Si të krijoni një listë të dhënash në Excel 2003

01 nga 08

Menaxhimi i të Dhënave në Excel

Herë pas here, ne duhet të mbajmë gjurmët e informacionit. Kjo mund të jetë një listë personale e numrave të telefonit, një listë kontakti për anëtarët e një organizate ose një grupi, ose një koleksion monedash, karta ose libra.

Çfarëdo të dhënash që keni, një spreadsheet , si Excel, është një vend i mrekullueshëm për ta ruajtur atë. Excel ka ndërtuar mjete për t'ju ndihmuar të mbani gjurmët e të dhënave dhe për të gjetur informacione specifike kur doni. Po ashtu, me qindra kolona dhe mijëra rreshta, një spreadsheet Excel mund të mbajë një sasi të madhe të dhënash .

Excel është gjithashtu më e thjeshtë për t'u përdorur se sa një program i bazës së të dhënave të plota si Microsoft Access. Të dhënat mund të futen lehtësisht në fletën e spreadsheetit dhe, me vetëm disa klikime të miut, mund të renditni të dhënat tuaja dhe të gjeni atë që dëshironi.

02 nga 08

Krijimi i tabelave dhe listave

Formati bazë për ruajtjen e të dhënave në Excel është një tabelë. Në një tabelë, të dhënat futen në rreshta. Çdo rresht njihet si një rekord .

Pasi të krijohet një tabelë, mjetet e të dhënave të Excel-it mund të përdoren për të kërkuar, renditur dhe filtruar të dhënat për të gjetur informata specifike.

Megjithëse ka disa mënyra për t'i përdorur këto mjete të dhënash në Excel, mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është krijimi i asaj që njihet si një listë nga të dhënat në një tabelë.

03 nga 08

Hyrja e të dhënave në mënyrë korrekte

Hapi i parë në krijimin e një tabele është futja e të dhënave. Kur veproni kështu, është e rëndësishme të siguroheni se është futur në mënyrë korrekte.

Gabimet e të dhënave, të shkaktuara nga futja e gabuar e të dhënave, janë burimi i shumë problemeve që lidhen me menaxhimin e të dhënave. Nëse të dhënat janë futur në mënyrë të saktë në fillim, programi ka më shumë gjasa të ju jap përsëri rezultatet që dëshironi.

04 nga 08

Rreshtat janë shënime

Siç u përmend, rreshtat e të dhënave njihen si të dhënat. Kur futni regjistrime, mbani në mend këto udhëzime:

• Mos lini asnjë rresht bosh në tabelën që po krijohet, madje as midis titujve dhe rreshtit të parë të të dhënave.
  
• Një rekord mund të përmbajë të dhëna për vetëm një artikull të caktuar.
  
• Një rekord duhet të përmbajë të gjitha të dhënat në listë për atë artikull. Nuk mund të ketë informacione për një artikull në më shumë se një rresht.
  
• Për të krijuar një listë, një tabelë e të dhënave duhet të përmbajë së paku dy të dhëna të të dhënave.

05 nga 08

Kolonat janë fusha

Ndërsa rreshtat në tabelë quhen të dhëna, kolonat njihen si fusha . Çdo kolonë ka nevojë për një titull për të identifikuar të dhënat që përmban. Këto tituj quhen emra të fushave.

• Emrat e fushave përdoren për të siguruar që të dhënat për secilin rekord futen në të njëjtën mënyrë.
  
• Sigurohuni që të gjitha të dhënat në një kolonë të futen duke përdorur të njëjtin format. Nëse filloni të futni numra si shifra (të tilla si 10 ose 20), mbani lart. Mos e ndryshoni rrugën e pjesshme dhe filloni të futni numra si fjalë (të tilla si dhjetë apo njëzet). Jini të qëndrueshëm.
  
• Mos leni kolona bosh në tabelë.
  
• Për të krijuar një listë, një tabelë duhet të jetë së paku dy shtylla të gjerë.

06 nga 08

Krijimi i Listës

Pasi që të dhënat janë futur në tabelë, mund të konvertohet në një listë . Për ta bërë këtë:

1. Zgjidhni çdo qelizë në tabelë.
   
2. Zgjidhni Listën> Krijo Lista nga menyja për të hapur kutinë e dialogut Krijo Listën .
   
3. Kutia e dialogut tregon gamën e qelizave që do të përfshihen në listë. Nëse tabela është krijuar siç duhet, Excel zakonisht do të zgjedhë rangun e duhur.
   
4. Nëse përzgjedhja e diapazonit është e saktë, klikoni OK .

07 nga 08

Nëse zona e listave është e pasaktë

Nëse, sipas disa rasteve, diapazoni i paraqitur në kutinë e dialogut Krijo Lista është e pasaktë, ju do të duhet të rivendosni vargun e qelizave që do të përdoren në listë.

Për ta bërë këtë:

1. Klikoni në butonin e kthimit në kutinë e dialogut Krijo listë për t'u kthyer në fletën e punës.
   
2. Kutia e dialogut Krijo listë zvogëlohet në një kuti të vogël dhe diapazoni i tanishëm i qelizave mund të shihet në fletën e punës të rrethuar nga milingonat marshuese.
   
3. Drag zgjidhni me miun për të zgjedhur gamën e saktë të qelizave.
   
4. Klikoni në butonin e kthimit në kutinë e dialogut të Krijuesit të vogël për tu kthyer në një madhësi normale.
   
5. Kliko OK për të përfunduar listën.

08 nga 08

Lista

Pasi të krijohet,

• lista do të ketë një kufi të errët rreth tij.
  
• Do të ketë shigjeta poshtë shenjave pranë çdo emri të fushës që hapin menutë zbritëse kur klikohen.
  
• Menutë e zbritjes përmbajnë opsionet për klasifikimin e listës nga ndonjë prej emrave të fushave dhe për kërkimin e listës për regjistrat që përputhen me kritere të caktuara.
  
• Një rresht bosh që përmban një yll shtohet në fund të listës. Të dhënat shtesë mund të shtohen në listë duke përdorur këtë rresht të ri.