Vendosja e një Autoproposhtje jashtë funksionit në Outlook

Ngritur një përgjigje pushimi nga jashtë zyrës në Outlook, dhe programi do të përgjigjet për çdo mesazh të ri PE që merrni gjatë kohës që jeni larg.

Marrja e emailit tuaj me ju është e lehtë; Çka është e vështirë është ta lëmë pas

Kudo që të shkoni, duke marrë të gjithë emailin tuaj me ju në një paketë të vogël dhe të dobishëm është e lehtë. Duke e lënë pas në një kompjuter të madh dhe të rëndë është gjëja e vështirë dhe shpesh e arsyeshme për të bërë.

Nëse keni nevojë për mendje të shëndoshë, Outlook-i është këtu për të ndihmuar: ndërsa ju merrni një pushim nga përmbytja e përditshme e postës elektronike, Outlook automatikisht do t'i përgjigjet mesazheve hyrëse-duke marrë atë barrë nga supet tuaja edhe pas kthimit.

Natyrisht Outlook nuk do të mund të përgjigjej kurrë në mënyrë koherente, bindëse dhe koncize siç mund ta mbani personalisht, por do të përgjigjet me zell, duke i lënë dërguesit të dinë se jeni jashtë zyrës, ndoshta kur do të ktheheni dhe nëse ata duhet të ndjekin- deri atëherë (nëse është ende relevante) ose t'i drejtoheni një kontakti tjetër për çështje që kërkojnë një përgjigje më të menjëhershme.

Cakto një pushim automatik të pushimit nga puna në Outlook për një llogari POP dhe IMAP

Për të konfiguruar një autoresponder në Outlook për një llogari IMAP ose POP (për Exchange, shihni më poshtë), së pari vendosni mesazhin e përdorur për përgjigjen:

1. Krijo një mesazh të ri (kliko Email i Ri ) në Outlook.
2. Shkruani Subjektin dhe mesazhin e dëshiruar për Outlook-in tuaj jashtë automatizimit të zyrës.
   • Nëse është e mundur dhe e rëndësishme, përfshini kur njerëzit mund të presin një përgjigje personale ose nëse ata duhet të presin një përgjigje fare. Kjo mund të jetë pak kohë pasi të jeni kthyer.
   • Ju gjithashtu mund të shtoni Cc: dhe Bcc: marrësit për të marrë një kopje të çdo përgjigje automatike.
   • Nëse vendosni automatik-përgjigjen e Outlook-it për t'u dërguar në përgjigje të të gjithë postës hyrëse (në vend të vetëm mesazheve nga kontaktet e zgjedhura), mos merrni parasysh që zbulimi i shumë informatave lirisht paraqet rrezik .
3. Klikoni File (ose FILE ).
4. Zgjidhni Save As si në fletën që shfaqet.
5. Sigurohuni që Outlook Template është zgjedhur nën Save as type:.
6. Opsionale, futni një emër template nën emrin File: (Outlook ka zgjedhur subjektin e skedarit sipas parazgjedhjes).
7. Kliko Ruaj .

Shkoni në krijimin e rregullit auto-responder të zyrës në Outlook:

1. Klikoni File (ose FILE ) në pamjen e Mail Outlook.
2. Sigurohuni që kategoria e informacionit të jetë e hapur.
3. Kliko Menaxho rregullat dhe njoftimet nën informacionin e llogarisë .
4. Sigurohuni që të jeni në kartën Rregullat E-Mail në dritaren Rregullat dhe alarme .
5. Tani sigurohuni që llogaria për të cilën dëshironi të krijoni përgjigjen e pushimeve është përzgjedhur nën Zbatoni ndryshimet në këtë dosje :.
   • Ju mund të zbatoni rregullin në të gjitha llogaritë tuaja lehtësisht; shih më poshtë, hapi 21.
6. Kliko Rregullin e ri ...
7. Sigurohuni që Apliko rregull në mesazhet që marr unë është zgjedhur nën Start nga një rregull bosh .
8. Klikoni Next> .
9. Sigurohuni që ku është emri im në kutinë To është kontrolluar nën Hapi 1: Zgjidhni gjendjen (et) .
   • Ju mund të leni të gjitha kutitë e pakontrolluara dhe të bëni përgjigjen automatike të Outlook-it nga auto-përgjigjësi në të gjithë postën hyrëse ose mund të kontrolloni Ku emri im është në kutinë Për ose Cc për të përfshirë emailet për të cilat jeni vetëm një marrës Cc: recipient.
10. Klikoni Next> .
11. Sigurohuni që përgjigjeni duke përdorur një model të veçantë është kontrolluar nën Hapi 1: Zgjidhni veprimet (at) .
12. Klikoni në një shabllon të veçantë nën Hapi 2: Redaktoni përshkrimin e rregullave (klikoni një vlerë nënvizuar) .

