Ju mund të merrni përmes të gjithë email-it tuaj duke kufizuar sasinë e email-it me të cilin duhet të merren në çdo kohë.
Nëse keni më shumë se një ditë të vlefshme për mesazhet ...
... në kutinë tuaj, "marrëveshja me çdo mesazh në momentin që vjen", qasja nuk po funksionon për ju.
Nuk është faji yt. Kjo qasje mund të funksionojë vetëm për ata të cilët punojnë vetëm për t'iu përgjigjur postës elektronike sa më shpejtë që të jetë e mundur.
Për fat të mirë, një rrugë paksa e ndryshme ju lejon të punoni pa ndërprerje me email, ende përgjigjeni brenda një kohe të arsyeshme, mos i keni postë elektronike me vonesë për disa muaj dhe çlirojeni edhe nga grumbullimi i postës elektronike.
Merrni dhe qëndroni në krye të emailit tuaj lehtësisht duke u ballafaquar me atë nesër
Për të marrë një rrokje në email-in tuaj:
- Hiq sytë nga kutia në hyrje .
- Sigurohuni që kontrolli automatik i postës dhe njoftimet e reja të postës janë të fikur.
- Merre me të gjitha postat që mbërritën dje , në sa më shumë tufa që të shikoni të arsyeshme.
- Paketat më pak, aq më mirë. Nëse i trajtoni të gjitha postat e djeshme në një hap, shanset janë që keni shpenzuar më pak kohë dhe përpjekje për të.
- Orari i orës për përpunimin e emailit tuaj .
- Merre me mesazhet në rregull.
- Nëse një mesazh kërkon kërkime, planifikoni që hulumtimi për nesër dhe lërini dërguesit të dinë që do të ktheheni tek ata. Nëse kërkohet më shumë punë, planifikoni për një periudhë më të gjatë.
- Sigurohuni që të gjeni mesazhin origjinal kur puna është bërë. Dërguesi dhe, më e rëndësishmja, data e shënuar së bashku me detyrën duhet të jetë e mjaftueshme. Në Mac OS X Mail , gjithashtu mund të përdorni LinkABoo .
- Ju mund të përdorni një dosje të zgjuar që tregon vetëm mesazhet e arritura dje, aplikoni flamujt (për shembull, ditë etiketë me ngjyra të alternuara), ose mbështeteni në klasifikimin sipas datës së mbërritjes.
- Ju mund të kontrolloni kutinë tuaj në mënyrë periodike për çdo email që kërkon veprim urgjent .
Nëse puna juaj e kërkon atë, përpunoni postën më shpesh se çdo ditë - tri herë në ditë, për shembull. Cilado periudhë që zgjidhni, elementi kryesor është se lista e emaileve është e mbyllur për hyrje të reja gjatë kohës që punoni në të.
Pse përpunimi ditor i kutisë së postës elektronike?
Përjashtim të rastit kur ju duhet të merreni më shpesh me postën, ju ftoj të provoni përpunimin e përditshëm. Ka përfitime shtesë:
- Ju nuk vendosni hap pas hapi precedentin e përgjigjes menjëherë, një angazhim që nuk mund të plotësohet.
- Një orar ditor është i lehtë për t'u mbajtur dhe për të kujtuar.
- Ju mund të zgjidhni kohën e përsosur të ditës për çdo lloj mesazhi.
Trajtoni emailet më të thjeshta në fillim!
Edhe nëse kjo nuk është normalisht stili juaj,
- bëni eksperimente me marrjen e mesazheve më të lehta nga rruga e parë.
Pasi të keni arritur në emailet më sfiduese, progresi i qëndrueshëm i ka zbutur ato tashmë. Nëse shpejt e keni skanuar atë të komplikuar përpara se të dilni përpara me lehtësi, keni kaluar kohë duke ardhur me zgjidhje.
Çfarë ndodh nëse e humbas një ditë duke zbrazur kutinë time?
Nëse keni munguar disa ditë për shkak të udhëtimit ose të festave, kjo nuk është punë e madhe.
- Merreni me emailet sikur të kishin mbërritur dje.
Shpesh, duke kaluar dy ditë ose edhe një javë email nuk merr gjithçka më shumë kohë dhe përpjekje sesa trajtimi i një dite.
Nëse grumbullimi i postës elektronike është aq i lartë sa që nuk mund të merreni me të në një ditë, le t'ju ndihmojë një strategji tjetër:
Si të fshini një prapaskenë të postës elektronike
Për të hequr qafe një grumbull emailesh:
- Krijo një dosje të re.
- Lëvizni të gjitha emailet e papaguara nga kutia juaj në atë dosje.
- Çdo ditë dhe para çdo gjëje, bëj diçka me të paktën një nga mesazhet në dosjen e mbetur.
- Nuk duhet të përgjigjesh. Ju nuk keni për të paraqitur atë. Bëni diçka, megjithatë. Kërkoni për një vend që mund t'ju ndihmojë të përgjigjeni, për shembull. Ose kërkoni adresën e emailit (ose numrin) e dikujt që mund t'ju ndihmojë.
- Për disa ditë, ju do ta bëni atë minimum. E madhe! Në shumë të tjerë, do të merresh me një grumbull mesazhesh në një hap. E madhe!
- Trajto të gjitha postat e reja si më sipër.
Unë kam mësuar këto strategji nga Mark Forster Do It Tomorrow: Dhe Sekretet e tjera të Menaxhimit të Kohës (krahasoni çmimet), një libër gjithëpërfshirës nëse doni të bëni gjithçka dhe ende keni kohë për të luajtur (krahasoni çmimet) -Mark Forster instalimi i kohës për menaxhim.