Si të krijoni dhe përdorni modele të postës elektronike në Outlook

Kur ti e kupton që shpesh dërgon email shumë të ngjashëm , mos kliko menjëherë. Ruajeni mesazhin si një mesazh template për herë të parë në Outlook , dhe përbërja e javës së ardhshme do të jetë shumë më e shpejtë duke filluar nga ajo letërsi (të mos ngatërrohet me shkrimtarët e postës elektronike, natyrisht ...).

Krijo një Template Email (për Mesazhet e Reja) në Outlook

Për të ruajtur një mesazh si një shabllon për emailet e ardhshme në Outlook:

1. Krijo një mesazh të ri në Outlook.
   1. Shko te Mail (shtypni Ctrl-1 , për shembull).
   2. Klikoni Email të Ri në seksionin e ri të shiritit të Shtëpisë ose shtypni Ctrl-N .
2. Futni një subjekt nëse dëshironi të përdorni një për modelin tuaj të mesazhit.
   • Natyrisht, mund të ruani një template me email pa lëndë të parazgjedhur në Outlook.
3. Tani futni trupin e tekstit të tekstit të emailit.
   1. Hiqni çdo nënshkrim nëse keni vendosur Outlook për të shtuar një nënshkrim automatikisht kur kompozoni.
4. Klikoni File në shiritin e veglave të mesazhit.
5. Zgjidh Save As si në fletën që është shfaqur.
   1. Në Outlook 2007 dhe më herët, zgjidhni File | Ruaj si nga menyja.
   2. Në Outlook 2010, klikoni butonin Office dhe zgjidhni Save As .
6. Zgjidhni Modeli Outlook nën Ruaj si tip: në dialogun Save As .
   • Outlook automatikisht do të zgjedhë dosjen "Templates" për ruajtje.
7. Shtypni emrin e modelit të dëshiruar (nëse është i ndryshëm nga subjekti i emailit) nën emrin File:.
8. Kliko Ruaj .
9. Mbyllni dritaren e kompozimit të postës elektronike.
10. Nëse kërkohet:
    1. Kliko Jo nën Ne ruajtur një draft të këtij mesazhi për ju. Dëshironi ta mbani atë? .

Natyrisht, gjithashtu mund të dërgoni mesazhin - duke përdorur, në një mënyrë, modelin për herë të parë - në vend që ta hidhni atë.

Hartoni një email duke përdorur një Template në Outlook

Për të shkruar një mesazh të ri (shih më poshtë për përgjigjet) duke përdorur një mesazh template në Outlook:

1. Shko tek Mail në Outlook.
   • Për shembull, mund të shtypni Ctrl-1 .
2. Sigurohuni që shiriti i Shtëpisë (ose HOME ) të zgjidhet dhe zgjerohet.
3. Kliko Artikujt e Ri në seksionin e ri .
4. Zgjidh artikujt e tjerë Zgjidhni Formularin ... nga menyja që është shfaqur.
   1. Në Outlook 2007, zgjidhni Tools | Format | Zgjidhni Formularin ... nga menyja në Kutinë postare të Outlook.
5. Sigurohuni që Modelet e Përdoruesit në Sistemin e Skedarëve të përzgjidhen nën Shikoni në:.
6. Klikoni dy herë mbi shabllonin e mesazhit të dëshiruar të postës elektronike.
7. Adresa, përshtatja dhe përfundimisht dërgimi i emailit.

Krijo një Simple Template Email për përgjigje të shpejta në Outlook

Për të ngritur një model për përgjigjet e rrufeshme të shpejta në Outlook:

1. Shko tek Mail në Outlook.
2. Sigurohuni që Shiriti i Shtëpisë të jetë aktiv dhe të zgjerohet.
3. Zgjidh Krijo të re në seksionin Hapat e shpejtë .
   • Gjithashtu, mund të klikosh butonin " Menaxho hapa të shpejtë " në këndin e poshtëm të djathtë të seksionit, kliko Ri dhe përzgjidh Custom .
4. Futni një emër të shkurtër për modelin tuaj të përgjigjes nën Emri:.
   • Për një shabllon për t'u përgjigjur me një përshkrim të produktit dhe listën e çmimeve, për shembull, mund të përdorni diçka si "Përgjigju (Çmimet)", për shembull.
5. Kliko Zgjidhni një Veprimi nën Veprimet .
6. Zgjidhni Përgjigje (nën Përgjigje ) nga menyja që është shfaqur.
   • Përdorimi i Mesazhit të Ri (në vend të Përgjigjes ), ju mund të krijoni një template të thjeshtë edhe për mesazhe të reja, duke përfshirë një marrës të parazgjedhur.
7. Klikoni Shfaq opsionet .
8. Shkruani mesazhin per pergjigjen tuaj tek Teksti:.
   • A të përfshijë një nënshkrim
9. Ndoshta, zgjidhni Rëndësia: Normal që përgjigja juaj të dalë me rëndësi normale, pavarësisht nga niveli i mesazhit origjinal.
10. Opsionale, kontrolloni automatikisht dërgoni pas vonesës 1 minutë. .
    • Kjo do të thotë që ju nuk do të merrni për të redaktuar apo edhe të shihni përgjigjen e parazgjedhur përpara se Outlook ta dorëzojë atë.
    • Për 1 minutë, mesazhi do të ulet në dosjen Outbox , megjithatë; ju mund ta fshini atë nga aty ose ta hapni atë për redaktim për të parandaluar përgjigjen e shpejtë.

1. Opsionale, shtoni veprime të mëtejshme duke përdorur Add Action .
   • Shtoni një veprim për ta zhvendosur mesazhin origjinal në dosjen tuaj të arkivimit, për shembull, ose ta kategorizoni atë me një ngjyrë të caktuar për t'ju ndihmuar të vini në vend mesazhet që kanë marrë një përgjigje të dhënë.
2. Gjithashtu opsionale, zgjidhni një shkurtore të tastierës për veprimin nën Tastin e shkurtoreve: për veprim edhe më të shpejtë.
3. Kliko Finish .

Përgjigju një emaili të shpejtë duke përdorur një model të shpejtë të përgjigjes në Outlook

Për të dërguar një përgjigje me një shabllon Hapi i paracaktuar:

1. Sigurohuni që mesazhi në të cilin dëshironi të përgjigjeni është zgjedhur në listën e mesazheve ose të hapur (në panelin e leximit të Outlook ose në dritaren e tij).
2. Sigurohuni që shiriti i Shtëpisë (duke përdorur listën e mesazheve ose panelin e leximit) ose shiritin e Mesazhit (me e-mail të hapur në dritaren e vet) zgjidhet dhe zgjerohet.
3. Klikoni hapin e dëshiruar të përgjigjes në seksionin Hapat e shpejtë .
   • Për të parë të gjitha hapat, kliko Më shumë .
   • Nëse keni përcaktuar një shkurtore të tastierës për veprim, gjithashtu mund ta shtypni atë, natyrisht.
4. Nëse nuk e keni ngritur Hapi të shpejtë për të dërguar mesazhin automatikisht, përshtatni email-in sipas nevojës dhe klikoni Send .

(Testuar me Outlook 2013 dhe Outlook 2016)