Ka shumë arsye të mira pse digjitalizimi i dokumenteve të letërsisë mund të jetë një ndihmë e madhe kur bëhet fjalë për organizimin e zyrës tuaj në shtëpi (ose për këtë çështje, shtëpia juaj). Para së gjithash, mund të heqësh qafe shumë letra shtesë që janë ngulitur në sirtarë dhe skedarë, ose duke marrë hapësirë të vlefshme për tavolinë.
Dosjet digjitale (madje edhe PDF) mund të konvertohen në skedarë të kërkueshëm me përdorimin e softuerit të njohjes së karaktereve optike (OCR) që zakonisht vjen me printerin (HP ka një video shumë të ftohtë që shpjegon se si punon OCR dhe si mund të ndihmojë në thjeshtësimin e detyrës së thjeshtimi i jetës suaj).
Kjo do të thotë se jo vetëm që informacioni juaj nuk merr ndonjë hapësirë, është gjithashtu shumë më e lehtë për të gjetur se sa do të ishte në letër. Dhe ju mund të ruani skedarët tuaj dixhital, megjithatë, siç ju pëlqen - në CD ose DVD, në një flash disk, në një depo të magazinimit online ose në të gjitha ato që u përmendën më sipër. Kështu që mund të jeni të sigurt se kur keni nevojë për diçka, ju mund t'i merrni duart tuaja mbi të.
Kur filloni të digjitalizoni skedarët tuaj të shtëpisë, është koha e përkryer për të krijuar një grup skedarësh të organizuar që do ta bëjnë jetën tuaj më të thjeshtë. Mendoni për kategoritë e dokumenteve që ju nevojiten, dhe krijoni një dosje për secilën prej tyre. Dëftesat e kartës së kreditit në një dosje; dokumentet e sigurimit të makinës në një tjetër; faturat e telefonit, faturave të ushqimeve, faturat e riparimit në shtëpi, etj, të gjithë mund të jepen dosje të ndara. Dhe brenda çdo dosjeje, krijoni nën-dosjet për çdo vit (ose muaj). Është shumë më e lehtë të fillosh me një sistem të organizuar dhe pastaj thjesht të shtosh dokumente të reja në skedarin e duhur ndërsa shkon përpara se sa të vazhdosh të përpiqesh të riorganizosh sistemin çdo herë që një faturë e re të skanohet.
Sigurohuni që skaneri ose printeri juaj erdhi me softuer OCR (softueri ABBYY FineReader duket se vjen në paketën me shumë printera dhe skanera që unë testoj). Nëse nuk gjeni ndonjë, mos u frikësoni. Ka një shans të mirë që tashmë të keni disa softuer të mirë OCR të instaluar tashmë në kompjuterin tuaj, për aq kohë sa jeni duke përdorur Windows. Softueri më i mirë OCR që tashmë keni, do t'ju udhëheq përmes procesit të gjetjes dhe përdorimit të softuerit së bashku me skanerin tuaj për të krijuar dokumente të redaktueshme.
Sigurisht, kjo sjell një tjetër pikë të rëndësishme: Ju duhet të keni të paktën një skaner dokumentesh nëse do ta bëni këtë punë. Ajo nuk duhet të jetë e shtrenjtë, ose e zbukuruar. Nëse ju nuk keni një, tani është një kohë e mirë për të kërkuar një; filloni me këto Shqyrtime të Skanerëve të Fotografive dhe Skanerëve të Dokumenteve për disa blerje më të mira. Nëse nuk doni një skaner të veçantë, një printer gjithë-në-një i lirë do ta bëjë punën në mënyrë të përsosur.
Pra, këtu është pjesa e vështirë. Marrja e sistemit nuk është shumë e ndërlikuar; madje edhe skanimi i dokumenteve tuaja nuk do të jetë shumë e vështirë. Çfarë është e vështirë është të siguroheni që automatikisht të bëni atë sa herë që të merrni fatura të reja ose dokumente. Përndryshe, gazetat do të fillojnë të grumbullohen përsëri dhe do të ndiheni sikur të keni humbur kohën. Pra, rrinë me të!