Si të krijoni një bazë të dhënash në Excel

Kontrollo kontaktet, koleksionet dhe të dhëna të tjera me një bazë të dhënash në Excel

Ndonjëherë, ne duhet të mbajmë gjurmët e informacionit dhe një vend i mirë për këtë është në një skedar të bazës së të dhënave Excel. Nëse është një listë personale e numrave të telefonit, një listë kontakti për anëtarët e një organizate ose një grupi, ose një koleksion monedhe, karta ose libra, një skedar i bazës së të dhënave Excel bën të lehtë hyrjen, ruajtjen dhe gjetjen e informacionit specifik.

Microsoft Excel ka ndërtuar mjete për t'ju ndihmuar të mbani gjurmët e të dhënave dhe për të gjetur informacione specifike kur doni. Po ashtu, me qindra kolona dhe mijëra rreshta , një spreadsheet Excel mund të mbajë një sasi të madhe të dhënash .

Hyrja e të Dhënave

Formati bazë për ruajtjen e të dhënave në një bazë të dhënash në Excel është një tabelë.

Pasi të krijohet një tabelë, mjetet e të dhënave të Excel-it mund të përdoren për të kërkuar, renditur dhe filtruar të dhënat në bazën e të dhënave për të gjetur informata specifike.

Për të ndjekur së bashku me këtë tutorial, futni të dhënat siç tregohet në imazhin e mësipërm.

Shkruani menjëherë ID-në e Studentit:

1. Lloji të dy ID-ve të parë - ST348-245 dhe ST348-246 në qeliza A5 dhe A6, respektivisht.
2. Theksoni dy ID-të për t'i përzgjedhur ato.
3. Klikoni në trajtën e mbushjes dhe tërhiqeni atë në qelinë A13 .
4. Pjesa tjetër e ID-së së Studentit duhet të futet në mënyrë të saktë në qelitë A6 deri në A13.

Hyrja e të dhënave në mënyrë korrekte

Kur futni të dhënat, është e rëndësishme të siguroheni se është futur në mënyrë korrekte. Përveq rreshtit 2 midis titullit të tabelës dhe titujve të kolonës, mos i lini ndonjë rresht tjetër bosh kur futni të dhënat tuaja. Gjithashtu, sigurohuni që të mos lini asnjë qelizë boshe.

Gabimet e të dhënave , të shkaktuara nga futja e gabuar e të dhënave, janë burimi i shumë problemeve që lidhen me menaxhimin e të dhënave. Nëse të dhënat janë futur në mënyrë të saktë në fillim, programi ka më shumë gjasa të ju jap përsëri rezultatet që dëshironi.

Rreshtat janë Records

Çdo rresht individual i të dhënave, në një bazë të dhënash njihet si një rekord . Kur futni regjistrime, mbani në mend këto udhëzime:

• Mos lini asnjë rresht bosh në tabelën që po krijohet. Kjo përfshin NUK duke lënë një rresht bosh midis titujve të kolonës dhe rreshtit të parë të të dhënave.
• Një rekord mund të përmbajë të dhëna për vetëm një artikull të caktuar.
• Një rekord duhet të përmbajë gjithashtu të gjitha të dhënat në bazën e të dhënave për këtë artikull. Nuk mund të ketë informacione për një artikull në më shumë se një rresht.

Kolonat janë Fushat

Ndërsa rreshtat në një bazë të dhënash në Excel quhen të dhëna, kolonat njihen si fusha . Çdo kolonë ka nevojë për një titull për të identifikuar të dhënat që përmban. Këto tituj quhen emra të fushave.

• Emrat e fushave përdoren për të siguruar që të dhënat për secilin rekord futen në të njëjtën mënyrë.
• Sigurohuni që të gjitha të dhënat në një kolonë të futen duke përdorur të njëjtin format. Nëse filloni të futni numra si shifra (të tilla si 10 ose 20), mbani lart. Mos e ndryshoni rrugën e pjesshme dhe filloni të futni numra si fjalë (të tilla si dhjetë apo njëzet). Jini të qëndrueshëm.
• Mos lini kolona bosh në tabelë.

