Si të përdorni etiketat për të organizuar dokumentet tuaja të Word

Formulari i Microsoft Word-it mundëson gjetjen dhe organizimin e dokumenteve tuaja më të lehtë

Microsoft Word tags shtuar në dokumente mund të ju ndihmojë të organizojë dhe gjeni dosjet e dokumentit kur keni nevojë për to.

Tags konsiderohen meta të dhëna, shumë si pronat e dokumenteve, por etiketat nuk ruhen me skedarin tuaj të dokumentit. Në vend të kësaj, këto etiketa trajtohen nga sistemi operativ (në këtë rast, Windows). Kjo lejon që etiketat të përdoren në aplikacione të ndryshme. Kjo mund të jetë një avantazh i madh për organizimin e skedarëve që janë të lidhur, por secili është një lloj i skedarit të ndryshëm (për shembull, prezantimet në PowerPoint, spreadsheets Excel etj.).

Ju mund të shtoni tags përmes Windows Explorer, por ju mund t'i shtoni ato edhe në Word. Fjala ju lejon të caktoni etiketat tek dokumentet tuaja kur i ruani ato.

Etiketimi është po aq i thjeshtë sa ruajtja e skedarit tuaj:

  1. Klikoni mbi File (nëse jeni duke përdorur Word 2007, pastaj klikoni në butonin Office në këndin e sipërm të majtë të dritares).
  2. Klikoni ose Save ose Save As për të hapur dritaren Save.
  3. Futni një emër për skedarin tuaj të ruajtur nëse nuk e keni një të tillë.
  4. Nën emrin e skedarit, futni etiketat tuaja në fushën e etiketuar Tags . Mund të futësh sa më shumë që të pëlqen.
  5. Kliko Ruaj .

Skedari yt tani ka etiketat e zgjedhura të bashkangjitura në të.

Këshilla për etiketimin e skedarëve

Fjalët mund të jenë gjithçka që ju pëlqen. Kur futni etiketat, Fjala mund t'ju ofrojë një listë me ngjyra; këto mund të përdoren për grupimin e skedarëve tuaj së bashku, por ju nuk keni nevojë t'i përdorni ato. Në vend të kësaj, ju mund të krijoni emrat tuaj të tagave me porosi. Këto mund të jenë fjalë të vetme ose fjalë të shumëfishta.

Për shembull, një dokument faturë mund të ketë tagun e dukshëm "faturë" të bashkangjitur me të. Ju gjithashtu mund të dëshironi të shënoni fatura me emrin e kompanisë për të cilën janë dërguar.

Kur futni etiketat në Word për PC (Word 2007, 2010, etj.), Veçoni etiketat e shumta duke përdorur pikëpresje. Kjo do t'ju lejojë të përdorni tags me më shumë se një fjalë.

Kur futni një etiketë në fushën në Word për Mac, shtypni butonin tab. Kjo do të krijojë njësinë e etiketës dhe pastaj lëviz kursorin përpara, në mënyrë që të krijoni etiketa shtesë nëse dëshironi. Nëse keni një tag me fjalë të shumta, shtypni të gjitha në dhe pastaj shtypni butonin për t'i bërë ato të gjitha pjesë të një etiketi.

Nëse keni shumë skedarë dhe doni të përdorni etiketat për t'ju ndihmuar të organizoni ato, do të doni të mendoni për emrat e tag që do të përdorni. Një sistem i etiketave të metadhënave që përdoren për të organizuar dokumente nganjëherë quhet taksonominë në menaxhimin e përmbajtjes (megjithëse ka kuptim më të gjerë në këtë fushë). Duke planifikuar emrat e etiketave dhe mbajtjen e tyre në përputhje, do të jetë më e lehtë të mbani organizimin tuaj të pastër dhe efektiv të dokumenteve.

Fjala mund t'ju ndihmojë të mbani etiketat tuaja të qëndrueshme duke bërë sugjerime mbi etiketat e përdorura më parë kur futni një tag gjatë ruajtjes së një skedari.

Ndryshimi dhe Editing Tags

Për të modifikuar etiketat tuaja, do të duhet të përdorni panelin Detajet në Windows Explorer.

Hapni Windows Explorer. Nëse paneli Detajet nuk është i dukshëm, kliko Pamjen në meny dhe kliko butonin Detajet . Kjo do të hapë panelin në anën e djathtë të dritares Explorer.

Përzgjidhni dokumentin tuaj dhe shikoni në panelin Detajet për etiketën e etiketave. Klikoni në hapësirën pas Tag për të bërë ndryshime. Kur të mbaroni me ndryshimet, kliko Ruaj në fund të panelit Detajet.