Si të krijoni dhe përdorni Templates Word

Krijo templates Word tuaj për të kursyer kohë, por planifikoni ato fillimisht

Nëse shpesh krijoni dokumente që përmbajnë të njëjtin format të specializuar, por jo gjithmonë përmbajnë të njëjtin tekst - siç janë faturat, paketimet, letrat e formularëve etj. - mund të automatizoni procesin dhe të kurseni vetes një sasi të konsiderueshme kohe duke krijuar një template në Word.

Çfarë është një model?

Për ata të panjohur me shabllonet, këtu është një shpjegim i shpejtë: Një template Microsoft Word është një lloj dokumenti që krijon një kopje të vetes kur e hapni atë. Ky kopje ka të gjithë dizajnimin dhe formatimin e shabllonit, siç janë logot dhe tabelat, por mund ta modifikoni duke hyrë në përmbajtje pa ndryshuar shabllonin origjinal.

Ju mund të hapni template sa herë që dëshironi, dhe çdo herë që krijon një kopje të re të vetes për një dokument të ri. Skedari i krijuar ruhet si një lloj i skedarit standard (psh, .docx).

Një template Word mund të përmbajë formatimin, stilet, tekstin e bojkotit, makro , headers dhe footers, si dhe fjalorë të custom , panele veglash dhe shënime automatike .

Planifikimi i një modeli Word

Para se të krijoni template Word, është mirë të krijoni një listë të detajeve që dëshironi të përfshiheni në të. Koha që kaloni planifikimin do t'ju kursejë më shumë kohë në afat të gjatë.

Këtu janë disa këshilla se çfarë duhet të përfshijnë:

• Çdo tekst që duhet të jetë në të gjitha dokumentet bazuar në modelin.
• Formatimi si kolona, ​​kufijtë, ndalesat e tabelave, shënimet fundore, shënimet e shënimeve, etj.
• Macros që mund të dëshironi të përdorni, por janë specifike për këtë dokument.
• Për shkronjat, futni një fushë të datës që do të përditësohet automatikisht çdo herë që hapet modeli.
• Gjithashtu për letrat, përfshini adresën tuaj dhe informacionin e kontaktit.
• Përdorni fusha ose AutoText për informacion që mund të ndryshojë, por gjithmonë do të përmbajë të njëjtin lloj informacioni (p.sh., numrat e faqeve, titulli i dokumentit, rruga e skedarit etj.). Ky lloj informacioni shpesh është në headers dhe footers.
• Nëse dokumenti juaj përmban seksione me formatim të ndryshëm, mund të përdorni tekstin përshkrues të vendndodhjes, si TITLE ose HEADING, që mund të shtypni në kopjen e krijuar nga shablloni. Në këtë mënyrë do të ketë formatimin specifik për atë pjesë.

Pasi të keni një përshkrim të asaj që dëshironi, nxjerrni dokumentin e prototipit në një dokument Word bosh. Përfshini të gjitha elementet e listuara dhe dizajnin që dëshironi për dokumentet tuaja.

Ruajtja e modelit tuaj të ri

Ruaj dokumentin si një shabllon duke ndjekur këto hapa:

Word 2003

1. Klikoni File në menynë e sipërme.
2. Kliko Save As ...
3. Shkoni te vendi ku dëshironi të ruani modelin tuaj. Fjala fillon në vendndodhjen e parazgjedhur të ruajtur për shabllonet. Mbani në mend që modelet e ruajtura në vende të ndryshme nga vendndodhja e paracaktuar nuk do të shfaqen në kutinë e dialogut të Modelet kur krijohen dokumente të reja.
4. Në fushën "Emri i skedarit" shtypni një emër filename të modelit të njohur.
5. Klikoni "drop down listën" Save as type "dhe përzgjidhni Templates Document .
6. Kliko Ruaj .

Fjala 2007

1. Klikoni butonin e Microsoft Office në pjesën e sipërme të majtë.
2. Poziciononi treguesin e miut mbi Ruaj si .... Në menunë sekondare që hapet, klikoni Template Word .
3. Shkoni te vendi ku dëshironi të ruani modelin tuaj. Fjala fillon në vendndodhjen e parazgjedhur të ruajtur për shabllonet. Mbani në mend se modelet e ruajtura në vende të ndryshme nga vendndodhja e paracaktuar nuk do të shfaqen në kutinë e dialogut të Templates.
4. Në fushën "Emri i skedarit" shtypni një emër filename të modelit të njohur.
5. Kliko Ruaj .

Fjalori 2010 dhe versionet e mëvonshme

1. Klikoni butonin File.
2. Kliko Save As ...
3. Shkoni te vendi ku dëshironi të ruani modelin tuaj. Fjala fillon në vendndodhjen e parazgjedhur të ruajtur për shabllonet. Mbani në mend që modelet e ruajtura në vende të ndryshme nga vendndodhja e paracaktuar nuk do të shfaqen në kutinë e dialogut të Modelet kur krijohen dokumente të reja.
4. Në fushën "Emri i skedarit" shtypni një emër filename të modelit të njohur.
5. Klikoni "drop down listën" Save as type "dhe përzgjidhni Templates Document .
6. Kliko Ruaj .

Dokumenti juaj tani ruhet si një shabllon me ekstensionin e skedarit .dot ose .dotx që mund të përdoret për të gjeneruar dokumente të reja bazuar në të.