Përdorimi i teknikave financiare për të justifikuar blerjen e një aseti IT
Justifikimi i investimeve IT është një aftësi kritike për këdo që punon në teknologji. Ndërsa shumë vendime të investimeve IT do të bëhen nga lidershipi në organizatën IT, shpesh propozimet për pajisje të reja ose shërbime do të vijnë nga stafi IT. Është e rëndësishme të kuptojmë terminologjinë dhe teknikat bazë për të bërë një rast për të investuar në një pjesë të re të pajisjeve. Është një gjë të kërkoni të zëvendësoni software-in tuaj të ndihmës. Ju ndoshta do të dëgjoni, "ne do të shqyrtojmë atë - blah blah blah". Përndryshe, thuani diçka si "zëvendësimi i softuerit të ndihmës tonë do të kurseni $ 35,000 në vit dhe do të paguani për veten në 3 vjet", do të merrni një përgjigje shumë më pozitive nga menaxhimi juaj IT. Unë mund t'ju siguroj për këtë.
Ky artikull do t'ju japë aftësitë themelore të nevojshme për të analizuar dhe krijuar një vlerësim për një investim të propozuar të IT. Ju duhet të kuptoni bazat para se të merrni një zhytje të thellë në këto teknika financiare. Shikoni për artikujt e ardhshëm, ku unë do të siguroj teknika analitike më të avancuara për justifikimin e një investimi IT në pajisje apo shërbim.
Terminologjia bazë e analizës së investimeve IT
Shpenzimet Kapitale (CAPEX): Kapitali është një term i përdorur për të dalluar një blerje që ka një jetë të dobishme për më shumë se një vit. Për shembull, kur një kompani blen një laptop për një punonjës, pritet që laptopi të zgjasë 3 ose 4 vjet. Kontabilistët kërkojnë që ky lloj investim IT të shpenzohet gjatë asaj periudhe në vend që të jetë shpenzim në vitin që është blerë. Një kompani zakonisht ka politika mbi jetën e dobishme të pajisjeve, si dhe një sasi minimale të dollarit për një shpenzim kapital. Për shembull, një tastierë që kushton 50 dollarë nuk do të konsiderohej kapital.
Zhvlerësimi: Zhvlerësimi është metoda që përdoret për të përhapur shpenzimet e një investimi kapital IT gjatë jetës së dobishme të blerjes. Për shembull, supozoni se politika e kontabilitetit për kapital përdor zhvlerësimin e drejtë të linjës. Kjo thjesht do të thotë se amortizimi do të jetë i njëjtë në çdo vit. Le të themi që blini një server të ri për $ 3,000 me një jetë të pritur prej 3 vjetësh. Zhvlerësimi i këtij investimi IT do të jetë $ 1,000 çdo vit për 3 vjet. Kjo është zhvlerësimi.
Rrjedha e parasë: Rrjedha e parasë është lëvizja e parave të gatshme brenda dhe jashtë biznesit. Ju duhet të kuptoni dallimin në mes të parave dhe sendeve jo të gatshme. Zakonisht, paraja përdoret kur llogaritet vlera e investimeve IT. Zhvlerësimi është një shpenzim jo i parave të gatshme që do të thotë se aktivi themelor tashmë është paguar, por ju po e përhapni shpenzimin gjatë jetës së aktivit. Blerja origjinale e investimit IT do të konsiderohet rrjedhja e parasë kur bën analiza financiare.
Rate Discount: Kjo është një normë e përdorur në analizë për të llogaritur faktin se një dollar sot vlen më shumë se një dollar në 5 ose 10 vjet. Përdorimi i një norme skontimi në analizën e investimeve IT është një metodë për të parashikuar dollarë të ardhshëm në terma të dollarëve të sotëm. Vetë norma e zbritjes është subjekt i shumë librave tekstorë. Nëse keni nevojë për një normë skontimi shumë të saktë për kompaninë tuaj, kontaktoni departamentin tuaj të kontabilitetit. Përndryshe do të përdorim diçka si 10% e cila përfaqëson inflacionin dhe normën që një kompani mund të fitojë me paratë që nuk janë investuar në pajisjen tuaj të IT. Është një lloj kostoje e mundësive.
Teknikat e Analizës së Investimeve të TI
Ka shumë metoda për të ndihmuar në vlerësimin e investimeve IT (kapital). Me të vërtetë varet nga lloji i investimeve që po bëni dhe maturimi i IT organizatës në vlerësimin e blerjeve kapitale. Madhësia e organizatës gjithashtu mund të luajë një rol. Por mbani në mend kjo është diçka që nuk merr shumë kohë dhe madje edhe nëse punoni për një organizatë të vogël apo të mesme, kjo përpjekje do të vlerësohet.
Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë 2 teknika të thjeshta të investimeve IT. Unë do të ju inkurajoj që të përdorni të dyja bashkë, ata tregojnë një pasqyrë më të plotë të vlerës së investimit IT të propozuar.
- Vlera neto aktuale
- Periudha e rimbursimit
Vlera aktuale neto (NPV)
Vlera aktuale neto është një teknik financiar që rregullon një sërë fluksesh të mjeteve monetare me kalimin e kohës dhe zbret secilin në periudhën aktuale. Vlera e tanishme neto merr parasysh vlerën kohore të parave. Është tipike të shikosh hyrjet në para të gatshme dhe daljet e parave të gatshme gjatë një periudhe 3-5 vjeçare dhe të ulësh flukset hyrëse neto më pak nga dalja neto në një vlerë të vetme. Nëse numri është pozitiv, atëherë projekti do t'i shtonte vlerë organizatës dhe nëse NPV është negativ, do të ulte vlerën e organizatës. Fuqia e vërtetë e analizës NPV është kur krahasojmë investimet alternative IT. NPV siguron një vlerë relative të skenarëve të investimeve IT dhe ajo me NPV më të lartë zakonisht merret nga alternativat e tjera.
Pjesa e vështirë e llogaritjes së vlerës aktuale neto është numri aktual për t'u përdorur në analizë. Në anën e daljes së ekuacionit mund të përdorni koston totale të investimit së bashku me shpenzimet e mirëmbajtjes dhe kostot e zbatimit. Ana e hyrjes mund të jetë më e vështirë për t'u arritur. Nëse investimi IT gjeneron të ardhura shtesë, kjo është shumë e drejtë përpara dhe mund t'i përdorni këto shifra në analizën tuaj. Kur hyrjet (ose përfitimet) janë në anën e butë do të thotë se ato janë më subjektive, si kursimet në kohë, është shumë më e vështirë të vlerësohet.
Më e mira që mund të bëni është që të dokumentoni supozimet dhe të shkoni me zorrën tuaj. Le të marrim një shembull ku bëjmë një investim IT në një paketë softueri të ndihmës. Përfitimi i një investimi të tillë është koha e kursyer nga stafi i TI-së dhe ndoshta rritja e kënaqësisë nga komuniteti i përdoruesve. Nëse jeni duke zëvendësuar një paketë software ekzistuese të ndihmës, mund të kurseni gjithashtu para për mirëmbajtjen nga ai sistem. Ju duhet të prishni hyrjet dhe daljet në mënyrë që të kryeni një analizë të vlerës aktuale neto (NPV) për propozimin e investimit tuaj në IT.
Hyrjet: Hyrjet ose përfitimet që rezultojnë nga një investim IT mund të jenë subjektive dhe më pak të sakta. Shpesh herë, përfitimi i një investimi IT është kursimi në kohë, kënaqësia e klientit apo numra të tjerë "të butë". Këtu janë disa shembuj të hyrjeve.
- Kostot e ruajtura të mirëmbajtjes nga softueri në pension
- Koha e ruajtur nga stafi i TI-së për shkak të rritjes së efikasitetit
- Rritja e të ardhurave
Daljet: Daljet janë zakonisht më të lehta për tu vlerësuar, por disa mund të jenë edhe subjektive. Këtu janë disa shembuj të daljeve.
- Kostoja e softuerit (tarifat e licencës, etj)
- mirëmbajtje
- Shpenzimet e jashtme të zbatimit
Ky imazh më i madh tregon një analizë të thjeshtë të investimeve IT duke përdorur analizën e vlerës aktuale neto (NPV). Excel e bën këtë lloj analize shumë të thjeshtë. Ajo gjithashtu ka një funksion për të llogaritur NPV. Siç mund të shihni nga imazhi, unë kam paraqitur hyrjet dhe daljet nga viti dhe pastaj llogaritur NPV bazuar në normën e skontimit prej 10%.
- Analiza NPV: investime IT Screenshot (imazh i madh)
Periudha e rimbursimit
Rezultati i analizës së periudhës së Payback tregon se sa gjatë merr investimi IT për të rimarrë koston e investimit. Zakonisht thuhet në vite, por kjo varet nga horizonti kohor i analizës. Periudha e pagesës mund të jetë një llogaritje e thjeshtë, por vetëm me një grup shumë të thjeshtë supozimesh. Këtu është formula për të llogaritur Periudhën e Shpërblimit për një investim IT. Në përgjithësi, sa më e shkurtër Periudha e Shpagimit, aq më pak e rrezikshme është investimi IT.
[Kostoja e investimeve IT] / [Fitimet vjetore të gjeneruara nga investimet e IT]
Le të shohim skenarin ku po blen një copë e-commerce software për $ 100,000. Supozoni se kjo pjesë e softuerit rrit të ardhurat me $ 35,000 çdo vit. Përllogaritja e Periudhës së Pagesës do të ishte $ 100,000 / $ 35,000 = 2.86 vjet. Pra, ky investim do të paguante për vete në 2 vjet e 10 muaj.
Ekziston një pengesë e rëndësishme e llogaritjes së Periudhës së Shpagimit duke përdorur një grup të tillë të thjeshtë të supozimeve. Ka shumë pak gjasa që të ardhurat që vijnë nga investimi i IT do të vijnë në mënyrë të barabartë gjatë një periudhe të zgjatur kohore. Është shumë më realiste që burimi i të ardhurave të jetë i pabarabartë. Në këtë rast, duhet të shikoni rritjen vjetore kumulative të të ardhurave derisa investimi origjinal IT të jetë "paguar".
Konsideroni të njëjtin shembull nga lart. Le të supozojmë se në vitin 1, rritja neto e të ardhurave nga investimi IT është 17,000 $. Në vitet 2, 3, 4 dhe 5 është respektivisht $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 dhe $ 33,000. Ndërsa kjo është një rritje mesatare vjetore e të ardhurave prej $ 35,000, periudha e pagimit është e ndryshme për shkak të të ardhurave të pabarabarta të gjeneruara nga ky investim. Periudha e pagesës në shembull është në të vërtetë më shumë se 3 vjet, e cila është më e gjatë se llogaritja fillestare duke përdorur një mesatare. Duke parë rritjen në kumulative të të ardhurave, mund të shihni kur investimi origjinal është i mbuluar. Në këtë shembull, gjeni vetëm se ku mbulohet kostoja e investimit IT ($ 100,000). Ju mund ta shihni se ndodh në mes të vitit 3 dhe vitit 4.
Rritja kumulative e të ardhurave:
- Viti 1 - $ 17,000
- Viti 2 - 46,000 dollarë
- Viti 3 - $ 91,000
- Viti 4 - 142,000 dollarë
- Viti 5 - $ 175,000
Hidhni një sy në mostrën Excel spreadsheet investimesh për formulën e hollësishme për llogaritjen e Periudhës së Payback.
Propozimi i investimeve IT
Ndërsa llogaritjet janë të rëndësishme në një analizë të investimeve IT, nuk është gjithçka. Unë me forcë ju rekomandoj që të vendosni një propozim në vend që të shtypni spreadsheet-in tuaj ose t'i dërgoni email rezultatet. Mendoni për ZKF-në tuaj si audiencë kur bashkoni propozimin. Në fund të fundit, nëse mund të përfundojë në tryezën e saj gjithsesi.
Unë do të rekomandoj që të filloni propozimin me një përmbledhje të shkurtër të investimit IT (kapitalit) që po propozoni, pasuar nga një përmbledhje e shkurtër në fjalët e rezultateve të analizës suaj (së bashku me llogaritjet përmbledhëse). Së fundi, bashkëngjitni analizën e hollësishme të tabelës dhe keni një propozim profesional që shefi juaj do të vlerësojë.
Paketa e propozimit për investime në IT mund të përfshijë:
- Përmbledhje: një paragraf ose dy që përmbledhin investimet IT që po propozoni.
- Arsyetimi: një paragraf ose dy që përmbledhin rezultatet e analizës tuaj së bashku me teknikën që keni përdorur (përfshini një tabelë përmbledhëse)
- Printimi: një printim i pastër i spreadsheet-it të Excel-it që tregon analizën e hollësishme
Sample spreadsheet Excel
Tabela Excel e mostrës ka 3 fletë duke përfshirë:
- përmbledhje
- Llogaritja e vlerës aktuale neto (NPV)
- Llogaritja e pagave
- IT Investime Analiza - Excel 97-2003 Version
Nëse keni ndonjë pyetje në lidhje me justifikimin e investimeve në TI, më lini mua një email ose post në Forumin e Re Teknik.