Si të përdorni kategoritë e kontaktit si lista e shpërndarjes në Outlook

Një alternativë për grupet dhe listat e shpërndarjes

Listat e shpërndarjes së Outlook janë të dobishëm për dërgimin në një grup njerëzish të shpejtë. Ato janë gjithashtu të pamundura për të kërkuar, vështirë për t'u administruar dhe pak për t'u nisur. Kontaktet e kategorizuara bëjnë që listat fleksibile të shpërndarjes së postës elektronike të përdorin Outlook bashkimin e postës.

Outlook ju lejon të caktoni ndonjë numër kategorish në kontaktet tuaja. Ju pastaj mund të klasifikoni librin tuaj të adresave sipas kategorisë - dhe, së shpejti, këtu është lista juaj e re elegante, me dhunti të shumta dhe të qëndrueshme të shpërndarjes.

Përdorni kategoritë e kontaktit si lista të shpërndarjes në Outlook

Mund të krijoni një listë të shpërndarjes ose postimeve me kategoritë në Outlook me hapat e mëposhtëm.

1. Kontakte të hapura në Outlook.
   • Shtypni Ctrl-3 , për shembull.
2. Sigurohuni që të gjitha kontaktet që dëshironi të shtoni në listën tuaj të shpërndarjes janë të theksuara.
   • Për të shtuar njerëz që nuk janë ende në kontaktet tuaja të Outlook , krijoni ato së pari, natyrisht, duke përdorur Ctrl-N .
   • Ju mund të theksoni shënimet e shumëfishta duke mbajtur Shift-Ctrl ndërsa ju përzgjidhni ato duke përdorur miun dhe një distancë duke mbajtur vetëm Shift .
3. Sigurohuni që fjongi i Shtëpisë të zgjidhet dhe zgjerohet.
4. Kliko Kategorizimi në seksionin e Etiketave.
5. Zgjidh të gjitha kategoritë ... nga menyja e zbritjes.
6. Klikoni New ... në dritaren Kategoritë e ngjyrave .
7. Futni emrin e dëshiruar të listës së shpërndarjes (p.sh. "Miqtë dhe Familja (Lista)" nën emrin :.
8. Zgjidhni Asnjë nën Ngjyra: ose, natyrisht, ngjyra e dëshiruar.
9. Kliko OK .
10. Tani klikoni OK përsëri pasi të keni verifikuar që kategoria e re është e kontrolluar në dritaren e Kategoritë e ngjyrave .

Për të shtuar anëtarë të rinj në listën e shpërndarjes në çdo kohë:

1. Shkoni te Kontaktet në Outlook.
2. Theksoni të gjitha kontaktet që dëshironi të shtoni në listë.
3. Sigurohuni që Shiriti i Shtëpisë të zgjerohet.
4. Klikoni Kategorizimin në seksionin e etiketave të shiritit.
5. Sigurohuni që kategoria e listës është zgjedhur.
   • Nëse kategoria nuk shfaqet në menynë:
     1. Zgjidh të gjitha kategoritë ... nga menyja.
     2. Sigurohuni që kategoria e listës të jetë e kontrolluar në kolonën e emrit .
     3. Kliko OK .

Dërgo një Mesazh në Kategorinë Tuaj të Shpërndarjes

Për të përpiluar një mesazh të ri ose kërkesë takimi për të gjithë anëtarët e listës së shpërndarjes së kategorisë:

1. Shkoni te Kontaktet në Outlook.
2. Kliko Kërko Kontaktet .
   • Gjithashtu mund të shtypni Ctrl-E .
3. Sigurohuni që Shiriti i kërkimit të zgjerohet.
4. Kliko kategorizuar në seksionin Refine të shiritit Kërko .
5. Zgjidhni kategorinë e dëshiruar nga menyja që është shfaqur.
6. Hapni shiritin e Shtëpisë .
7. Kliko Merge Mail në seksionin Actions .
8. Sigurohuni që të gjitha kontaktet në pamjen aktuale të përzgjidhen nën Kontaktet .
9. Në mënyrë tipike, sigurohuni
   • Letrat e formës janë përzgjedhur sipas llojit të Dokumentit: dhe
   • E-mail nën Merge to: në seksionin options options Merge .
10. Shkruani subjektin për email nën vijën e subjektit të mesazhit :.
11. Kliko OK .
12. Shkruani tekstin e emailit në Word.
    • Ju mund të përdorni mjetet në seksionin Fushat e shkrimit dhe futjes së shiritit të Mailings për të përshtatur përshëndetjet për secilin marrës, për shembull, dhe futni ose përdorni fusha të tjera të librit të adresave.
    • Parashikimi Rezultatet ju lejon të provoni se çfarë do të prodhojnë fushat dhe rregullat tuaja në tekstin e emailit të secilit marrës.
13. Klikoni Finish & Merge ( Fillo dhe Merge) në seksionin Përfundimi i fjongoit Mailings .
14. Zgjidhni Dërgo mesazhin Email ... nga menyja që është shfaqur.
15. Sigurohuni që fusha e përshtatshme e adresës së postës elektronike (në mënyrë tipike Email ) është zgjedhur nën Për: për opsionet e Mesazhit .

