Nëse jeni si shumica e përdoruesve, ndoshta nuk shpenzoni shumë kohë duke menduar se çfarë të emërtoni dokumentet tuaja kur i ruani ato. Për fat të keq, kjo mund ta bëjë të vështirë gjetjen e skedarit që dëshironi pa pak kërkim - mund të hapni edhe disa skedarë të ndryshëm për të gjetur atë që dëshironi.
Zhvillimi i një sistemi emërtimi për dokumentet tuaja dhe marrja në përdorim e zakonit do t'ju kursejë kohë dhe frustrim kur vjen koha për të gjetur dokumentin që ju nevojitet. Në vend që të kërkoni nëpër dokumente të panumërt me emrat e skedarëve të pasaktë, një sistem emërtimi do t'ju ndihmojë të shpejtoni kërkimin tuaj.
Sistemi i emrit të duhur
Nuk ka asnjë mënyrë të drejtë për të emëruar skedarët tuaj, dhe sistemet e emërtimit do të ndryshojnë nga përdoruesi tek përdoruesi. Ajo që është e rëndësishme është gjetja e metodës që ka kuptim për ju, dhe pastaj aplikimi i tij vazhdimisht. Këtu janë disa këshilla për të filluar:
- Përfshirja e datës kur dokumenti është kompozuar në emrin tuaj të skedarit: Ky është potencialisht një nga elementët më të dobishëm për t'u përfshirë në një emër file, veçanërisht kur keni të bëjmë me korrespondencën. Edhe nëse nuk mbaj mend saktësisht kur përpiloni një dokument, do të keni mundësi të kufizoni kërkimin tuaj në një periudhë të caktuar kohore.
- Përfshirja e emrit të marrësit në emrin tuaj të skedarit: Kjo është një praktikë veçanërisht e vlefshme kur punon me shkronja, por mund të jetë një element i dobishëm për llojet e tjera të dokumenteve, siç janë kontratat, memorandumet dhe madje edhe shënimet.
- Tregoni se çfarë lloj dokumenti është skedari: Përsëri, kjo do të duket si një e dhënë për disa përdorues dhe kjo për shkak se është një pjesë e tillë e rëndësishme e një emri file. Nëse kërkoni një letër që keni shkruar, mund të eliminoni një skedar që ka "kontratë" ose "shënime" në emër.
- Kushtojini vëmendje mënyrës se si urdhëroni elementet e emrit të skedarit: Ndërkohë që kjo nuk mund të ju ndihmojë të dalloni skedarët tuaj, kjo do t'ju ndihmojë të porositni ato kur kërkoni. Duke përdorur kontrollet e klasifikimit në kutinë e dialogut të Hapur në Word ose në Windows Explorer, mund të renditni skedarët tuaj në mënyrë alfabetike (ose numerikisht) në mënyrë që të renditen sipas karakterit të parë në emrin e skedarit.
Kjo nuk është një listë e plotë e këshillave për emërtimin e skedarëve, por është një vend i mirë për të filluar. Sapo të filloni një praktikë të emërtimit të skedarëve tuaj në një mënyrë të qëndrueshme, do të zhvilloni një sistem që funksionon më mirë për ju-dhe mund të dalë me disa truket tuaja.