Thyerja e Diferencës midis një Spreadsheet dhe Database
Një nga arsyet që kompanitë janë në mëdyshje për të përdorur Microsoft Access është mungesa e të kuptuarit të dallimit midis një spreadsheet dhe një baze të dhënash. Kjo çon shumë njerëz që të besojnë se ndjekja e informacionit të klientit, urdhrave të blerjes dhe detajet e projektit në një spreadsheet është i përshtatshëm për nevojat e tyre. Rezultati përfundimtar është se është e vështirë të mirëmbahet kontrolli i konfigurimit, dosjet humbasin nga korrupsioni dhe punonjësit skandalizojnë aksidentalisht informacionin përkatës. Me pak njohuri për fuqinë dhe shumë përdorime të një baze të dhënash, është më e lehtë për bizneset e vogla që të shohin kur një spreadsheet është i mjaftueshëm për një punë dhe kur duhet të krijohet një bazë të dhënash.
Është e rëndësishme të keni një kuptim bazë të asaj që është një bazë të dhënash . Shumica e njerëzve kanë arritur bazat e të dhënave më parë, si ato në bibliotekën publike, por thjesht duke përdorur ato nuk e bën të qartë se si tabelat dhe bazat e të dhënave janë të ndryshme. Shpenzimi i disa minutash për të mësuar rreth bazave të të dhënave do të ndihmojë që krahasimi të bëhet më i qartë.
Organizimi i të Dhënave
Ndoshta dallimi më i dukshëm midis një spreadsheet dhe një baze të dhënash është mënyra e organizimit të të dhënave. Nëse të dhënat janë relativisht të sheshta, atëherë një spreadsheet është perfekt. Mënyra për të përcaktuar nëse një tabelë e sheshtë është më e mirë, pyesni nëse të gjitha pikat e të dhënave mund të komplotohen lehtë në një tabelë apo tabelë? Për shembull, nëse një kompani dëshiron të gjurmojë të ardhurat mujore gjatë një viti, një spreadsheet është perfekt. Spreadsheets janë të destinuara për të trajtuar shumë të njëjtin lloj të të dhënave, duke përcaktuar ecurinë e disa pikave kyçe.
Në krahasim, bazat e të dhënave kanë një strukturë të dhënash relacionale. Nëse një përdorues do të tërhiqte të dhënat, do të kishte shumë pikë për t'u marrë në konsideratë. Për shembull, nëse një kompani dëshiron të gjurmojë të ardhurat e saj mujore dhe t'i krahasojë me konkurrentët gjatë pesë viteve të fundit, ekziston një lidhje mes këtyre pikave të të dhënave, por jo një fokus i vetëm. Bërja e një tabele të vetme për të raportuar rezultatet do të jetë e vështirë, nëse jo e pamundur. Bazat e të dhënave janë të dizajnuara për ta bërë të lehtë për përdoruesit të gjenerojnë raporte dhe të drejtojnë pyetje.
Kompleksiteti i të dhënave
Mënyra më e lehtë për të krahasuar nëse të dhënat duhet të mbahen në një spreadsheet ose në një bazë të dhënash është të shikoni se sa komplekse janë të dhënat. Kjo ndihmon në sqarimin se si duhet të organizohen të dhënat nëse një përdorues ende nuk është i sigurt.
Të dhënat e Spreadsheet-it janë të thjeshta. Mund të shtohet lehtësisht në një tabelë ose tabelë të vetme dhe të shtohet në një prezantim pa pasur nevojë të përjashtojë informacionin. Është e lehtë të mirëmbahen pasi ndjek vetëm disa vlera kryesore numerike. Nëse nevojiten vetëm disa rreshta dhe kolona, të dhënat ruhen më mirë në një spreadsheet.
Bazat e të dhënave përmbajnë shumë lloje të ndryshme të të dhënave që të gjitha kanë lidhje me të dhënat e tjera në bazën e të dhënave. Për shembull, kompanitë mbajnë një sasi të konsiderueshme të të dhënave për klientët e tyre, nga emrat dhe adresat në porosi dhe shitjet. Nëse një përdorues përpiqet të grumbullojë mijëra rreshta në një spreadsheet, shanset janë të mira që duhet të zhvendoset në një bazë të dhënash.