1. Përzgjidh tekst i thjeshtë ose HTML (përfshin formatimin) në formatin e Mail:.
   • Zakonisht është më mirë të shmangni Shtojcën për këtë përzgjedhje; ai do të dërgojë tekstin e mesazhit si një shtojcë Word, të cilat marrësit zakonisht nuk mund të lexojnë direkt, por duhet të hapen veç e veç.
2. Sigurohuni që të gjitha të përzgjidhen nën Dërgo dokumentet .
3. Kliko OK .
4. Nëse kërkohet:
   1. Klikoni Allow under Një program po përpiqet të gjejë informacionin e adresës së e-mailit të ruajtur në Outlook.

Ju mund të mbyllni dhe hidhni ose ruani dokumentin në Word si ju dëshironi.

Përdorni kategoritë e kontaktit si lista të shpërndarjes në Outlook 2007

Për të krijuar një listë të shpërndarjes ose postimeve me kategoritë në Outlook 2007:

• Shkoni te Kontaktet në Outlook.
• Theksoni të gjitha kontaktet që dëshironi të shtoni në listën tuaj të re të shpërndarjes.
  • Për të shtuar njerëz që nuk janë ende në kontaktet tuaja të Outlook, krijoni ato së pari duke përdorur Ctrl-N .
• Klikoni butonin e grupit të kategorizimit .
  • Ju gjithashtu mund të zgjidhni Veprimet> Kategorizimi nga menyja.
• Zgjidh të gjitha kategoritë ... nga menyja e zbritjes.
• Kliko Ri ...
• Vendosni emrin e dëshiruar të listës së shpërndarjes (p.sh. "Miqtë dhe Familja (Lista)").
• Zgjidhni Asnjë nga menyja e zbritjes Ngjyra:.
• Kliko OK .
• Klikoni përsëri OK pasi të keni verifikuar që kategoria e re është e kontrolluar.

Për të shtuar anëtarë të rinj më vonë, caktoni atyre kategorinë përkatëse në mënyrë individuale.

Dërgo një mesazh në listën tuaj të shpërndarjes në Outlook 2007

Për të përpiluar një mesazh të ri ose kërkesë takimi për të gjithë anëtarët e listës së shpërndarjes së kategorisë:

• Shkoni te Kontaktet në Outlook.
• Zgjidh Pamjen> Pamje Aktuale> Nga Kategoria nga menyja.
• Klikoni drejtimin e kategorisë së dëshiruar të listës.
• Zgjidhni Veprimet> Krijo> Mesazh i Ri për Kontakt ose Veprimet> Krijo> Kërkesë të Ri Takimi për Kontakt nga menyja.
• Klikoni OK nëse Outlook njofton që veprimi juaj do të zbatohet për të gjitha artikujt në grup.
• Kliko në fushën To ....
  • Outlook ka vënë të gjitha adresat në fushën e : Për:. Për mesazhet e listës, zakonisht është më mirë që të gjitha adresat në fushën Bcc : të shmangin zbulimin e adresave. Nëse është e përshtatshme, mund të lini adresat në " To:" , natyrisht, ose t'i zhvendosni në fushën Cc:.
  • Për kontaktet me adresa të shumëfishta email-i, Outlook ka futur secilin. Është mirë të fshini adresat e panevojshme.
• Shtypni Ctrl-A .
• Shtypni Ctrl-X .
• Sigurohuni që fusha Bcc ... është e dukshme.
• Klikoni në fushën Bcc ....
• Shtypni Ctrl-V .
• Shkruani adresën tuaj të postës elektronike në fushën Për ....
• Vazhdoni të krijoni mesazhin ose kërkesën për takim.

(Testuar me Outlook 2007 dhe Outlook 2016)