Mbani gjurmët e detyrave personale dhe projekteve profesionale me këtë mjet të thjeshtë
Trello është një mjet i menaxhimit të projektit në stilin Kanban që është një mënyrë vizuale për të parë të gjitha detyrat që ju ose ekipi juaj duhet t'i përmbushni, gjë që e bën më të lehtë të shikoni se çka po bën të gjithë në ekip në një kohë të caktuar. Është gjithashtu falas, që do të thotë se është i arritshëm për grupet e vogla dhe të mëdha, si dhe për individët që drejtojnë biznese ose që duan të ndjekin detyrat personale. Ndër mjetet e menaxhimit të projektit, Trello është një nga ato më të lehta për t'u përdorur dhe zbatuar, por ndërfaqja e saj bosh-propozoj mund të jetë pak e frikshme. Për fat të mirë, ne kemi disa këshilla për t'ju ndihmuar ju dhe ekipin tuaj që të përfitoni maksimumin nga Trello, pavarësisht se çfarë po përdorni për të ndjekur.
Çfarë është Kanbani?
Stili i Kanbanit për menaxhimin e projekteve është frymëzuar nga një proces prodhimi japonez që Toyota implementoi në fund të viteve 1940. Qëllimi i tij ishte rritja e efikasitetit në fabrikat e saj duke ndjekur inventarin në kohë reale, duke përdorur letra që kalonin midis punëtorëve në dysheme. Kur një material i caktuar mbaronte, punëtorët do të bënin një shënim për atë në kartelë, e cila do të bënte rrugën për furnizuesin, i cili pastaj do të dërgonte materialin e kërkuar në depo. Këto karta shpesh quheshin Kanban, që do të thotë shenjë ose billboard në japonisht.
Pra, si e përkthen këtë në menaxhimin e projektit? Softueri si Trello e merr këtë koncept të kalimit nëpër kartat dhe e vendos atë në një ndërfaqe vizuale, ku detyrat vendosen në një bord dhe përputhen me kapacitetin e punës së një ekipi. Në një bazë më themelore, një bord do të ketë tre seksione, siç tregohet në imazhin e mësipërm: të bësh, të bësh (ose në proces) dhe të kryhet. Megjithatë, ekipet mund ta përdorin këtë mjet në çfarëdo mënyre që funksionon për ta. Disa ekipe mund të preferojnë një bord të vërtetë, ndërsa të tjerët dëshirojnë lehtësinë e një zgjidhjeje virtuale, si Trello.
Si të përdorni Trello
Trello përdor bordet , të cilat përmbajnë listat, të cilat janë të përbërë nga karta. Bordet mund të përfaqësojnë projekte (ridizajnimi i faqeve të internetit, renovimi i banjës), listat mund të përdoren për detyra (grafikë, tjegulla) dhe kartat mund të përmbajnë nën-detyrat ose opsionet (të punësojë një projektues, madhësinë e pllakave dhe ngjyrat).
Pasi të keni vendosur se si të organizoni listat tuaja, mund të filloni të shtoni karta, të cilat mund të kenë listat kontrolluese dhe etiketat. Listat kontrolluese janë një mënyrë për të prishur detyrat në nën-detyra. Për shembull, nëse po e përdorni Trellon për të planifikuar një pushim, mund të keni një kartë për një restorant që dëshironi të provoni, me një listë kontrolli që përfshin rezervimin, hulumtimin e enëve më të mira për të marrë dhe kontrollimin nëse është e përshtatshme për fëmijët . Etiketat mund të përdoren për të përfaqësuar statusin e kartës (miratuar, dorëzuar, etj.) Ose kategorinë (shkencën, teknologjinë, artet etj.) Ose çdo tag që dëshironi. Pastaj mund të bëni një kërkim që do të sjellë të gjitha kartat e lidhura me shkencën ose të gjitha kartat e miratuara, për shembull. Ju nuk duhet të shtoni një titull në një etiketë, megjithatë; ju gjithashtu mund t'i përdorni ato për ngjyrën e kodimit (deri në 10 ngjyra janë të disponueshme, një opsion me ngjyra të verbër është në dispozicion).
Ndërsa filloni të punoni dhe të plotësoni detyrat, lehtë mund të zvarritni dhe hiqni kartat nga një listë në tjetrën dhe përfundimisht arkivoni kartat dhe listat sapo ndërfaqja të bëhet e ngathët.
Ju mund të caktoni karta për anëtarët e ekipit, si dhe të shtoni komentet, bashkëngjitjet e skedarëve, etiketat me ngjyra dhe datat e duhura. Anëtarët e ekipit mund të përmendin të tjerët në komente për të filluar një bisedë. Ju mund të ngarkoni fotografi nga kompjuteri juaj, si dhe nga shërbimet e ruajtjes së reve duke përfshirë Google Drive, Dropbox, Box dhe OneDrive.
Gjithashtu përfshihet një integrim i mrekullueshëm i email-it. Çdo bord ka një adresë të veçantë të postës elektronike që mund t'i përdorni për të krijuar kartela (detyra). Ju mund të dërgoni bashkëngjitjet edhe në atë adresë e-mail. Dhe më së miri, kur ju merrni një njoftim me email, mund t'i përgjigjeni drejtpërdrejt, në vend se të nisni Trello.
Njoftimet, duke përfshirë përmendjet dhe komentet, janë të disponueshme nga aplikacionet celulare, një shfletues desktop dhe përmes postës elektronike. Trello ka aplikacione për iPhone, iPad, telefona Android, tableta, dhe shikon, dhe tableta Kindle Fire.
Trello ofron më shumë se 30 funksione dhe integrime shtesë, të cilat i bën thirrje pushtetit. Shembuj të funksioneve përfshijnë një pamje kalendarike, një përsëritës kartash për detyrat e përsëritura, si dhe integrimin me Evernote, Google Hangouts, Salesforce dhe më shumë. Llogaritë e lira përfshijnë një fuqi-up për bord.
Të gjitha tiparet kryesore të Trellos janë të lira, megjithëse ekziston një version i paguar me emrin Trello Gold ($ 5 në muaj ose 45 dollarë në vit), i cili shton disa përfitime, duke përfshirë tre fuqi-up për bord (jo një). Ai gjithashtu përfshin sfonde tërheqëse të bordit dhe stickers, emojis doganore dhe ngarkesa më të mëdha të bashkëngjitjeve (250 MB më tepër se 10 MB). Trello ofron një muaj të lirë të anëtarësimit në Ari për çdo person që ju merrni për t'u bashkuar me Trellon, deri në 12 muaj.
Siç kemi thënë, në shikim të parë, ngritja e Trellos është pak frikësuese, sepse nuk ka shumë kufizime se si mund ta përdorni. Nga njëra anë, ju mund të krijoni borde që thjesht tregojnë atë që keni mbaruar, çfarë po punoni dhe çfarë është më pas. Nga ana tjetër, mund të shkosh më thellë, duke krijuar listat e detyrave të ndara në kategori ose departamente.
Ju mund të përdorni Trello për të gjetur ndonjë gjë nga detyrat personale në projekte profesionale për planifikimin e ngjarjeve, por këtu janë disa shembuj të botës reale për të filluar.
Përdorimi i Trello për Menaxhimin e një Renovimi në Shtëpi
Le të themi se po planifikoni të rinovoni një ose më shumë dhoma në shtëpinë tuaj. Nëse ju keni mbijetuar ndonjëherë një rinovim, ju e dini se ka shumë pjesë në lëvizje, dhe shumë surpriza, pa marrë parasysh sa me kujdes jeni përgatitur. Organizimi i të gjitha vendimeve që duhet të bëni në Trello, mund të ndihmojë në mbajtjen e projektit në rrugën e duhur. Le të themi se po planifikoni një renovim të kuzhinës. Në këtë rast, ju mund të krijoni një tabelë të quajtur Renovimi i Kuzhina dhe pastaj shtoni listat e dedikuara për secilin element që po zëvendësoni.
Bordi Renovimi i Kuzhina mund të përfshijë listat për:
- Kontraktuesit potencialë
- Çdo pajisje që ju po zëvendësoni
- Cabinetry
- Countertops dhe backsplash
- parket
- pajisje hidraulike
- elektrik
Kartat për secilën listë do të përfshijnë dimensionet, buxhetin dhe duhet të kenë veçori, si dhe çdo model që po shqyrton. Kartat për hidraulik mund të përfshijnë zëvendësimin e tubave, vijën e re të ujit, si dhe çmimin e parashikuar, si dhe shqetësimet që lidhen me to, siç janë mbylljet e ujit. Ju mund të bashkëngjitni lehtësisht imazhet e materialeve dhe pajisjeve që po i konsideroni, dhe lidheni me listat e produkteve në mënyrë që të mund të çmoni dyqanet. Pasi të keni marrë një vendim, mund të përdorni etiketat për të emërtuar ose për të koduar ngjyrën e produktit ose materialit.
Së fundi, për çdo kartë, mund të krijoni lista kontrolli. Për shembull, një kartë frigoriferike mund të ketë një listë kontrolli që përfshin deponimin e frigoriferit të vjetër dhe instalimin e një linje uji për icemaker.
Nëse jeni duke rinovuar disa dhoma, thjesht krijoni një bord për secilën prej tyre, dhe listoni gjithçka që ju duhet të merrni në konsideratë; vazhdimisht shtoni listat dhe kartat dhe lëvizni elementet sipas nevojës.
