Funksioni Microsoft Merge Mail ju lejon të dërgoni të njëjtin dokument me ndryshime të lehta në një numër të madh marrësish. Termi "shkrihet" vjen nga fakti se një dokument (një letër, për shembull) është shkrirë me një dokument të burimit të të dhënave , siç është një spreadsheet .
Funksioni i bashkimit të postës së Word-it punon në mënyrë të përsosur me të dhënat nga Excel. Ndërsa Word gjithashtu ju lejon të krijoni burimin e vet të të dhënave, mundësitë për përdorimin e këtyre të dhënave janë të kufizuara. Më tej, nëse tashmë i keni të dhënat tuaja në një spreadsheet, nuk ka shumë kuptim për të ripërputuar të gjitha informacionet në burimin e të dhënave të Fjalës.
Përgatitja e të dhënave tuaja për shkrirjen e postës
Teorikisht, ju mund të përdorni ndonjë fletë pune në Excel në një funksion bashkimi Word Word pa ndonjë përgatitje të veçantë. Megjithatë, rekomandohet që të merrni pak kohë për të përgatitur fletën tuaj të punës për të optimizuar procesin e shkrirjes së postës .
Këtu janë disa udhëzime për të vëzhguar që do të ndihmojnë që procesi i shkrirjes së postës të shkojë më mirë.
Organizoni të dhënat e Spreadsheet tuaj
Me rrezikun e deklarimit të qartë, të dhënat tuaja duhet të organizohen me kujdes në rreshta dhe kolona. Mendoni për çdo rresht si një rekord të vetëm dhe çdo kolonë si një fushë që do të futni në dokumentin tuaj. (Shikoni tutorialin e futjes së të dhënave në Excel nëse keni nevojë për një përditësim.)
Krijo një Rresht Header
Krijo një rresht header për fletën që planifikoni të përdorni për bashkimin e postës. Një rresht header është një rresht që përmban etiketat që identifikojnë të dhënat në qelitë më poshtë. Excel-i mund të jetë i dyshimtë në lidhje me diferencimin midis të dhënave dhe etiketave, prandaj i bëni këto qartë duke përdorur tekstin e guximshëm, kufijtë e qelizave dhe hijezimin e qelizave që janë unike në rreshtin e kokës. Kjo do të sigurojë që Excel të dallojë atë nga pjesa tjetër e të dhënave tuaja.
Më vonë kur bashkoni të dhënat me dokumentin kryesor, etiketat do të shfaqen si emra të fushave të bashkimit, kështu që nuk do të ketë konfuzion se cilat të dhëna po futni në dokumentin tuaj. Për më tepër, është një praktikë e mirë për etiketimin e kolonave, pasi ndihmon në parandalimin e gabimit të përdoruesit.
Vendos të gjitha të dhënat në një fletë të vetme
Të dhënat që synoni të përdorni për bashkimin e postës duhet të jenë në një fletë. Nëse shpërndahet nëpër fletë të shumëfishta, do të duhet të kombinosh fletët ose të kryesh bashkime të shumëfishta të postës. Gjithashtu, sigurohuni që fletët të jenë të emëruara qartë , pasi që ju do të duhet të zgjidhni fletën që dëshironi të përdorni pa e parë atë.
Lidhja e një Burimi të të Dhënave në një Merimim Mail
Hapi tjetër në procesin e shkrirjes së postës është që të shoqërosh spreadsheet-in tuaj të përgatitur me dokumentin Word.
- Në shiritin e mjeteve të bashkimit të postës, klikoni butonin Open Source Source .
- Në kutinë e dialogut Burimi i të dhënave të zgjedhura, lundroni nëpër dosjet derisa të gjeni librin tuaj të punës në Excel. Nëse nuk jeni në gjendje të gjeni skedarin tuaj në Excel, sigurohuni që "Të gjitha burimet e të dhënave" të përzgjidhen në menunë e zbritjes me emërtim "Dosjet e tipit".
- Klikoni dy herë mbi burimin e skedarit të burimit Excel ose zgjidhni atë dhe klikoni Open .
- Në kutinë e dialogut Zgjidh tabelën, zgjidhni fletën Excel që përmban të dhënat që dëshironi të bashkoni me dokumentin tuaj.