1. Sigurohuni që Modelet e Përdoruesit në Sistemin e Skedarit të përzgjidhen nën Shikoni në:.
2. Theksoni modelin e krijuar më parë.
3. Kliko Open .
4. Tani klikoni Next> .
5. Sigurohuni që përveç në qoftë se është një përgjigje automatike është kontrolluar nën Hapi 1: Zgjidhni përjashtimet (nëse është e nevojshme) .
6. Klikoni Next> .
7. Shkruani emrin e dëshiruar për filtrin tuaj automatik të përgjigjur në Hapi 1: Specifikoni një emër për këtë rregull .
8. Sigurohuni që Aktivizo këtë rregull të kontrollohet për të aktivizuar menjëherë përgjegjësin e pushimeve; ju mund të çaktivizoni Kthejeni këtë rregull , sigurisht, dhe të angazhoni përgjigjen automatike vetëm kur është e nevojshme.
   • Për të aktivizuar filtrin në çdo kohë, hapni dritaren e Rregullave dhe Alarme si më sipër dhe sigurohuni që rregulli i përgjigjësit të pushimeve të kontrollohet në kartën Rregullat e E-Mail .
9. Opsionale, aktivizo Krijo këtë rregull në të gjitha llogaritë .
   • Mbani parasysh, megjithatë, që filtrat mund të mos funksionojnë me lloje të caktuara llogarie (për të cilat Outlook nuk do t'i krijojë ato edhe me këtë kuti të kontrolluar).
10. Kliko Finish .
11. Kliko OK .

Çaktivizo një rregull të përgjigjes së pushimeve nga Outlook

Për të çaktivizuar një përgjigje automatike jashtë zyrës që keni vendosur (dhe aktivizuar) në Outlook:

1. Zgjidhni File (ose FILE ) në pamjen e postës suaj të Outlook.
2. Shko te kategoria e informacionit .
3. Klikoni Menaxho rregullat dhe njoftimet (pranë Rregullave dhe alarme ).
4. Sigurohuni që është zgjedhur skeda e Rregullave të E-Mail .
5. Përzgjidhni llogarinë për të cilën dëshironi të çaktivizoni përgjigjen automatike të përzgjedhur nën Zbatoni ndryshimet në këtë dosje: ( Duhet të çaktivizoni përgjigjen e pushimeve për secilën llogari veç e veç.)
6. Sigurohuni që rregulli auto-responder që keni krijuar për ta aktivizuar përgjigjen nuk është kontrolluar në listën e rregullave.
7. Kliko OK .

Një alternativë: Shtesat e përgjigjeve të pushimeve në Outlook

Në vend që të krijoni një rregull në Outlook manualisht, mund të përdorni një mjet si Email Responder (FreeBusy) ose Menaxher i Përgjigjeve Automatike. Këto mjete zakonisht janë gjithashtu të zgjuara për dërgimin e vetëm të nevojshëm nga auto-përgjigjet e zyrave.

Të marrë parasysh se Outlook vetë do të dërgojë një auto-përgjigje në çdo adresë një herë në seancë; një përgjigje e dytë automatike mund të dërgohet vetëm pasi Outlook të mbyllet dhe të rihapet. Gjithashtu, Outlook nuk do t'i përgjigjet automatikisht një dërguesi me dy mesazhe të ndryshme.

Vendosni një pushim automatik të pushimit nga jashtë në Outlook për një llogari të këmbimit

Nëse përdorni Outlook me një llogari Exchange, mund të konfiguroni një auto-përgjigje jashtë zyrës direkt në server:

1. Klikoni FILE në dritaren kryesore të Outlook.
2. Hapni kategorinë Info .
3. Klikoni Përgjigjet automatike .
4. Sigurohuni që Zgjidhni përgjigje automatike është zgjedhur.
5. Për të filluar dhe ndaluar auto-responder automatikisht:
   1. Sigurohuni që vetëm dërgoni gjatë kësaj periudhe kohore: është e kontrolluar.
   2. Zgjidhni datën dhe kohën e dëshiruar për fillimin e auto-responderit në kohën e fillimit:.
   3. Zgjidh datën dhe kohën e dëshiruar të mbarimit në Kohëzgjatja:.
6. Shkruani mesazhin e auto-përgjigjes tuaj jashtë zyrës nën Inside My Organization .
   • Kjo email do të dërgohet te njerëzit në kompaninë tuaj.
7. Të dërgoni përgjigje automatike edhe për njerëzit jashtë kompanisë suaj:
   1. Hapni skedën Jashtë Organizatës Sime .
   2. Sigurohuni që përgjigja automatike për njerëzit jashtë organizatës sime të kontrollohet nëse jeni në rregull me rreziqet e sigurisë të përfshira .
   3. Shkruani mesazhin e dërguar tek njerëzit jashtë kompanisë suaj.
8. Kliko OK .

Për të ruajtur më shumë përgjigje jashtë zyrës në një server Exchange (duke përfshirë skedarët që paraqesin fusha të shkrirë me Active Directory), mund të provoni Menaxherin e Zyrës së Jashtëm të Symprex.

(Testuar me Outlook 2013 dhe Outlook 2016)