Nëse i përgjigjeni një email-i, duhet të jetë e qartë se për çfarë po përgjigjeni. Kjo është arsyeja pse teksti i mesazhit origjinal citohet zakonisht në një përgjigje. Aq shumë është e qartë, por mënyra më e mirë për të cituar tekst në një email nuk është.
Ekziston një kuazi standard shumë i ndjeshëm për të bërë gjënë e duhur. Kjo ju bën të japin kuotën e sa më shumë që është e nevojshme në një mënyrë që i lejon marrësit të përgjigjes suaj pikërisht atë që po reagoni. Nëse të gjithë klientët e emailit (ose përdoruesit e emailit) përputhen, mesazhet gjithmonë duken të pastra dhe të pastra dhe ato janë të lehta për t'u lexuar.
Citimi në mënyrën e sugjeruar është gjëja e duhur për të bërë, por është gjithashtu një punë për të shkurtuar tekstin e cituar dhe për ta bërë atë të duket e bukur. A është kjo me të vërtetë e nevojshme për një përgjigje të shpejtë dhe të shkurtër? Dhe në qoftë se përpiqeni të citoni duke përdorur indentation duhur në një program email si Outlook, ju ose do të uleni për një orë mbi një përgjigje ose dështojnë mjerisht (ose, me siguri, të dyja).
Rruga e dembelës: E lehtë, ende e saktë dhe e mirë
Për fat të mirë, gjithmonë ka më shumë se një mënyrë për të bërë diçka. Në mënyrë tipike, këto opsione nuk janë të përsosur, por lehtë mund të jetë më shumë se një qasje e duhur. Tani, këtu është mënyra më e relaksuar, por ende e përkryer e lexueshme dhe e pranueshme dhe e pajtueshme - dhe e duhur - për t'iu përgjigjur një email-i.
Për të formatuar një përgjigje të email-it si duhet duke qenë dembel:
- Filloni mesazhin tuaj në krye të përgjigjes.
- Përfshini mesazhin origjinal që po përgjigjeni më poshtë.
- Sigurohuni që nënshkrimi juaj të jetë mbi tekstin e cituar.
- Mos bëni ndonjë ndryshim në materialin e cituar.
- Natyrisht, mund të shkurtoni gjatësinë e tepërt dhe (shpesh duhet të hiqni) inline attachments. Replace them with "[...]".
- A përsëris, sa më pak fjalë të jetë e mundur, pyetjet që po përgjigjeni.
- Në vend të një "Po", provoni "Ju pyetët nëse duam mollë. Po, bëjmë". ose "Ne duam mollë, po".
- Sigurohuni që teksti i cituar të mos jetë i prerë, as duke përdorur shenja '>', as shirita të kuotimit.
- Nëse ju përgjigjeni përgjigjes së një përgjigjeje, mund të hiqni mesazhet e vjetra, tani të panevojshme nga fundi.
Në klientët e emailit dhe shërbimet si Gmail që automatikisht arkivojnë dhe diskutojnë në mënyrë inteligjente, ky stil i përgjigjes punon veçanërisht mirë. Meqenëse i gjithë teksti i cituar është në një vend, ai mund të fshihet lehtë dhe pa e shqetësuar koherencën e mesazhit, ndërkohë që konteksti mes mesazheve është krijuar përmes emaileve origjinale.
Vendosni programin e emailit tuaj për përgjigje të lehta dhe të sakta
Për të qenë më vonë dembel, së pari duhet të bëni disa punë setup. Shumica e programeve dhe shërbimeve të email-it mund të konfigurohen për dembel por të saktë duke iu përgjigjur lehtë, edhe pse:
- Eudora
- hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail