Shumica e kompanive janë të njohura me atë që mund të bëhet në Microsoft Word dhe Excel, por të kuptuarit se çfarë mund të bëjë Microsoft Access, është paksa më e vështirë për t'u kuptuar. Ideja e krijimit të bazave të të dhënave dhe përpjekja për të mbajtur ato duket si një përdorim i panevojshëm i burimeve. Megjithatë, për bizneset e vogla, ky program mund të ofrojë disa avantazhe të dallueshme, veçanërisht kur bëhet fjalë për menaxhimin e rritjes dhe organizimit.
Microsoft Access siguron një mënyrë shumë më të fuqishme për kompanitë e vogla për të ndjekur të dhënat dhe projektet se sa Excel ose Word. Qasja mund të marrë më shumë kohë për të mësuar se aplikacionet më të përdorura të Microsoft, por gjithashtu ka vlerën më të madhe për ndjekjen e projekteve, buxheteve dhe rritjes. Të gjitha të dhënat e nevojshme për të drejtuar një biznes të vogël për krahasim dhe analiza mbahen në një program të vetëm, duke e bërë më të lehtë për të drejtuar raporte dhe grafikë se çdo program tjetër. Microsoft ofron një numër të shablloneve për të thjeshtuar procesin e të mësuarit dhe përdoruesit mund të personalizojnë shabllonet ashtu siç shkojnë. Kuptimi i bazave të Microsoft Access mund të ndihmojë bizneset e vogla të shohin vlerën e plotë të tyre në operacionet e tyre të përditshme.
Nëse tashmë po përdor një spreadsheet, është e lehtë të konvertohesh spreadsheet-in tuaj në një bazë të dhënash Access.
Ruajtja e Informacionit të Klientit
Baza e të dhënave lejon bizneset të gjurmojnë të gjithë informacionin e nevojshëm për çdo klient ose klient, duke përfshirë adresat, informacionin e rendit, faturat dhe pagesat. Përderisa baza e të dhënave ruhet në një rrjet ku të gjithë punonjësit mund t'i qasen asaj, përdoruesit mund të sigurojnë që informacioni të mbetet i tanishëm. Për shkak se informacioni i klientit është kritik për çdo biznes të vogël, baza e të dhënave mund të sigurohet. Shtimi i formularëve në bazën e të dhënave ndihmon bizneset e vogla që të dhënat hyjnë në mënyrë të vazhdueshme nga të gjithë punonjësit.
Ndërsa përdoruesit bëhen të njohur me programin, mund të shtohen komponente më të përpunuara, të tilla si hartimi në adresat e klientëve. Kjo i lejon punonjësit të verifikojnë adresat për klientët e rinj ose planifikojnë rrugë për dërgesat. Gjithashtu u lejon bizneseve të krijojnë fatura dhe të jenë në gjendje të dërgojnë e-mail ose postë të rregullt dhe të jenë në gjendje të përcaktojnë se kur dhe si janë paguar faturat. Përditësimi dhe ruajtja e të dhënave të klientëve në Akses është më e besueshme se një dokument spreadsheet ose Word dhe thjeshton menaxhimin e këtij informacioni.
Ndjekja e të dhënave financiare
Shumë biznese blejnë programe posaçërisht për ndjekjen e financave, por për një biznes të vogël që nuk është vetëm i panevojshëm, ajo tenton të krijojë punë shtesë. Përveç mundësisë për të krijuar dhe ndjekur fatura, të gjitha shpenzimet e biznesit dhe transaksionet mund të regjistrohen përmes të njëjtit program. Për kompanitë që kanë Microsoft Office Suite të plotë, duke përfshirë Outlook dhe Access, kujtimet e pagesave në Outlook mund të lidhen me bazën e të dhënave. Kur të ngrihet kujtesa, përdoruesit mund të bëjnë pagesat e nevojshme, të futin të dhënat në Access, pastaj të mbyllin kujtesën.
Mund të jetë e nevojshme të blini softuer më të sofistikuar kur biznesi të rritet dhe ato biznese kanë përparësi nëse të gjitha të dhënat e tyre financiare ruhen në Access. Shumë programe të tjera mund të akomodojnë të dhënat e eksportuara nga Qasja, duke e bërë më të lehtë për të migruar informacionin kur vjen koha.
