gjithë duhet të bëjmë është Kliko OK në kutinë e mesazhit.
5. Formati që përmban të gjitha emrat e fushave duhet të shfaqet në ekran.

Shtimi i të dhënave të të dhënave me formularin

Shtimi i të dhënave të të dhënave me Formularin

Pasi titujt e të dhënave janë shtuar në formën duke shtuar shënime në bazën e të dhënave, thjesht është një çështje e shtypjes së të dhënave në rendin e saktë në fushat e formës.

Shembull i të dhënave

Shto shënimet e mëposhtme në bazën e të dhënave duke futur të dhënat në fushat e formës pranë titujve të saktë. Klikoni butonin e ri pas futjes në rekordin e parë në mënyrë që të pastroni fushat për rekordin e dytë.

1. StudentID : SA267-567
   Mbiemri : Jones
   Fillestare : B.
   Mosha : 21
   Programi : Gjuhët
   
   StudentID : SA267-211
   Mbiemri : Williams
   Fillestare : J.
   Mosha : 19
   Programi : Shkenca

Këshillë: Kur futni të dhëna që janë shumë të ngjashme, si numrat e ID-së të nxënësve (vetëm numrat pas dashit janë të ndryshëm) përdorni kopjoni dhe ngjitni për të përshpejtuar dhe thjeshtuar futjen e të dhënave.

Për të shtuar të dhënat e mbetura në bazën e të dhënave të tutorialit, përdorni formularin për të futur pjesën tjetër të të dhënave të gjetura në imazhin e mësipërm në qelitë A4 deri E11.

Shtimi i të dhënave të të dhënave me formularin (con't)

Për të shtuar të dhënat e mbetura në bazën e të dhënave tutoriale, përdorni formularin për të futur pjesën tjetër të të dhënave të gjetura në imazhin këtu në qelitë A4 deri në E11.

Përdorimi i mjeteve të të dhënave të formës

Një problem i madh me një bazë të dhënash është ruajtja e integritetit të të dhënave kur skedari rritet në madhësi. Kjo kërkon:

• fiksimin e gabimeve të të dhënave ose përditësimin e shënimeve individuale.
• fshirja e të dhënave të vjetruara ose të kopjuara.

Forma e regjistrimit të të dhënave përmban disa mjete përgjatë anës së djathtë që e bën të lehtë gjetjen dhe korrigjimin ose fshirjen e të dhënave nga baza e të dhënave.

Këto mjete janë:

• Butonat e Gjeni Prej dhe Gjeni Tjetër - këto ju lejojnë të shkoni përpara dhe prapa përmes një baze të dhënash një rekord në një kohë.
• Butoni Delete - kjo përdoret për të fshirë të dhënat nga baza e të dhënave.
• Butoni Restore - Ky buton mund të përdoret për të prishur ndryshimet në një rekord që po ndryshohet. Herë pas here, ne bëjmë ndryshime të gabuara në një rekord ose madje edhe të modifikojmë rekordin e gabuar krejtësisht. Nëse është kështu, butoni rivendosja mund të përdoret për të prishur ato ndryshime.
• Shënim: butoni Restore funksionon vetëm për sa kohë që një rekord është i pranishëm në formë. Sapo të keni akses në një tjetër rekord ose mbyllni formularin, butoni rivendosja bëhet joaktiv.
• Butoni Criteria ju lejon të kërkoni bazën e të dhënave për të dhënat në bazë të kritereve specifike, si emrin, moshën ose programin. Një shembull i përdorimit të butonit Criteria është përfshirë në hapin e ardhshëm të tutorialit.

Kërkimi i të dhënave duke përdorur një emër në terren

Butoni Criteria ju lejon të kërkoni bazën e të dhënave për të dhënat duke përdorur një ose më shumë emra fushe, të tilla si emri, mosha ose programi.

Kërkimi i të dhënave duke përdorur një emër në terren

1. Klikoni butonin Criteria në formularin.
2. Klikimi në butonin Criteria i fshin të gjitha fushat e formës, por nuk i heq asnjë të dhënë nga baza e të dhënave.
3. Klikoni në fushën e Programit dhe shkruani Artet si ne duam të kërkojmë për të gjithë studentët e regjistruar në programin e Arteve në kolegj.
4. Klikoni butonin Gjeni Tjetër . Regjistrimi për H. Thompson duhet të paraqitet në formën kur ajo është e regjistruar në programin e Arteve.
5. Klikoni në butonin Next Next për herë të dytë dhe të tretë dhe të dhënat për J. Graham dhe W. Henderson duhet të paraqiten njëri pas tjetrit pasi ata janë gjithashtu të regjistruar në programin e Arteve.

Hapi tjetër i këtij udhëzuesi përfshin një shembull të kërkimit të të dhënave që përputhen me kritere të shumëfishta.

Kërkimi i të dhënave duke përdorur emrat e fushave të shumëfishta

Në këtë shembull do të kërkojmë të gjithë studentët që janë 18 vjeç dhe regjistrohen në programin e Arteve në kolegj. Vetëm ato të dhëna që përputhen me të dy kriteret duhet të shfaqen në formë.

1. Klikoni butonin Criteria në formularin.
2. Klikoni në fushën e moshës dhe shkruani 18.
3. Kliko në fushën e Programit dhe shkruani Artet.
4. Klikoni butonin Gjeni Tjetër . Regjistrimi për H. Thompson duhet të paraqitet në formë që kur është 18 vjeç dhe regjistrohet në programin e Arteve.
5. Kliko butonin Next Next dhe të dhënat për J. Graham duhet të shfaqen pasi që ai gjithashtu është 18 vjeç dhe regjistrohet në programin e Arteve.
6. Klikoni butonin Gjë tjetër për herë të tretë dhe rekordi për J. Graham duhet të jetë ende i dukshëm pasi që nuk ka të dhëna të tjera që përputhen me të dy kriteret.

Regjistrimi për W. Henderson nuk duhet të shfaqet në këtë shembull sepse, edhe pse ai është i regjistruar në programin e Arteve, ai nuk është 18 vjeç kështu që ai nuk përputhet me të dy kriteret e kërkimit.