Nuk duhet të dini
Ndërsa të gjithë përdorin email për të paktën disa komunikime të biznesit çdo muaj, disa prej nesh do të përdorin email-in si mjet përditësues për të bërë punën tonë profesionale. Ne do të përdorim email për të komunikuar me klientët, shokët e ekipit, eprorët, dhe fton të reja të mundshme ose punëdhënës të mundshëm të rinj. Dhe po, këta njerëz do të na gjykojnë nga aftësia jonë për të hartuar një mesazh të qartë dhe profesional me shkrim.
Email etiketa, ose 'netiquette', ka qenë rreth e rrotull për 27 vitet e World Wide Web. Netiquette është një grup udhëzimesh të pranuara gjerësisht për mënyrën se si të tregoni respekt dhe kompetencë në email-in tuaj. Mjerisht, ka njerëz që kurrë nuk kanë marrë kohë për të mësuar rrjetin e postës elektronike për cilësimet e biznesit. Edhe më keq: ka njerëz që ngatërrojnë rrjetin e postës elektronike me stilin e lirshëm dhe joformal të mesazheve tekstuale.
Mos lejoni që një email i hartuar keq të vrasë kredibilitetin tuaj me një klient apo një epror ose një punëdhënës potencial. Këtu janë rregullat e netiquette email që do t'ju shërbejnë mirë, dhe ju kursejnë siklet në vendin e punës.
01 nga 10
Futni adresën e e-mailit si gjëja e fundit që bëni para se të dërgoni.
Kjo duket kundër-intuitive, por kjo është formë e shkëlqyeshme. Ju prisni deri në fund të shkrimit tuaj dhe korrigjimin para se të shtoni adresën e e -mail (eve) në header email. Kjo teknikë do të ju kursejë sikletin e dërgimit të mesazhit shumë shpejt para se të keni mbaruar përmbajtjen dhe redaktimin tuaj.
Kjo është veçanërisht kritike për një email më të gjatë që ka përmbajtje të ndjeshme, si paraqitja e një aplikacioni për punë, përgjigjja e pyetjes së një klienti ose komunikimi i lajmit të keq me ekipin tuaj. Në këto raste, shtyrja e adresës së postës elektronike shton sigurinë kur duhet të largohesh nga emaili yt për një kohë për të mbledhur mendimet dhe për të ripërsëritur fjalët në mendjen tënde.
Nëse po përgjigjesh në një email dhe e konsideron përmbajtjen të ketë ndjeshmëri, thjesht fshi përkohësisht adresën e emailit të marrësit derisa të jesh gati të dërgosh dhe më pas të shtosh adresën përsëri. Ju mund të shkrepni-dhe-paste adresën e-mail të marrësit në një skedar Notepad ose një faqe OneNote, shkruani e-mail, dhe pastaj prerë-dhe-paste adresën e-mail prapa.
Na besoni në këtë: një linjë bosh adresa, ndërsa autori do të ju kursejë një ditë të madhe!
02 nga 10
Kontrolloni tre herë se po dërgoni me email personin e duhur.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse punoni në një kompani të madhe ose në departamentin e qeverisë. Kur po dërgoni një email të ndjeshëm tek 'Mike' ose 'Heather' ose 'Mohammed', programi juaj i email-it do të dëshironi të shkruani në mënyrë të saktë adresën e plotë për ju. Emrat e popullarizuar si këto do të kenë shumë rezultate në librin e adresave të kompanisë , dhe ju mund t'i dërgoni rastësisht një zezak më vonë zëvendëspresidentit tuaj ose një përgjigje konfidenciale për njerëzit që janë në kontabilitet.
Falë rregullit # 1 të netiquette më lart, ju keni lënë adresimin në fund, kështu që trefishimi i adresës së postës elektronike të marrësit duhet të shkojë normalisht si hapi juaj i fundit para dërgimit!
03 nga 10
Shmangni 'Përgjigjen për të gjithë', veçanërisht në një kompani të madhe.
Kur merrni një transmetim të dërguar në dhjetra njerëz, është e mençur t'i përgjigjeni vetëm dërguesit. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse është një kompani e transmetuar me lista të mëdha të shpërndarjes.
Për shembull: menaxheri i përgjithshëm i dërgon e-mail të gjithë kompanisë rreth parkimit në pjesën jugore, dhe ajo i kërkon njerëzve të respektojnë stalla të numëruara dhe të caktuara që paguajnë punonjësit. Nëse ju klikoni 'përgjigjeni të gjithëve' dhe filloni të ankoheni se punonjësit e tjerë shkelin në automjetin tuaj personal dhe e heqin bojën tuaj, ju mund të dëmtojë përparimin tuaj në karrierë duke u bërë shoqëri tregtare.
