Formulari i futjes së të dhënave në Excel 2003

01 nga 08

Përdorimi i një formulari për futjen e të dhënave në Excel

Përdorimi i Excel-it të ndërtuar në formën e regjistrimit të të dhënave është një mënyrë e shpejtë dhe e lehtë për të futur të dhënat në një bazë të dhënash të Excel.

Përdorimi i formularit ju lejon të:

• të filloni një tabelë të re të bazës së të dhënave ose të shtoni të dhëna të reja në një ekzistues
• shkoni nëpër të dhënat e të dhënave një nga një
• kërkoni për regjistrime që përmbajnë informacion specifik
• modifikoni ose fshini shënime individuale nëse është e nevojshme

Shihni tutorialin e lidhur: Formati Excel 2010/2007 Data Entry .

02 nga 08

Shtimi i emrave të fushave të bazës së të dhënave

Siç u përmend më lart, të gjitha që duhet të bëjmë për të përdorur formularin e regjistrimit të të dhënave në Excel është që të sigurojmë titujt e kolonës ose emrat e fushave që do të përdoren në bazën tonë të të dhënave.

Mënyra më e lehtë për të shtuar emrat e fushave në formë është që të shkruani ato në qeliza në fletën tuaj të punës . Ju mund të përfshini deri në 32 emra fushe në formë.

Futni titujt vijues në qelizat A1 deri E1:

StudentID
Mbiemri
fillestar
moshë
program

03 nga 08

Hapja e Formularit për Hyrjen e të Dhënave

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

1. Klikoni në qelizën A2 për ta bërë qelizën aktive .
2. Klikoni mbi të dhënat> Formularin në menutë.
3. Hapja e formularit së pari do të sjellë një kuti mesazhesh nga Excel që përmban një numër opsionesh në lidhje me shtimin e titullarëve në formë.
4. Pasi që ne kemi shtypur tashmë në emrat e fushave që duam të përdorim si tituj, të gjithë duhet të bëjmë është Kliko OK në kutinë e mesazhit.
5. Formati që përmban të gjitha emrat e fushave duhet të shfaqet në ekran.

04 nga 08

Shtimi i të dhënave të të dhënave me formularin

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

Pasi titujt e të dhënave janë shtuar në formën duke shtuar shënime në bazën e të dhënave, thjesht është një çështje e shtypjes së të dhënave në rendin e saktë në fushat e formës.

Shembull i të dhënave

Shto shënimet e mëposhtme në bazën e të dhënave duke futur të dhënat në fushat e formës pranë titujve të saktë. Klikoni butonin e ri pas futjes në rekordin e parë në mënyrë që të pastroni fushat për rekordin e dytë.

1. StudentID : SA267-567
   Mbiemri : Jones
   Fillestare : B.
   Mosha : 21
   Programi : Gjuhët
   
   StudentID : SA267-211
   Mbiemri : Williams
   Fillestare : J.
   Mosha : 19
   Programi : Shkenca

Këshillë: Kur futni të dhëna që janë shumë të ngjashme, si numrat e ID-së të nxënësve (vetëm numrat pas ndarjes janë të ndryshme), përdorni kopjoni dhe ngjitni për të shpejtuar dhe thjeshtuar futjen e të dhënave.

05 nga 08

Shtimi i të dhënave të të dhënave me formularin (Con't)

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

Për të shtuar të dhënat e mbetura në bazën e të dhënave të tutorialit, përdorni formularin për të futur pjesën tjetër të të dhënave të gjetura në imazhin e mësipërm në qelitë A4 deri E11.

06 nga 08

Përdorimi i mjeteve të të dhënave të formës

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

Një problem i madh me një bazë të dhënash është ruajtja e integritetit të të dhënave kur skedari rritet në madhësi. Kjo kërkon:

• fiksimin e gabimeve të të dhënave ose përditësimin e shënimeve individuale
• fshirja e të dhënave të vjetruara ose të kopjuara

Forma e regjistrimit të të dhënave përmban disa mjete përgjatë anës së djathtë që e bën të lehtë gjetjen dhe korrigjimin ose fshirjen e të dhënave nga baza e të dhënave.

