Një organizatë e vogël shkon shumë gjatë kërkimit të dosjeve
Nëse kaloni më shumë kohë në kërkim të dosjeve të Microsoft Word, sesa që punoni në to, atëherë është koha të përfitoni nga disa nga tiparet organizative të Word-it dhe ofertës suaj kompjuterike.
Ruaj të gjitha dosjet e tekstit me tablotë
Ruajtja e çdo skedari Word me një imazh të pamjes ose tablove i bën ata më të lehtë për tu identifikuar pa i hapur ato. Ju mund t'i ruani të gjitha dokumentet e Fjalës me një pamje paraprake ose imazhesh duke ndjekur vetëm disa hapa:
- Hapeni Microsoft Word- in .
- Klikoni mbi File në shiritin e menysë.
- Zgjidhni Properties në pjesën e poshtme të drop-down menu.
- Klikoni butonin Përmbledhje .
- Vendosni një shenjë tjetër pranë Save preview picture me këtë dokument ose Save Thumbnails për të gjitha dokumentet Word (në varësi të versionit tuaj të Word).
- Kliko OK .
Përditëso veçoritë e dokumentit të Word
Nëse punoni me sasi masive të dokumenteve të Fjalës që kanë emra dhe vende të ngjashme, patjetër do të dëshironit të përfitoni nga veçoritë e dokumenteve të Word- it . Kthehuni te File > Properties > Përmbledhje dhe përfshini komente, fjalë kyçe, kategori, titull ose informacion mbi subjektin, gjë që do t'ju ndihmojë të dalloni skedarët. Kur vjen koha për të bërë një kërkim, Fjala mund të gjejë pikërisht atë që ju nevojitet.
Bëni Dosjet në Kompjuterin Tuaj dhe Përdorini ato
Vendosni një dosje për të gjitha dokumentet e tua të Fjalës duke e quajtur atë diçka që nuk do të harrosh, si "MyWordDocs". Plotësoni atë me dosje me emra që kanë kuptim për ju dhe i përdorin ato. Nëse jeni përgjegjës për prodhimin e shënimeve javore të mbledhjes, për shembull, bëni një dosje për ato shënime dhe përfshini dosje shtesë brenda saj për muaj apo vite.
Nëse keni vite të dokumenteve të Word-it të shpërndara në kompjuterin tuaj dhe nuk keni kohë për t'i hapur ato dhe për të vendosur nëse ata janë mbajtës apo jo, vetëm të krijoni një dosje për secilin nga vitet që ato dokumenta të vjetra janë nga dhe lëshojnë të gjitha dokumentet e vitit 2010 një dosje, 2011 në një tjetër dhe kështu me radhë derisa të keni kohë për t'i rishikuar ato.
Përdorni një Sistem Emërtimi të Distanzuar File
Vendosja e një sistemi emërtimi është ndoshta gjëja më e rëndësishme që mund të bëni për të ndihmuar kur vjen koha për të gjetur skedarët që dëshironi. Nuk ka asnjë mënyrë të drejtë për të emëruar dosjet tuaja, por marrja e një sistemi të emërtimit dhe përdorimi i tij vazhdimisht vlen përpjekjet. Sugjerimet janë:
- Përfshini llojin e dokumentit, kështu që mund të thoni në një shikim se çdo emër i skedarit që përmban "Kontratë", "Lease" ose "Buletini" nuk është letra që kërkoni.
- Filloni emrin me emrin e klientit (ose emrin e fundit të marrësit nëse dokumentet janë letra).
- Përfshini datën në emrin e skedarit.
Merrni kohën tuaj
Nëse kompjuteri juaj tashmë është i mbushur me skedarë, mos u mundoni të zgjidhni të gjitha problemet tuaja organizative menjëherë. Pushoni punën në pjesë të menaxhueshme dhe kaloni 15 minuta në ditë duke punuar në të. Ndërsa hapni skedarët e humbur të Fjalës në kompjuterin tuaj, vendoseni në një nga dosjet që keni bërë, bëni një dosje të re ose fshini ato nëse nuk keni më nevojë për to. Nëse ju nuk mund ta bëni mendjen tuaj, vendoseni në një dosje me titull HoldUntilDate dhe zgjidhni një datë mjaft larg në të ardhmen, që nëse nuk e keni hapur dosjen deri atëherë, do të ndiheni mirë duke e fshirë atë. Çfarëdo lloj dosjesh që bëni, i vendosni të gjithë në dosjen tuaj të madhe të Fjalës, kështu që ju do të dini se ku duhet të shikoni.