Si të krijoni një listë zbritje në Excel

Opsionet e validimit të të dhënave të Excel përfshijnë krijimin e një liste drop-down që kufizon të dhënat që mund të futen në një qelizë specifike në një listë të paracaktuar të shënimeve.

Kur një listë drop-down shtohet në një qelizë, një shigjetë shfaqet pranë tij. Klikimi në shigjeten do të hapë listën dhe ju lejon të zgjidhni një nga artikujt e listës për të hyrë në qelizë.

Të dhënat e përdorura në listë mund të gjenden:

• në të njëjtën fletë pune si lista
• në një fletë pune të ndryshme në të njëjtën fletore të punës
• në një libër pune të ndryshëm

Udhëzues: Përdorimi i të dhënave të ruajtura në një libër pune të ndryshëm

Në këtë tutorial, ne do të krijojmë një listë drop-down duke përdorur një listë të shënimeve të vendosura në një libër pune të ndryshëm.

Avantazhet e përdorimit të një liste të shënimeve të vendosura në një libër të veçantë të punës përfshijnë centralizimin e të dhënave të listës nëse përdoret nga përdoruesit e shumëfishtë dhe mbrojtjen e të dhënave nga ndryshimet aksidentale ose të qëllimshme.

Shënim: Kur të dhënat e listës ruhen në një libër pune të ndarë, të dy librat e punës duhet të jenë të hapura në mënyrë që lista të funksionojë.

Duke ndjekur hapat në temat e tutorial më poshtë ju ecën përmes krijimit, përdorimit dhe ndryshimit të listës drop-down të ​​ngjashme me atë që shihet në imazhin e mësipërm.

Sidoqoftë, këto udhëzime tutorial nuk përfshijnë hapa formatimi për fletët e punës.

Kjo nuk do të ndërhyjë në kompletimin e tutorialit. Fleta juaj e punës do të duket ndryshe nga shembulli në faqen 1, por lista e drop-down do t'ju japë të njëjtat rezultate.

Temat e Tutorial

• Hapja e skedarëve dhe ruajtja e të dhënave tutoriale
• Krijimi i dy fushave të emërtuara
• Hapja e dialogut të verifikimit të të dhënave
• Hyrja në Burimin e të Dhënave dhe Plotësimi i Listës së Rënies
• Ndryshimi i artikujve të listës
• Opsionet për Mbrojtjen e Drop Down List

01 nga 06

Hyrja e të Dhënave të Tutorial

Hapja e dy librave Excel

Siç u përmend, për këtë tutorial të dhënat për listën zbritëse do të vendosen në një libër pune të ndryshëm nga lista e drop-down.

Për këtë tutorial ndiqni këto hapa:

1. Hapni dy fletore të punës bosh të Excel
2. Ruaje një libër pune me të dhënat e emrit -source.xlsx - kjo libër pune do të përmbajë të dhënat për listën zbritëse
3. Ruaj librin e dytë të punës me emrin drop-down-list.xlsx - kjo libër pune do të përmbajë listën e drop-down
4. Lini të dy librat e punës të hapura pas kursimit.

Hyrja e të Dhënave të Tutorial

1. Shkruani të dhënat e mëposhtme në qelizat A1 deri në A4 të workbook -it të të dhënave-source.xlsx siç shihet në imazhin e mësipërm.
2. A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Bollgur rrush i thatë A4 - Chip çokollatë
3. Ruaj librin e punës dhe e lë hapur
4. Shkruani të dhënat e mëposhtme në qelizat B1 të listës së punës të drop-down-list.xlsx .
5. B1 - Lloji i cookie:
6. Ruaj librin e punës dhe e lë hapur
7. Lista e zbritjes do të shtohet në qelizën C1 të këtij libri pune

02 nga 06

Krijimi i dy fushave të emërtuara

Krijimi i dy fushave të emërtuara

Një varg i emëruar ju lejon të referoheni në një varg të caktuar të qelizave në një libër pune të Excel.