Këto mjete janë:

• Butonat e Gjeni Prej dhe Gjeni Tjetër - këto ju lejojnë të shkoni përpara dhe prapa përmes një baze të dhënash një rekord në një kohë.
• Butoni Delete - kjo përdoret për të fshirë të dhënat nga baza e të dhënave.
• Butoni Restore - Ky buton mund të përdoret për të prishur ndryshimet në një rekord që po ndryshohet. Herë pas here, ne bëjmë ndryshime të gabuara në një rekord ose madje edhe të modifikojmë rekordin e gabuar krejtësisht. Nëse është kështu, butoni rivendosja mund të përdoret për të prishur ato ndryshime.
• Shënim: butoni rivendoset vetëm për aq kohë sa një rekord është i pranishëm në formë. Sapo të keni akses në një tjetër rekord ose mbyllni formularin, butoni rivendosja bëhet joaktiv.
• Butoni Criteria ju lejon të kërkoni bazën e të dhënave për të dhënat në bazë të kritereve specifike, si emrin, moshën ose programin. Një shembull i përdorimit të butonit Criteria është përfshirë në hapin e ardhshëm të tutorialit.

07 nga 08

Kërkimi i të dhënave duke përdorur një emër në terren

Butoni Criteria ju lejon të kërkoni bazën e të dhënave për të dhënat duke përdorur një ose më shumë emra fushe - si emri, mosha ose programi.

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

1. Klikoni butonin Criteria në formularin.
2. Klikimi në butonin Criteria i fshin të gjitha fushat e formës, por nuk i heq asnjë të dhënë nga baza e të dhënave.
3. Klikoni në fushën e Programit dhe shkruani Artet si ne duam të kërkojmë për të gjithë studentët e regjistruar në programin e Arteve në kolegj.
4. Klikoni butonin Gjeni Tjetër . Regjistrimi për H. Thompson duhet të paraqitet në formën kur ajo është e regjistruar në programin e Arteve.
5. Klikoni butonin Gjeni Tjetër për herë të dytë dhe të tretë dhe të dhënat për J. Graham dhe W. Henderson duhet të paraqiten njëri pas tjetrit pasi ata janë gjithashtu të regjistruar në programin e Arteve.

Hapi tjetër i tutorial përfshin një shembull të kërkimit të të dhënave që përputhen me kritere të shumta.

08 nga 08

Kërkimi i të dhënave duke përdorur emrat e fushave të shumëfishta

Butoni Criteria ju lejon të kërkoni bazën e të dhënave për të dhënat duke përdorur një ose më shumë emra fushe - si emri, mosha ose programi.

Shënim: Për ndihmë me këtë shembull, shihni imazhin e mësipërm.

Në këtë shembull, ne do të kërkojmë për të gjithë studentët që janë 18 vjeç dhe regjistrohen në programin e Arteve në kolegj. Vetëm ato të dhëna që përputhen me të dy kriteret duhet të shfaqen në formë.

1. Klikoni butonin Criteria në formularin.
2. Klikoni në fushën e moshës dhe shtypni 18 .
3. Klikoni në fushën e Programit dhe shkruani Artet .
4. Klikoni butonin Gjeni Tjetër . Regjistrimi për H. Thompson duhet të paraqitet në formë që kur është 18 vjeç dhe regjistrohet në programin e Arteve.
5. Kliko në butonin Next Next për herë të dytë dhe rekordi për J. Graham duhet të shfaqet pasi që ai gjithashtu është 18 vjeç dhe regjistrohet në programin e Arteve.
6. Klikoni butonin Gjeni Tastin për herë të tretë dhe rekordi për J. Graham duhet të jetë ende i dukshëm pasi nuk ka të dhëna të tjera që përputhen me të dy kriteret.

Regjistrimi për W. Henderson nuk duhet të shfaqet në këtë shembull sepse, edhe pse ai është i regjistruar në programin e Arteve, ai nuk është 18 vjeç kështu që ai nuk përputhet me të dy kriteret e kërkimit.