Prezantoni veten, vendosni kontekstin dhe mbani atë të shkurtër
Mesazhimi i menjëhershëm mund të jetë një metodë standarde e komunikimit për ju, por disa njerëz ende e kanë të frikësuar. Nëse jeni mësuar me tekstet ose miqtë dhe kolegët e mesazheve të çastit, mund të mos kuptoni se si mund të duket një tekst që del nga fusha e majtë në një kontakt të ri. Ky lloj befasi është veçanërisht një shqetësim në një kontekst biznesi. Kur përdorni tekstet në biznes, mbani në mend etikën e mesazheve të të dhënave dhe ndiqni disa rregulla të thjeshta të sjelljes.
Pyetni lejen për të dërguar një mesazh teksti
A ka personi që dëshironi tekstin që pranohet të kontaktohet në atë mënyrë? Mos supozoni se të gjithë mbajnë një telefon celular në çdo kohë për të marrë mesazhe tekstesh ose është në internet për të përdorur mesazhe të menjëhershme përmes një rrjeti, Facebook ose programe të tjera të mesazheve të menjëhershme. Pyesni personalisht ose në një bisedë telefonike se si individët preferojnë të kontaktohen. Ju mund të zbuloni se ata kanë një plan të kufizuar të teksteve ose që përdorimi i IM-së dekurajohet në workstations e tyre.
Prezantoni veten kur dërgoni një mesazh fillestar
Prezantoni veten në mesazhin tuaj dhe bëni atë të shkurtër. Ndërkohë që emri, pseudonimi ose numri i telefonit mund të shfaqen, në varësi të metodës së mesazheve që përdor, marrësi juaj po sheh tekstin jashtë kontekstit. Filloni mesazhin me një hyrje dhe një kornizë referimi, si:
- "Unë jam Joan Smith nga XYZ Consultants. A keni kohë për të diskutuar pyetjen që më keni kërkuar në telefon javën e kaluar?"
- "Është Brad Jones nga kontabiliteti, kam një pyetje në lidhje me kërkesën tuaj të rimbursimit. A keni kohë për t'iu përgjigjur tani, apo duhet t'ju thërras më vonë?"
Duke bërë këtë, ju shmangni që mesazhi juaj të jetë një pyetje e rastësishme dhe ndoshta e shtrembëruar nga një person që marrësi mund të kujtohet vetëm pak ose aspak.
Ndërsa shumë programe të mesazheve të çastit kanë një arkiv që u mundëson njerëzve të zbulojnë se kush je dhe çfarë ke folur në të kaluarën, është zakonisht një ide e mirë për të prezantuar veten edhe më shkurt në bisedat e mëvonshme, veçanërisht nëse keni ndryshuar pseudonimin ose numrin e telefonit.
Mbajeni Mesazhin e Parë të një Brief String
Filloni me futjen dhe kontekstin derisa personi të përgjigjet. Përndryshe, ju mund të shkruani dhe të dërgoni një mesazh të detajuar që nuk është parë kurrë. Kjo është një praktikë e mirë për të gjitha vargjet e mesazhit.
Ndiqni me mirësi nëse nuk merrni përgjigje
Dërgimi i një mesazhi me tekst ose IM dhe marrja e përgjigjeve mund të nënkuptojë disa gjëra. Personi mund t'ju injorojë, por personi ka më shumë gjasa të mos e monitorojë telefonin ose kompjuterin për të parë mesazhin tuaj. Pas një sasie të përshtatshme kohe, përcillni me një mesazh shtesë por gjithashtu përpiquni të kontaktoni personin me anë të postës elektronike ose telefonit. Kur është e përshtatshme, gjithashtu mund të ndaloni nga tavolina e personit.
Këto protokolle i kthehen asaj se si njerëzit preferojnë të kontaktohen. Ndërsa mesazhet mund të jenë mënyra e vetme që dëshironi të komunikoni, nuk është zgjedhja e parë e të gjithëve. Nëse doni të keni marrëdhënie pune produktive, kuponi dhe respektojeni se njerëzit kanë preferenca të ndryshme.