Ftoni anëtarët e tjerë të familjes në bordin tuaj dhe caktoni atyre kartela për shpërndarjen e punës së nevojshme, si kërkimi i produkteve dhe çmimeve, planifikimi dhe logjistika të tjera. Trello ka një bord renovimi të shtëpive publike që mund t'i kopjoni në llogarinë tuaj.
Planifikoni një pushim me Trello
Udhëtimi me disa anëtarë të familjes ose miqtë mund të shpejt të komplikuar. Përdorni Trello për të zgjedhur një destinacion, aktivitetet e planit dhe transportimin e orarit. Në këtë rast, mund të keni një bord që përmban vende të mundshme për t'u vizituar, dhe një tjetër për udhëtimin pasi të keni vendosur se ku të shkoni.
Bordi i Udhëtimit mund të përfshijë listat për:
- Mundësitë e fluturimit
- Transporti tokësor
- Hotelet, listat e Airbnb, Rentals kabinës, dhe faqet e kampe
- Pika turistike
- Restorante dhe dyqane të ushqimit
Nën bordet e destinacioneve të mundshme, do të krijoni një listë për çdo vend, me kartela për kohën e udhëtimit, buxhetin, pro / kundrat dhe çdo konsideratë tjetër. Listat në bordin e udhëtimit do të përfshijnë kartat për linjat ajrore, makinat me qira, kuzhinë të dukshme në zonë dhe atraksione të tilla si muzetë, pazaret dhe lagjet për t'u eksploruar. Nëse vendosni të shkoni në një dalje në det, ju mund të krijoni lista për gjërat që duhet të bëni në bord dhe për ndalimet e planifikuara, si dhe transportin e nevojshëm për të hyrë në anije. Përdorni etiketat për të treguar artikujt e zgjedhur ose për të nxjerrë në pah konkurrentët pasi të keni ngushtuar zgjedhjet tuaja poshtë. Shtoni listat kontrolluese për kartat për prenotim dhe caktimin e turneut ose ngjarjeve të lundrimit. Trello gjithashtu ka një bord pushimi publik që mund ta përdorni si pikënisje.
Ndjekja e Qëllimeve Personale dhe Projekteve
Nëse jeni duke kërkuar të pastroni rrëmujën në shtëpinë tuaj ose në garazhin tuaj, të merrni një hobi, ose të ushtroni më shumë, ju mund ta gjurmoni lehtë në Trello. Krijo tabela për rezolutat e Vitit të Ri, ose për projekte me shumë hapa, siç është pastrimi i papafingo ose organizimi i zyrës së shtëpisë.
Për një bord rezolutash, krijoni një listë për secilën rezolutë dhe pastaj kartat për mënyrën se si mund t'i zbatoni ato, të tilla si bashkimi me një palestër, shkuarja për shëtitje të përditshme ose blerja e pajisjeve për stërvitje në shtëpi. Përdorni listat në një projekt personal për të prishur detyrat e mëdha, me karta për nën-detyrat. Për shembull, një bord pastrimi i pranverës mund të përfshijë listat për dhomat dhe zonat e tjera të shtëpisë. Listat do të kenë karta për detyrat e lidhura, siç janë pastrimi i nevojave të nevojshme, një inventar i artikujve që dëshironi të shisni, dhuroni ose hedhni jashtë, dhe detyrat që dëshironi të transferoni si pastrimi i dritares ose heqja e pemëve.
Menaxhimi i një biznesi të pavarur ose konsulence
Së fundi, nëse udhëheqni biznesin tuaj, Trello mund të jetë ndihmësi juaj i lartë. Bordet mund të përfaqësojnë projekte, me lista për secilën fazë apo moment historik, dhe karta për detyra të lidhura. Shkrimtarët e pavarur mund të përdorin Trello për të menaxhuar pitches histori dhe veprat e publikuara.
Le të themi që ju keni një bord të projektit për një redesign të internetit. Listat e tua mund të përfshijnë detyra të rëndësishme, të tilla si punësimi i një dizajner dhe role të tjera të rëndësishme si dhe momentet, të tilla si zgjedhja e skemës së ngjyrave, menaxhimi i faqeve dhe marrja e miratimeve përgjatë rrugës. Kartat do të përfshijnë skemat dhe skemat e propozuara të ngjyrave, si dhe hapat e nevojshëm për t'u përgatitur për takimet. Një shkrimtar i pavarur mund të ketë borde për ide histori, botime dhe marketing. Listat mund të përfaqësojnë faza, të tilla si në proces, të dorëzuara dhe të publikuara, ose mund të përdorni etiketat për ta bërë këtë.
Trello është një mjet i thjeshtë, por i fuqishëm, dhe ia vlen të harxhosh pak kohë me të. Nëse nuk jeni i sigurt se ku të filloni, shfletoni nëpër komunitetin e përdoruesit të Trellos, i cili përfshin bordet publike që mund t'i kopjoni në llogarinë tuaj.