Krijimi i tabelës

Pasi të regjistrohen të dhënat, ajo mund të shndërrohet në një tabelë . Për ta bërë këtë:

1. Theksoni qelizat A3 deri në E13 në fletën e punës.
2. Kliko në butonin Home .
3. Klikoni mbi opsionin Format si tabelë në shiritin për të hapur menunë e zbritjes.
4. Zgjidhni opsionin Blue Table Style Medium 9 për të hapur kutinë e dialogut Formati si tabelë .
5. Ndërsa kutia e dialogut është e hapur, qelizat A3 deri në E13 në fletën e punës duhet të rrethohen nga milingonat marshuese.
6. Nëse milingonat e marshimit rrethojnë vargun e saktë të qelizave, klikoni OK në kutinë e dialogut Formati si tabelë .
7. Nëse milingonat e marshimit nuk e rrethojnë vargun e saktë të qelizave, vini në pah vargun e saktë në fletën e punës dhe pastaj klikoni OK në kutinë e dialogut Formatoni si tabelë .
8. Tabela duhet të ketë shigjetat e rënies së shtimit të shtuar pranë çdo emri të fushës dhe rreshtat e tabelës duhet të jenë të formatuara në dritë të alternuar dhe blu të errët.

Përdorimi i mjeteve të bazës së të dhënave

Pasi të keni krijuar bazën e të dhënave, mund të përdorni mjetet e vendosura nën shigjetat e rënies poshtë secilës emër të fushës për të renditur ose filtruar të dhënat tuaja.

Renditja e të dhënave

1. Klikoni në shigjetën zbritëse pranë emrit të emrit Mbiemri.
2. Klikoni opsionin Sort A to Z për të renditur bazën e të dhënave në mënyrë alfabetike.
3. Pasi renditen, Graham J. duhet të jetë rekordi i parë në tryezë dhe Wilson. R duhet të jetë i fundit.

Të dhënat e filtrimit

1. Klikoni në shigjetën zbritëse pranë emrit të fushës së Programit .
2. Klikoni kutinë e zgjedhjes pranë opcionit Zgjidh të gjitha për të pastruar të gjitha kutitë e zgjedhjes.
3. Klikoni në kutinë e zgjedhjes tjetër për opsionin e Biznesit për të shtuar një shenjë në kutinë.
4. Kliko OK .
5. Vetëm dy studentë - G. Thompson dhe F. Smith duhet të jenë të dukshëm pasi që janë të vetmit dy të regjistruar në programin e biznesit.
6. Për të shfaqur të gjitha të dhënat, klikoni në shigjetën zbritëse pranë emrit të fushës Program .
7. Klikoni në Filtrin e Qartë nga "Programi" opsion.

Zgjerimi i bazës së të dhënave

Për të shtuar të dhëna shtesë në bazën tuaj të të dhënave:

• Vendosni treguesin e miut mbi pikën e vogël në cepin e poshtëm të djathtë të tabelës.
• Treguesi i miut do të ndryshojë në një shigjetë me dy drejtime.
• Kur të ndodhë kjo, kliko dhe mbani butonin e djathtë të mausit dhe tërhiqni indikuesin poshtë për të shtuar një rresht bosh në fund të bazës së të dhënave.
• Shtoni këto të dhëna në këtë rresht të ri:
  Të dhënat e qelizës
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Shkenca