Përsëritja e të dhënave
Vetëm për shkak se të dhënat do të duhet të përditësohen nuk do të thotë domosdoshmërisht që kërkohet një databazë. A do të përsëriten vazhdimisht të njëjtat të dhëna? Dhe a është biznesi i interesuar në ndjekjen e ngjarjeve apo veprimeve?
Nëse pikat e të dhënave ndryshojnë, por lloji i të dhënave është i njëjtë dhe gjurmon një ngjarje të vetme, ky informacion është ndoshta i sheshtë. Një shembull është shuma e shitjeve gjatë një viti. Periudha kohore do të ndryshojë dhe numrat do të luhaten, dhe nuk do të ketë të dhëna të përsëritura.
Nëse disa pjesë të të dhënave do të mbeten të njëjta, të tilla si informacioni i klientit, ndërsa të tjerët ndryshojnë, siç janë numri i porosive dhe afatet kohore të pagesave, shanset janë që veprimet të gjurmohen. Kjo është kur duhet të përdoret një bazë të dhënash. Veprimet kanë shumë komponentë të ndryshëm për ta, dhe duke u përpjekur për t'i gjetur të gjitha ato kërkojnë një bazë të dhënash.
Qëllimi kryesor i të dhënave
Spreadsheets janë të shkëlqyera për ngjarjet e njëpasnjëshme që nuk kërkojnë ndjekjen e shumë aspekteve të ndryshme. Për projektet që kanë nevojë për një ose dy tabela ose tabela për një prezantim para se të arkivohen, një spreadsheet është mënyra më e mirë për të shkuar. Nëse ekipi ose kompania duhet të jetë në gjendje të llogarisë rezultatet dhe të përcaktojë përqindjet, kjo është ajo ku tabelat janë më të dobishme.
Bazat e të dhënave janë për projekte më të gjata ku të dhënat mund të përdoren vazhdimisht. Nëse nevojiten shënime dhe komente, të dhënat duhet të zhvendosen në një bazë të dhënash. Fletnotazhet nuk u hartuan për të ndjekur detajet, vetëm disa pika kryesore numerike.
Numri i përdoruesve
Numri i përdoruesve mund të përfundojë si faktori vendimtar nëse duhet përdorur një spreadsheet ose një databazë. Nëse një projekt kërkon që një numër i madh përdoruesve të jenë në gjendje të azhurnojnë të dhënat dhe të bëjnë ndryshime, kjo nuk duhet të bëhet në një spreadsheet. Është shumë më e vështirë të mbash kontrollin e duhur të konfigurimit me një spreadsheet. Nëse ka vetëm disa përdorues për të azhurnuar të dhënat, përgjithësisht në mes të tre dhe gjashtë, një spreadsheet duhet të jetë adekuat (megjithëse sigurohuni që të krijoni rregulla përpara se të ecni përpara me të).
Nëse të gjithë pjesëmarrësit në një projekt ose departamente të tëra duhet të bëjnë ndryshime, një bazë të dhënash është zgjidhja më e mirë. Edhe nëse një kompani është e vogël dhe tani ka vetëm një ose dy njerëz në departament, shqyrto se sa njerëz mund të përfundojnë në atë departament në pesë vjet dhe të pyesin nëse të gjithë do të duhet të bëjnë ndryshime. Sa më shumë përdorues që kanë nevojë për akses, aq më e mundshme është që një bazë të dhënash është alternativa më e mirë.
Ju gjithashtu duhet të merrni parasysh sigurinë e të dhënave. Nëse ka shumë informacione të ndjeshme që duhet të sigurohen, bazat e të dhënave ofrojnë siguri më të mirë. Para se të bëni këtë lëvizje, sigurohuni që të lexoni rreth çështjeve të sigurisë që duhet të merren parasysh para se të krijoni një bazë të dhënash.
Nëse jeni gati për të zhytur në lojë, lexoni artikullin tonë Konvertimi i tabelave të tabelave në bazat e të dhënave për të filluar në udhëtimin tuaj.