Menaxhimi i Marketingut dhe Shitjes
Një nga mënyrat më të përdorura por më të fuqishme të përdorimit të Qasjes është monitorimi i informatave të marketingut dhe shitjes. Me informacionin ekzistues të klientit të ruajtur tashmë në bazën e të dhënave, është e lehtë të dërgosh email, fletushka, kupona dhe postë të rregullt për ata që mund të jenë të interesuar në shitje ose oferta speciale. Bizneset e vogla pastaj mund të gjurmojnë sa prej klientëve të tyre ekzistues u përgjigjën pas një fushate marketingu.
Për klientët e rinj, fushatat e tëra mund të krijohen dhe monitorohen nga një vend i vetëm. Kjo e bën më të lehtë për punonjësit të shohin atë që tashmë është përfunduar dhe çfarë mbetet të bëhet ose çfarë ndjekjeje janë të nevojshme.
Ndjekja e prodhimit dhe inventarit
Ngjashëm me ndjekjen e klientëve, të jesh në gjendje të gjurmosh të dhënat mbi inventarin, burimet dhe stokun është kritik për çdo biznes. Qasja e bën të lehtë futjen e të dhënave në dërgesat në depo dhe të dijë kur është koha për të porositur më shumë një produkt të caktuar. Kjo është veçanërisht kritike për prodhuesit që kërkojnë një numër burimesh të ndryshme për të përfunduar një produkt, siç janë pjesët e aeroplanëve ose përbërësit aktivë farmaceutikë.
Edhe industritë e shërbimit duhet të mbajnë inventarin, dhe të kesh të gjithë këtë informacion në një vend e bën më të lehtë për të parë se cili kompjuter është caktuar për atë punonjës ose për të përcaktuar kur pajisjet e zyrës duhet të përmirësohen. Nëse ndjekja e automjeteve, pajisjeve celulare, numrave serialë, informacionit të regjistrimit, regjistrave të përdoruesve apo jetës së hardware, bizneset e vogla do të jenë në gjendje të ndjekin më lehtë hardware-in e tyre.
Përtej hardware-it, bizneset duhet të jenë në gjendje të ndjekin programet. Nga regjistrimi dhe numri i kompjuterave të lejuar për të përdorur softuerin në versionin e informacionit dhe përdoruesit, është jetësore që bizneset të jenë në gjendje të tërheqin me shpejtësi dhe me saktësi informacionin mbi konfigurimet e tyre aktuale. Fundi i fundit i mbështetjes për Windows XP shërben si një kujtesë e fortë pse është e rëndësishme të dimë se çfarë software dhe sisteme operative janë në kompjuterët dhe pajisjet e biznesit.
Rregjistrimi i Raporteve dhe Analizave
Ndoshta aspekti më i fuqishëm i Qasjes është aftësia e përdoruesit për të gjeneruar raporte dhe skema nga të gjitha të dhënat. Të jesh në gjendje të përpilosh gjithçka që ruhet në bazat e të dhënave të ndryshme është ajo që e bën Microsoft Access një central elektrik për bizneset e vogla. Një përdorues mund të gjenerojë shpejt një raport që krahason kostot e burimeve me çmimet aktuale, të krijojë një tabelë që ilustron sa është në magazinë për një fushatë të ardhshme të marketingut ose të ekzekutojë një analizë që identifikon cilat klientë janë prapa në pagesa. Me pak njohuri shtesë rreth pyetjeve, bizneset e vogla mund të marrin kontrollin se si i shohin të dhënat.
Edhe më e rëndësishme, Microsoft Access mund të lidhet në produktet e tjera të Microsoft. Bizneset e vogla mund të rishikojnë një raport, të shikojnë të dhënat e klientit dhe të gjenerojnë fatura në Word. Një shkrirje e postës mund të krijojë shkrime postare të rregullta derisa përdoruesi njëkohësisht gjeneron një email në Outlook. Të dhënat mund të eksportohen në Excel për një vështrim më të detajuar në detaje, dhe prej aty do të dërgohet në PowerPoint për një prezantim. Integrimi me të gjitha produktet e tjera të Microsoft është ndoshta arsyeja më e mirë për të përdorur Qasjen për të centralizuar të gjithë informacionin e një biznesi.