Mesazhet e dërguara shpesh janë të mbushura me karaktere dhe adresa të panevojshme
Kur një email është dërguar disa herë, shpesh mbledh fjalë, karaktere dhe adresa elektronike të panevojshme që nuk janë më të nevojshme dhe që duhet të pastrohen para se ta dërgojnë atë përsëri.
Para se të dërgosh këtë mesazh në kontaktet e tua, merre parasysh këtë etiketë të thjeshtë të postës elektronike për hir të marrësve tuaj.
Si të pastroni email-in të dërguara
Ndiqni këto këshilla për të shpejt të bërë një email të përcjellë më të dukshëm:
Hiq adresat e panjohura me email
Kur një e-mail është përcjellë si-është pa ndonjë redaktim paraprakisht, marrësi mund të shohë adresat e email-it në të cilat është dërguar mesazhi origjinal.
Kjo mund të jetë e dobishme në disa raste ku doni që pranuesi i ri të shohë se kush e ka parë email-in ose kur është dërguar origjinal, por zakonisht nuk është ide e mirë t'i mbani të gjithë. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur pak nëse ndonjë prej përfituesve të tjerë në të vërtetë ka shtuar ndonjë informacion në email.
Kreheni mesazhin dhe fshini çdo titull që përfshin adresat e tjera të postës elektronike që u është dërguar mesazhi.
Fshij shënuesit në vijim
Pasi një email-i është dërguar disa herë, fusha dhe trupi i lëndës mund të mbledhin një ose më shumë ">" karaktere ose fjalë të tëra si "përpara", "FWD" ose "FWDed". Është një ide e mirë për t'i hequr këto për të ulur mesazhin e përgjithshëm.
Në fakt, mbajtja e këtyre personazheve mund ta bëjë marrësin të mendojë se mesazhi është spam ose që nuk u intereson mjaftueshëm për postën elektronike për të hequr këto karaktere të mbetura.
Merrni parasysh Ngjyrën dhe Madhësinë e Tekstit
Është shumë e zakonshme që emailet e përcjellura të mbajnë të njëjtin stil, zakonisht tekst me madhësi të ndryshme dhe më shumë se një ngjyrë. Kjo shpesh është e vështirë për tu lexuar dhe shpejt mund ta detyrojë një marrës që ta shkarkojë tërë mesazhin si spam.
Mundohuni të rregulloni emailin për ta bërë më të lehtë leximin.
Shkruani pranë krye të mesazhit
Çdo koment që dëshironi të shtoni në emailin e dërguar duhet të vendoset në krye të postës elektronike në mënyrë që marrësi të mund të shohë qartë komentet tuaja së pari.
Ju mund të shkruani në lidhje me atë se cila është e-mail ose përse po e përcillni, por pa marrë parasysh se cila është arsyeja juaj, duhet të shihet qartë në krye, përndryshe marrësi nuk do ta shohë atë derisa ta lexojnë atë mesazh i tërë.
Gjëja e fundit që dëshironi është që komentet tuaja të përzihen dhe të keqinterpretohen për tekstin në mesazhin origjinal.
Alternativat për dërgimin e rregullt
Një alternativë për të përcjellë një mesazh është ruajtja e email-it në një skedar dhe pastaj bashkangjitja e mesazhit si një shtojcë e-mail. Disa klientë të email-it kanë një buton për këtë, si Microsoft Outlook . Për të tjerët, provo ta shkarkoni e-mailin si një skedar, si një skedar EML ose MSG , dhe pastaj dërgojeni si një shtojcë të rregullt të skedarit.
Një tjetër mundësi është që të kopjoni tekstin origjinal dhe pastaj ta ngjisni atë si tekst të thjeshtë për të shmangur kopjimin e çdo stilesh të formatimit të çuditshëm ose ngjyrave jashtë vendit. Gjithashtu sigurohuni që teksti i përcillet në kuotat në mënyrë që marrësi i ri të mund të shohë qartë se cila pjesë e emailit nuk është nga ju.