A duhet me të vërtetë t'i përgjigjeni të gjithëve në një mesazh grupi?
Nëse është mirë të përgjigjemi, duhet të jetë edhe më mirë t'i përgjigjem të gjithëve. E drejtë?
Jo gjithmone. Nëse përgjigja është me të vërtetë e rëndësishme për të gjithë marrësit, atëherë duhet të përdoret një "përgjigje e të gjithëve".
Disa përgjigje të gjitha skenarët janë për shkak të aksidenteve ku një marrës nuk e kupton se kanë klikuar ose kanë zgjedhur atë opsion. Shumica, megjithatë, ka gjasa për shkak të faktit se personi nuk e kupton se kur duhet të dërgojë përgjigje të gjitha mesazhet.
Sido që të jetë, në përgjithësi është e bezdisshme për njerëzit e tjerë të përfshirë në mesazhin e grupit. Kjo është arsyeja pse është më mirë të përdorni Përgjigjen ndaj të Gjithëve me kujdes.
Kur t'i përgjigjem të gjithëve
Përdorni veçoritë e Përgjigju në të gjithë programin tuaj të postës elektronike vetëm kur:
- Përgjigja juaj do të jetë e nevojshme për të njohur për dërguesin origjinal dhe të gjithë njerëzit në fushat e emailit origjinal : Për: dhe Cc:.
Mos u përgjigjeni të gjithëve kur:
- Vetëm dërguesi origjinal duhet të dijë përgjigjen tuaj,
- Komentet tuaja do të jenë vendimtare për të ditur për dërguesin origjinal dhe disa marrës të tjerë,
- Bëni një përgjigje normale në këtë rast dhe pastaj shtoni marrësit e tjerë të zgjedhur me dorë. Ju mund t'i kopjoni adresat e tyre nga email-i origjinal nëse kjo ndihmon.
- Mesazhi juaj është i thjeshtë si "Thanks!" ose "Edhe unë:"
- Faleminderit që njoftimet mund të dërgohen mirë, por mos i dërgoni tek çdo marrës tjetër. Vetëm dërguesi me të vërtetë duhet të jetë i vetëdijshëm se si ndiheni në lidhje me mesazhin, jo çdo person tjetër në grup.
Përgjigju të gjitha është e rezervuar vetëm për raste të veçanta. Duhet të përdoret vetëm nëse duhet të dërgoni të njëjtin mesazh tek çdo marrës i vetëm në grup. Përndryshe, nëse nuk keni nevojë ta bëni këtë, ju duhet t'i përgjigjeni vetëm individëve përkatës, edhe nëse kjo do të thotë se ju po i përgjigjeni vetëm dërguesit.
Për shembull, merrni në konsideratë marrjen e një email-i nëse do të dëshironit të vini në një festë të daljes në pension këtë fundjavë. Pretendohet se është dërguar në 30 njerëz të tjerë dhe ju kërkohet jo vetëm nëse do të shkoni, por nëse mund të sillni ndonjë ushqim ose të ndihmoni në ndonjë mënyrë tjetër.
Zakonisht nuk është e përshtatshme në këtë situatë të dërgoni përgjigje për të gjithë të tjerët dhe të shpjegoni se nuk mund të shkoni sepse duhet të punoni këtë fundjavë dhe se fëmija juaj është i sëmurë gjithsesi, prandaj nuk është një fundjavë e mirë për ju. Këto detaje janë relevante për dërguesit, por ndoshta jo për të gjithë të tjerët që janë ftuar.
Megjithatë, ka raste kur duhet t'i përgjigjeni të gjithëve dhe kur prisni të përgjigjeni për të gjithë. Ndoshta kjo përfshin një diskutim në grup në lidhje me një projekt pune apo diçka tjetër që përfshin drejtpërdrejt përfituesit e tjerë.
Pavarësisht nga rasti, gjithmonë duhet të mendoni përpara se të dërgoni një email masiv tek të tjerët. Është edhe më e keqe kur disa njerëz po dërgojnë përgjigje të gjitha mesazhet njëra pas tjetrës dhe ju merrni një duzinë emailesh brenda një ose dy minutash. Ata nuk janë vetëm të vështirë për të mbajtur, por edhe i bezdisshëm në qoftë se ju nuk keni nevojë për të lexuar ato.