- Sigurohuni që kutia e zgjedhjes pranë "Rreshtin e parë të të dhënave përmban headers kolona" është e kontrolluar.
- Kliko OK .
Tani që burimi i të dhënave është shoqëruar me dokumentin kryesor, mund të filloni të futni tekstin dhe / ose të redaktoni dokumentin tuaj të Fjalës. Megjithatë, nuk mund të bëni ndryshime në burimin tuaj të të dhënave në Excel; nëse keni nevojë të bëni ndryshime në të dhëna, duhet të mbyllni dokumentin kryesor në Word përpara se të hapni burimin e të dhënave në Excel.
Futja e fusjeve të bashkimit në dokumentin tuaj është e lehtë duke ndjekur këto hapa:
- Klikoni butonin Insert Merge Field në shiritin e shkrirjes së shkrimit të postës. Do të shfaqet kutia e dialogut Insert Merge Field.
- Lëvizni emrin e fushës që dëshironi të futni nga lista dhe klikoni Insert .
- Kutia do të qëndrojë e hapur, duke ju lejuar të futni më shumë fusha. Nëse futni më shumë se një fushë në vazhdimësi, Word nuk do të shtojë automatikisht hapësirë midis fushave në dokumentin tuaj; duhet ta bëni këtë vetë pasi të keni mbyllur kutinë e dialogut. Në dokumentin tuaj do të shihni emrin e fushës të rrethuar nga shigjeta të dyfishta.
- Kur të jeni duke bërë, klikoni Mbyll .
Vendosja e Bllokut të Adresave dhe Përshëndetjeve-Përdorni me kujdes
Microsoft kohët e fundit shtoi një funksion bashkimi të postës që ju lejon të futni blloqe adresa dhe linja përshëndetëse. Duke klikuar butonin përkatës në shiritin e veglave, Fjala do t'ju lejojë të futni disa fusha në të njëjtën kohë, të rregulluar në variantet e zakonshme.
Butoni i bllokut të adresave të hyrjes është ai në të majtë; vija e përshëndetjes së futur është në të djathtë.
Për më tepër, kur klikoni në butonin, Word shfaq një kuti dialogu, e cila ju jep disa opsione se cilat fusha dëshironi të futni, se si do të dëshironit që ato të organizohen, çfarë pikësimi duhet të përfshihen dhe të tjerët. Ndërsa kjo tingëllon mjaft e drejtpërdrejtë - dhe është nëse jeni duke përdorur një burim të të dhënave të krijuar në Word - mund të merrni konfuz nëse përdorni një fletë pune në Excel.
Mos harroni kur rekomandohet të shtoni një rresht header në fletën tuaj të punës në faqen 1 të këtij neni? E pra, nëse e emërove një fushë diçka tjetër përveç asaj që përdor Fjala si emër fushë për të dhëna të ngjashme, Word mund të përputhet me fushat në mënyrë të gabuar.
Çfarë do të thotë kjo është nëse përdorni bllokun e adresës së hyrjes ose futni butona të vijës së përshëndetjes , të dhënat mund të shfaqen në një mënyrë tjetër nga sa specifikoni - thjesht sepse etiketat nuk përputhen. Për fat të mirë, Microsoft parashikoi këtë dhe krijoi një funksion të fushave të përputhjes që ju lejon të përputhni emrat tuaj në terren me ato që përdor Word në blloqe.
Përdorimi i fushave të përputhjes për të përcaktuar në mënyrë të saktë etiketat në terren
Për të përputhur fushat, ndiqni këto hapa:
- Klikoni në butonin Fushat e Ndeshjes në shiritin e veglave.
- Në kutinë e dialogut Fushat e përputhjes, do të shihni një listë të emrave në terren të Fjalës në të majtë. Në anën e djathtë të kutisë, do të shihni një kolonë të kutive dropdown. Emri në kutinë e çdo dropdown është fusha që Word po përdor për çdo fushë përkatëse në bllokun e adresës ose bllokun e linjës së përshëndetjes. Për të bërë ndryshime, thjesht zgjidhni emrin e fushës nga kuti dropdown.
- Pasi të jeni bërë duke bërë ndryshime, klikoni OK .