Shkronjat e emërtuara kanë shumë përdorime në Excel, duke përfshirë përdorimin e tyre në formulat dhe kur krijohen skema.

Në të gjitha rastet, një varg me emër përdoret në vend të një sërë referencash qelizore që tregojnë vendndodhjen e të dhënave në një fletë pune.

Kur përdoret në një listë drop down të ​​vendosur në një libër tjetër të punës, duhet të përdoren dy vargjet e emëruara.

• Njëra është krijuar për artikujt e listës në librin e punës ku ndodhen të dhënat
• Një e dyta është krijuar në librin e punës ku gjendet lista e zbritjes. Ky varg i dytë me emrin varet nga vargu i emërtuar në librin e parë të punës

Hapat e Tutorial

Zona e Parë e Named

1. Përzgjidhni ato qeliza A1 - A4 të workbook -it të të dhënave-source.xlsx për t'i nxjerrë në pah
2. Kliko në kutinë e emrit të vendosur mbi kolonën A
3. Lloji "Cookies" (pa citate) në kutinë e emrit
4. Shtypni butonin ENTER në tastierë
5. Qelizat A1 deri në A4 të punës së të dhënave-source.xlsx tani kanë emrin e rangut të Cookies
6. Ruaj librin e punës

Zona e Dytë e Namazit

Ky varg i dytë i emëruar nuk përdor referencat e qelizës nga lista e punës së drop-down-list.xlsx .

Përkundrazi, siç do të përmendet, do të lidhet me emrin e vargut Cookies në manualin e të dhënave-source.xlsx .

Kjo është e nevojshme sepse Excel nuk do të pranojë referenca qelizore nga një libër pune tjetër për një varg të emëruar. Megjithatë, do të ketë një emër tjetër të vargut.

Krijimi i vargut të dytë të emëruar, pra, nuk është bërë duke përdorur Kutinë e Emrit, por duke përdorur opsionin Menaxheri i Emrit i vendosur në tabin e Formulave të shiritit.

1. Klikoni në qelizën C1 në listën e punës së drop-down-list.xlsx
2. Klikoni mbi Formulat> Menaxheri i emrit në shiritin për të hapur kutinë e dialogut të Menaxhuesit të Emrit
3. Klikoni butonin e ri për të hapur kutinë e dialogut të Emrit të Ri
4. Në Lloji i emrit: Të dhënat
5. Në Referencat për llojin e vijës: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. Kliko OK për të përfunduar vargun e emëruar dhe për t'u kthyer në kutinë e dialogut të Menaxherit të Emrit
7. Klikoni Mbyll për të mbyllur kutinë e dialogut të Menaxherit të Emrit
8. Ruaj librin e punës

03 nga 06

Hapja e dialogut të verifikimit të të dhënave

Hapja e dialogut të verifikimit të të dhënave

Të gjitha opsionet e validimit të të dhënave në Excel, duke përfshirë listat drop down, janë vendosur duke përdorur kutinë e dialogut të validimit të të dhënave.

Përveç shtimit të listave në listën e punës, validimi i të dhënave në Excel mund të përdoret gjithashtu për të kontrolluar ose kufizuar llojin e të dhënave që mund të futen në qeliza specifike në një fletë pune.

Hapat e Tutorial

1. Klikoni në qelizën C1 të listës së punës të listës drop-down-list.xlsx për ta bërë atë qelizën aktive - kjo është ajo ku do të vendoset lista e zbritjes
2. Klikoni në skedën e të dhënave të menysë së shiritit mbi fletën e punës
3. Klikoni në ikonën Validation Data në shiritin për të hapur menunë e zbritjes
4. Klikoni në opsionin e Validimit të të Dhënave në meny për të hapur kutinë e dialogut të Validimit të të Dhënave
5. Lini kutinë e dialogut të hapur për hapin e ardhshëm në tutorial

04 nga 06

Përdorimi i një liste për validimin e të dhënave

Përzgjedhja e një liste për validimin e të dhënave

Siç u përmend, ekzistojnë një numër opsionesh për validimin e të dhënave në Excel, përveç një liste zbritjeje.

