Filtrimi i të dhënave në një spreadsheet do të thotë të vendosni kushte në mënyrë që të shfaqen vetëm të dhëna të caktuara. Është bërë për të bërë më të lehtë për t'u përqëndruar në informata specifike në një grup të dhënash të madhe ose në tabelën e të dhënave. Filtrimi nuk heq ose modifikon të dhënat; ai vetëm ndryshon cilat rreshta ose kolona shfaqen në fletën pune Excel.
Filtron të dhënat e të dhënave
Filtrat punojnë me të dhënat ose rreshtat e të dhënave në fletën e punës. Kushtet që janë vendosur krahasohen me një ose më shumë fusha në rekord. Nëse plotësohen kushtet, shfaqet rekordi. Nëse kushtet nuk plotësohen, rekordi filtrohet në mënyrë që të mos shfaqet me pjesën tjetër të të dhënave të të dhënave.
Filtrimi i të dhënave ndjek dy qasje të ndryshme në varësi të llojit të të dhënave të filtruara-numerike ose të dhënave të tekstit.
Filtrimi i të dhënave numerike
Të dhënat numerike mund të filtrohen në bazë të:
- nëse të dhënat janë të barabarta me një numër të caktuar
- nëse të dhënat janë më të mëdha ose më pak se një numër specifik
- të dhënat janë mbi ose nën vlerën mesatare të të dhënave në tërësi
Filtruar të dhënat e tekstit
Të dhënat e tekstit mund të filtrohen në bazë të:
- nëse të dhënat përputhen me një fjalë të caktuar
- nëse të dhënat janë një fjalë që përmban një ose më shumë shkronja
- nëse të dhënat janë një fjalë që fillon ose përfundon me një letër specifike të alfabetit
Kopjimi i regjistrave të filtruar
Përveç fshehjes përkohësisht të regjistrimeve, Excel ju jep mundësi të kopjoni të dhënat e dëshiruara në një zonë të veçantë të fletës së punës . Shpesh kjo procedurë bëhet kur një kopje e përhershme e listës së filtruar plotëson një lloj kërkese biznesi.
Praktikat më të mira për filtrim
Ruaj veten disa sherr duke ndjekur udhëzimet më të mira të praktikës për të punuar me të dhënat e filtruara:
- Nëse nuk ka ndonjë arsye të mirë, mos e rruaj një spreadsheet të përbashkët me filtra aktivë. Përdoruesit e tjerë mund të mos vënë re se skedari është filtruar.
- Megjithëse ju mund të filtroni në disa kolona njëkohësisht, këto filtra janë shtesë, jo ekskluzive. Me fjalë të tjera, filtrimi i listës së kontakteve për të treguar të gjithë në shtetin e Kalifornisë dhe që janë më të vjetër se 60 vjeç do t'ju japë të gjithë atyre që janë mbi 60 vjeç në Kaliforni. Një filtër i tillë nuk do t'ju tregojë 60-vjeçarët ose Kaliforniasit.
- Filtrat e teksteve komplekse të punës si dhe të dhënat bazë do të lejojnë. Të dhënat "të çrregullta" do të çojnë në rezultate të filtruara që mund të jenë mashtruese ose të pasakta. Për shembull, filtrimi për njerëzit që jetojnë në Illinois nuk do të kapë njerëzit që jetojnë në "IL" ose që jetojnë në "Ilinois" ose "Illenois".
- Përdorni kujdes kur renditni të dhënat e filtruara. Renditja e të dhënave të filtruara pjesërisht do të çojë në një ristrukturim të skedës së të dhënave - një situatë që zakonisht shmanget më së miri. Nëse duhet të klasifikoni një grup të të dhënave të filtruar, kopjoni të dhënat e filtruara në një tabelë të re dhe pastaj ta ndani atë.