Gjithashtu mund të afishoni kutinë e dialogut Fushat e Ndeshjes duke klikuar butonin Fushat e Ndeshjes në pjesën e poshtme të kutive të dialogut të Bllokut të Adresave të Bllokut ose të Përshëndetjeve, të cilat shfaqen kur klikoni butonin përkatës të shiritit të veglave.
Shikimi i Dokumenteve të Bashkimit të Postës
Para se të shkojmë përpara për të parë dhe shtypur dokumentet tuaja të bashkuara, një shënim rreth formatimit: Kur futni fusha bashkimi në një dokument, Word nuk mbanë formatimin e të dhënave nga burimi i të dhënave.
Aplikimi Formatting Special nga Spreadsheet Burimi
Nëse dëshironi të aplikoni formate të veçanta të tilla si italics, bold ose underline, ju duhet ta bëni këtë në Word. Nëse po e shihni dokumentin me fusha, duhet të zgjidhni shigjetat e dyfishta në të dy anët e fushës në të cilën dëshironi të aplikoni formatimin. Nëse po shihni të dhënat e bashkuara në dokument, thjesht theksojeni tekstin që dëshironi të ndryshoni.
Mos harroni se çdo ndryshim do të mbajë në të gjitha dokumentet e bashkuar, jo vetëm individuale.
Duke parë dokumentet e bashkuara
Për të parë dokumentet e bashkuara tuaj, klikoni butonin Bashkimet e bashkuara për bashkimin në shiritin e mjeteve të bashkimit të postës. Ky buton funksionon si një ndërprerës, kështu që nëse doni të ktheheni në shikimin vetëm të fushave dhe jo të dhënave që ato përmbajnë, klikoni përsëri.
Ju mund të lundroni nëpër dokumentet e bashkuara duke përdorur butonat e lundrimit në shiritin e mjeteve të bashkimit të postës. Ata janë, nga e majta në të djathtë: Regjistrimi i Parë , Regjistrimi i Mëhershëm , Shkoni në Regjistrim , Regjistrimi i Mëpasëm
Para se të bashkoni dokumentet tuaja, duhet t'i shikoni ato të gjitha, ose sa më shumë që mundeni për të verifikuar që çdo gjë është bashkuar saktë. Kushtojini vëmendje të veçantë gjëra të tilla si pikësimi dhe hapësirat rreth të dhënave të bashkuara.
Finalizoni dokumentin tuaj të shkrirjes së postës
Kur jeni gati të bashkoni dokumentet tuaja, ju keni dy zgjedhje.
Merge në Printer
E para është që të bashkohen me printerin. Nëse zgjidhni këtë opsion, dokumentet do të dërgohen në printer pa ndonjë modifikim. Ju mund të shkriheni në printer thjesht duke klikuar butonin Bashkimi në Printer toolbar.
Merge në një dokument të ri
Nëse keni nevojë të personalizoni disa ose të gjitha dokumentet (edhe pse, do të ishte e mençur të shtoni një fushë shënimi në burimin e të dhënave për shënime të personalizuara), ose të bëni ndonjë ndryshim tjetër përpara se të printoni, mund t'i bashkoni në një dokument të ri; nëse bashkoheni me një dokument të ri, dokumenti kryesor i shkrirjes së postës dhe burimi i të dhënave do të mbeten të paprekura, por do të keni një skedar të dytë që përmban dokumentet e bashkuara.
Për ta bërë këtë, thjesht kliko butonin e bashkëngjitjes në New Document toolbar.
Cilado metodë që zgjidhni, do të paraqitet një kutie dialoguese në të cilën mund t'i tregoni Fjalës që të bashkojë të gjitha shënimet, regjistrimin aktual ose një sërë të dhënash.
Klikoni butonin opsion pranë zgjedhjes suaj të dëshiruar dhe pastaj klikoni OK .
Nëse dëshironi të bashkoni një varg, do t'ju duhet të vendosni numrin e fillimit dhe numrin përfundimtar të të dhënave që dëshironi të bashkangjitni përpara se të klikoni OK .
Nëse keni zgjedhur të printoni dokumentet, pasi të dalë kutia e dialogut, do të paraqitet me kutinë e dialogut Print. Ju mund të ndërveprojnë me të njëjtën gjë si ju do të për çdo dokument tjetër.