Si të ndani me sukses skedarët me njerëzit
SharePoint Online, shërbimi i bazuar në cloud i organizuar nga Microsoft, është pjesë e planit të Office 365, ose mund të merret si një shtesë për SharePoint Server. Interesi kryesor për shërbimet e reja dhe të përditësuara të SharePoint Online është përmirësimi i bisedave interaktive në internet dhe për ta bërë më të lehtë dhe më të sigurtë për ndarjen e dokumenteve në lëvizje.
Nëse jeni tashmë një përdorues i SharePoint Online, mund të parashikoni shërbimet e përditësuara. SharePoint Online tani përfshin përdorimin e telefonave celularë dhe tabletave dhe një eksperiencë sociale të përsosur. Gjithashtu përfshirë në Office 365 është OneDrive for Business, një version profesional i OneDrive për ruajtjen e dokumenteve në cloud që ju mundëson të sinkronizoni me skedarët e ruajtur në kompjuterin tuaj ose në serverin e kompanisë.
Organizimi i lejeve dhe përdoruesve në grupe
Lejet për ndarjen e dokumenteve në SharePoint Online bëhen më së miri sipas aksesit të dëshiruar të përdoruesit. Nivelet e lejeve për SharePoint Online përfshijnë:
- Vizitorët - shikoni dokumentet në një shfletues
- Anëtarët - redakto ose kontribuon në dokumente
- Pronarët - kanë leje të plotë kontrolli nga faqja e SharePoint Online
Për vizitorët për të shkarkuar dokumentet, lejet duhet të përfshijnë "lexuar" aksesin.
Emrat e grupeve të reja mund të krijohen për të krijuar një grup të veçantë përdoruesish ose bashkëpunim në ekip . "Hartuesit e Faqes", "autorët" dhe "Konsumatorët", janë shembuj.
Ndarja e dokumenteve jashtë organizatës suaj
Përdoruesit e jashtëm zakonisht janë furnizues, konsulentë dhe klientë me të cilët dëshironi të ndani dokumentet me kohë pas kohe.
Pronarët e SharePoint Online që kanë leje të plotë kontrolli mund të ndajnë dokumentet me përdorues të jashtëm. Përdoruesit e jashtëm mund të shtohen në Grupet e vizitorëve ose anëtarëve të përdoruesve për të menaxhuar më mirë lejet për ndarjen e dokumenteve.
- Ndaj lidhjet e mysafirëve Një lidhje mysafirësh mund të ndahet përmes postës elektronike për të parë dokumentet nga një bibliotekë e dokumenteve në SharePoint Online. Për të minimizuar rrezikun që dokumentet të ndahen me dikë tjetër, ju mund të kërkoni që përdoruesit e jashtëm të identifikohen. Ky hap kërkon që të vendosni njerëz në grupet e lejeve të Vizitorëve (ose përdoruesve të paautorizuar me qasje në lexim) për të siguruar lidhjet e vizitorëve nuk mund të të hapura nga përdoruesit anonim.
- Ndani me anëtarët. Nëse përdoruesit tuaj të jashtëm kanë një abonim në Office 365 ose janë anëtarë të faqes tuaj, ju mund të kërkoni që ata të identifikohen para se të hyjnë në dokumentet e përbashkëta. Ky hap supozon se i keni shtuar ato në grupin e lejeve të anëtarëve. Përdoruesit e jashtëm pa Microsoft Office mund ta shkarkojnë skedarin, për sa kohë që ata kanë qasje në leximin.
- Ndani lidhjen publike nga OneDrive for Business. OneDrive është një zonë ruajtje dokumentesh e vendosur në Office 365 nëse shërbimi juaj është përmirësuar. OneDrive është përdorur më së miri për të ndarë skedarët me përdorues të jashtëm publikë të ndarë nga biblioteka e dokumenteve të SharePoint Online. OneDrive mund të mendohet si versioni përfundimtar i një dokumenti për shikimin e publikut-për të postuar si një lidhje nga një faqe interneti ose blog, për shembull. Biblioteka juaj e dokumentit SharePoint Online mund të jetë burimi, prandaj bëni një kopje për OneDrive për t'ju ndihmuar të dalloni dy fushat, nëse zgjidhni të përdorni OneDrive në këtë mënyrë.
- Ndarja e dokumenteve brenda organizatës suaj. Përdoruesit e brendshëm janë njerëz brenda organizatës suaj ose departamenteve të tjera. Në mënyrë tipike ju i ndani dokumentet ndryshe, në varësi të faktit nëse punoni dhe bashkëpunoni në një grup ose dërgoni dokumente në një intranet për të tjerët për të parë statusin aktual të njohurive ose versionit të dokumentit.
- Ndani me anëtarët. Përdorimi i Office 365 me SharePoint Online siguron qasje në Office Web Apps, shfletuesin me bazë shërbimin e lehtë që mund të përdorni për të krijuar, modifikuar dhe shpërndarë dokumente në internet. Përdoruesit me Microsoft Office mund të sinkronizojnë skedarët nga kompjuteri i tyre me skedarët e ruajtur në SharePoint Online për t'u ndarë me anëtarët. Gjithashtu, përdoruesit me Microsoft Office mund të sinkronizojnë skedarët dhe dosjet nga SharePoint Online në një kompjuter ose pajisje mobile për të punuar jashtë linje.
- Ndani me jo-anëtarët. Duke supozuar që jo të gjithë në organizatën tuaj kanë një abonim në Office 365, dokumentet mund të ndahen në varësi të grupit të lejeve. Për shembull, joanëtarët si ekipet ekzekutive në organizatën tuaj mund të kenë nevojë të mbajnë vlerësimin e një dokumenti të dokumenteve të marketingut ku zbulimi i tregut ose përvojat e konsumatorëve janë kapur në këtë fushë.
- Ndani nga OneDrive. Ju mund të ndani fotografi me përdorues të brendshëm nga OneDrive. Ju mund të përdorni OneDrive si një zonë skenë para se të zhvendosni dokumentet në një bibliotekë dokumenti të SharePoint Online.