Në këtë hap do të zgjedhim opsionin e Listës si lloj i validimit të të dhënave që do të përdoret për qelizën D1 të fletës së punës.

Hapat e Tutorial

1. Klikoni në Settings tab në kutinë e dialogut
2. Klikoni në shigjetën poshtë në fund të linjës Lejo për të hapur menunë e zbritjes
3. Klikoni në List për të zgjedhur një listë drop down për validation të të dhënave në qelizën C1 dhe për të aktivizuar linjë Burimi në kutinë e dialogut

Hyrja në Burimin e të Dhënave dhe Plotësimi i Listës së Rënies

Meqë burimi i të dhënave për listën e zbritjes ndodhet në një libër pune të ndryshëm, vargu i dytë i emëruar më herët do të futet në vijën Burimi në kutinë e dialogut.

Hapat e Tutorial

1. Klikoni në vijën Burimi
2. Lloji "= Të Dhëna" (pa citate) në Linjë Burimi
3. Kliko OK për të përfunduar listën e zbritjes dhe mbyllni kutinë e dialogut të Validimit të të Dhënave
4. Një ikonë e vogël poshtë shigjetës gjendet në anën e djathtë të qelizës C1
5. Klikimi në shigjetën poshtë duhet të hapë listën e zbritjes që përmban katër emrat e cookieve të futura në qelitë A1 deri në A4 të punës së të dhënave-source.xlsx
6. Duke klikuar mbi njërin prej emrave duhet të futni atë emër në qelizën C1

05 i 06

Ndryshimi i listës zbritëse

Ndryshimi i artikujve të listës

Për të ruajtur listën e rënies deri në datën me ndryshimet në të dhënat tona, mund të jetë e nevojshme që në mënyrë periodike të ndryshohen zgjedhjet në listë.

Meqë kemi përdorur një varg të emëruar si burim për artikujt tonë të listës në vend të emrave të listës aktuale, ndryshimi i emrave të cookie-t në rangun e emëruar që ndodhet në qelitë A1 deri në A4 të punës së të dhënave-source.xlsx menjëherë ndryshon emrat në drop down listë.

Nëse të dhënat futen direkt në kutinë e dialogut, duke bërë ndryshime në listë përfshin kthimin në kutinë e dialogut dhe redaktimin e linjës së burimit.

Në këtë hap do të ndryshojmë Lemon në Shortbread në listën zbritëse duke ndryshuar të dhënat në qelizën A2 të vargut të emëruar në workbook të të dhënave-source.xlsx .

Hapat e Tutorial

1. Klikoni në qelizën A2 në harduerin e të dhënave-source.xlsx (Lemon) për ta bërë atë qelizën aktive
2. Llojeni Shortbread në qelizë A2 dhe shtypni butonin Enter në tastierë
3. Klikoni në shigjetën poshtë për listën e zbritjes në qelizën C1 të listës së punës të drop-down-list.xlsx për të hapur listën
4. Pika 2 në listë tani duhet të lexojë Shortbread në vend të Lemon

06 i 06

Opsionet për Mbrojtjen e Drop Down List

Opsionet për Mbrojtjen e Drop Down List

Meqenëse të dhënat tona janë në një tabelë tjetër nga opsionet e listës zbritëse në dispozicion për mbrojtjen e të dhënave të listës përfshijnë:

• Mbroni fletën e punës që përfshin mbylljen e qelizave A1 deri në A4 në fletën 2
• Kërkon një fjalëkalim për të modifikuar librin e punës
• Duke pasur librin e punës të hapur si Lexo vetëm