Përfundimi i formatimit të bazës së të dhënave

1. Shënojini qelizat A1 deri në E1 në fletën e punës.
2. Kliko në butonin Home .
3. Klikoni mbi opsionin Merge and Center të shiritit për të përqëndruar titullin.
4. Klikoni në Ngjyrën e Plotësimit (duket si një bojë) në shiritin për të hapur drop down listën e ngjyrës së ngjyrës.
5. Zgjidhni Blue, Accent 1 nga lista për të ndryshuar ngjyrën e sfondit në qelizat A1 - E1 në blu të errët.
6. Klikoni në ikonën Ngjyra e Font në Toolbar Formatting (kjo është një letër e madhe "A") për të hapur drop down listën e ngjyrës font.
7. Zgjidhni Bardhë nga lista për të ndryshuar ngjyrën e tekstit në qeliza A1 - E1 në të bardhë.
8. Shënoni qelizat A2 - E2 në fletën e punës.
9. Klikoni në Ngjyrën e Plotësimit në shiritin për të hapur drop down listën e ngjyrës së ngjyrës.
10. Zgjidhni Blue, Accent 1, Lighter 80 nga lista për të ndryshuar ngjyrën e sfondit në qelitë A2 - E2 në dritën blu.
11. Shënoni qelizat A4 - E14 në fletën e punës.
12. Klikoni në opsionin Qendër në shiritin për të centralizuar linjën e tekstit në qeliza A14 deri në E14.
13. Në këtë pikë, nëse i keni ndjekur të gjitha hapat e këtij udhëzuesi në mënyrë të saktë, spreadsheet juaj duhet t'i ngjajë spreadsheetit e paraqitur në Hapin 1 të këtij udhëzuesi.

Funksionet bazës së të dhënave

Sintaksa : Dfunksionimi (Baza e të dhënave, Field_str | num, Criteria_arr)

Ku funksioni D është një nga të mëposhtmet:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Lloji : Baza e të dhënave

Funksionet e bazës së të dhënave janë veçanërisht të dobishme kur Google Sheets përdoret për të mbajtur të dhëna të strukturuara, si një bazë të dhënash. Çdo funksion i bazës së të dhënave, Dfunksionon , llogarit funksionin korrespondues në një nëngrup të një sërë qelizash që konsiderohet si një tabelë e të dhënave. Funksionet e bazës së të dhënave marrin tri argumente:

• Baza e të dhënave është një varg, grup i ngulitur ose grup i gjeneruar nga një shprehje array që është e strukturuar në mënyrë që çdo rresht pas Rreshtit 1 është një regjistër i bazës së të dhënave dhe secila kolonë është një fushë të dhënash. Rreshti 1 përmban etiketat për secilën fushë.
• Field_str | num tregon se cila kolonë (fushë) përmban vlerat që duhen mesatarizuar. Kjo mund të shprehet si ose emri i fushës (string teksti) ose numri i kolonës, ku kolona e majtë më të madhe do të përfaqësohej si 1.
• Criteria_arr është një varg, grup i ngulitur ose grup i krijuar nga një shprehje array e strukturuar në mënyrë të tillë që rreshti i parë përmban emrin ose emrat e fushave në të cilat kriteri (kriteret) do të aplikohet dhe rreshtat e mëvonshëm përmbajnë testin e kushtëzuar, .

Rreshti i parë në Kriteret përcakton emrat e fushave. Çdo rresht tjetër në Kriteret paraqet një filtër, i cili është një grup kufizimesh në fushat përkatëse. Kufizimet përshkruhen duke përdorur simbolin Query-by-Example, dhe mund të përfshijnë një vlerë që përputhet ose një operator krahasimi i ndjekur nga një vlerë krahasimi. Shembuj të kufizimeve janë: "Çokollata", "42", "> = 42", "<> 42". Një qelizë e zbrazët nuk do të thotë asnjë kufizim në fushën përkatëse.

Një filtër përputhet me një rresht të bazës së të dhënave nëse të gjitha kufizimet e filtrit (kufizimet në rreshtin e filtrit) plotësohen. Një rresht i bazës së të dhënave (rekord) i plotëson Kriteret nëse dhe vetëm nëse të paktën një filtër përputhet me atë. Një emër fushë mund të shfaqet më shumë se një herë në rangun e kritereve për të lejuar kufizime të shumta që aplikohen njëkohësisht (për shembull, temperatura> = 65 dhe temperatura <= 82).

DGET është i vetmi funksion i bazës së të dhënave që nuk bashkon vlerat. DGET kthen vlerën e fushës së specifikuar në argumentin e dytë (ngjashëm me një VLOOKUP) vetëm kur saktësisht një rekord përputhet me Kriteret; përndryshe, kthen një gabim që tregon asnjë ndeshje ose ndeshje të shumëfishta