Shkrirja e postës është një mjet që thjeshton krijimin e një sërë dokumentesh që janë të ngjashme, por që përmbajnë elemente unike dhe të ndryshueshme të të dhënave. Kjo arrihet duke lidhur një bazë të dhënash që përmban ato elemente të të dhënave në një dokument, i cili përmban fusha bashkimi ku do të popullohen të dhënat unike.
Bashkimi i postës ju kursen kohë dhe përpjekje duke automatizuar procesin e futjes së pjesëve të standardizuara të të dhënave, si emrat dhe adresat në një dokument. Për shembull, mund të lidhni një letër formë me një grup kontaktesh në Outlook; kjo letër mund të ketë një fushë bashkimi për adresën e secilit kontakt dhe një për emrin e kontaktit përkatës si pjesë e përshëndetjes së letrës.
Përdorimet e bashkimit të postës
Shpërndarja e postës, për shumë njerëz, ngjall mendimet e postës junk. Ndërkohë që marketers përdorin padiskutueshëm bashkimin e postës për të gjeneruar sasi të mëdha të postës shpejt dhe me lehtësi, shumë përdorime të tjera mund të të befasojnë dhe të ndryshojnë mënyrën si krijoni disa nga dokumentet tuaja.
Ju mund të përdorni bashkimin e postës për të krijuar ndonjë lloj dokumenti të shtypur, si dhe dokumentet dhe fakset e shpërndara në mënyrë elektronike. Llojet e dokumenteve që mund të krijoni duke përdorur bashkimin e postës janë praktikisht të pakufizuara. Ketu jane disa shembuj:
- Katalogjet
- Inventarët
- faturat
- Etiketa
- Zarfa
- Dhe, sigurisht, letra
Kur përdoret me zgjuarsi, bashkimi i postës mund të përmirësojë produktivitetin tuaj në masë të madhe. Ajo gjithashtu mund të rrisë efektivitetin e dokumenteve që krijoni. Për shembull, duke përshtatur letra me emrat e marrësve ose elementë të tjerë që janë specifikë për secilin marrës, ju paraqisni një imazh të lëmuar, personal, i cili vendos fazën për rezultatin që dëshironi.
Anatomia e një bashkimi me postë
Një bashkim mail përbëhet nga dy pjesë kryesore: dokumenti dhe burimi i të dhënave , gjithashtu i referuar si baza e të dhënave. Microsoft Word thjeshton punën tuaj duke ju lejuar të përdorni aplikacione të tjera të Office si Excel dhe Outlook si burime të të dhënave. Nëse keni komplet Office, duke përdorur një nga aplikacionet e saj si burim i të dhënave është i lehtë, i përshtatshëm dhe shumë i rekomanduar. Për shembull, duke përdorur kontaktet që keni futur në kontaktet tuaja në Outlook, do t'ju shpëtojë nga futja e informacionit në një burim tjetër të të dhënave. Përdorimi i një spreadsheet ekzistues Excel ju jep fleksibilitet edhe më të madh me të dhënat tuaja se sa burimi i të dhënave që Word do të krijojë.
Nëse ju keni vetëm programin Word, megjithatë, mund të përdorni ende funksionin e shkrirjes së postës. Fjala ka aftësinë për të krijuar një burim të të dhënave plotësisht të personalizueshme për t'u përdorur në bashkimin tuaj të postës.
Vendosja e një bashkimi me postë
Një shkrirje e postës mund të duket e komplikuar - dhe dokumentet komplekse, të dhëna të rënda që mbështeten në baza të dhënash të mëdha sigurisht mund të jenë. Fjala, megjithatë, thjeshtëson konfigurimin e bashkimit të postës për përdorime të zakonshme, duke siguruar magjistarët që të kalojnë nëpër procesin e lidhjes së dokumentit tuaj me një bazë të dhënash. Në përgjithësi, mund ta përfundoni procesin në më pak se 10 hapa mjaft të lehtë, duke përfshirë gjetjen dhe korrigjimin e gabimeve. Kjo është më pak se përgatitja e dokumentit tuaj me dorë, dhe me shumë më pak kohë dhe sherr.