Askush nuk dëshiron të marrë mesazhe që nuk u përshtaten atyre . Edhe më shumë, askush nuk e çmon ankimin ndaj grupit ose dëgjimin për ankesat tuaja personale të transmetuara në një format transmetimi.
Shmangni këtë faux pas dhe përdorni përgjigjen individuale tek dërguesi si veprimi juaj i parazgjedhur. Definitivisht shih Rregullin # 9 më poshtë, gjithashtu.
04 nga 10
Përdorni përshëndetje profesionale në vend të shprehjeve gjuhësore.
Mënyra më e mirë për të filluar një email profesional është një version i mëposhtëm:
1. Mirëdita, zonja Chandra.
2. Përshëndetje, ekipi i projektit dhe vullnetarët.
3. Hi, Jennifer.
4. Mirëmëngjes, Patrick.
NUK, në asnjë rrethanë, përdorni sa më poshtë për të filluar një email profesional:
1. Hej,
2. Sup, team!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Shprehjet kolloquiale si 'hej', 'yo', 'sup' mund të duken miqësorë dhe të ngrohtë për ju, por ata në fakt e dëmtojnë kredibilitetin tuaj në një mjedis biznesi. Ndërkohë që me siguri mund t'i përdorni këto biseda në bisedë sapo të keni një marrëdhënie të besueshme me personin tjetër, është një ide e keqe t'i përdorni këto fjalë në një email biznesi.
Përveç kësaj, është formë e keqe për të marrë shkurtore drejtshkrimore, si 'mornin'. Është formë shumë e keqe për të shkurtuar emrin e dikujt (Jennifer -> Jen) nëse ai person nuk ka kërkuar shprehimisht ta bëni këtë.
Ashtu si me çdo komunikim inteligjent të biznesit, është e mençur të gabosh në anën e të qënit shumë formal dhe të demonstrosh se beson në etikën dhe respektin.
05 nga 10
Korrigjo çdo mesazh, sikur reputacioni juaj profesional varet nga ai.
Dhe me të vërtetë, reputacioni juaj shpërbëhet lehtësisht nga gramatika e dobët, nga drejtshkrimi i keq dhe nga fjalët e keqkuptuara.
Paramendoni se si profesionalizmi juaj do të marrë një goditje nëse dërgoni aksidentalisht " Ju duhet të kontrolloni metodën tuaj , Ala ", kur me të vërtetë dëshironi të thoni ' ju duhet të kontrolloni matematikën tuaj, Alma' . Ose nëse thua " Unë mund të bëj një intervistë për nesër " kur do të thoshte " Unë mund të bëj një intervistë nesër ".
Korrigjo çdo email që dërgon; bëni sikur reputacioni juaj profesional varet nga kjo.
06 nga 10
Një linjë koncize dhe e qartë do të arrijë mrekulli (dhe do t'ju ndihmojë të lexoni).
Linja lëndore është edhe një titull për komunikim dhe një mënyrë për të përmbledhur dhe etiketuar email-in tuaj në mënyrë që të mund të gjendet lehtësisht më vonë. Duhet të përmbledhë qartë përmbajtjen dhe çdo veprim të dëshiruar.
Për shembull, një linjë subjektesh: 'kafe' nuk është shumë e qartë.
Në vend të kësaj, provoni 'preferencat e stafit të kafesë: përgjigja juaj është e nevojshme'
Si shembull i dytë, rreshti i temës ' kërkesa juaj ' është shumë e paqartë.
Në vend të kësaj, provo një rresht më të qartë si: ' Kërkesa juaj për parkim: më shumë detaje janë të nevojshme' .
07 nga 10
Përdorni vetëm dy fontet klasike: variante Arial dhe Times Roman, me ngjyrë të zezë.
Mund të jetë joshëse për të shtuar fytyrat dhe ngjyrat me stil të shkronjave në emailin tuaj për ta bërë atë të bie në sy, por ju jeni më mirë duke përdorur zinën 12-pt ose 10-pt Arial ose Times New Roman. Variante të ngjashme si Tahoma ose Calibri janë gjithashtu të mirë. Dhe nëse tërheq vëmendjen në një frazë ose plumb të caktuar, atëherë bojë e kuqe ose gërma e fortë mund të jenë shumë të dobishme në moderim.
Problemi është kur e-mailet tuaja fillojnë të bëhen të papërshtatshëm dhe të paaftë ose të fillojnë të përcjellin qëndrimin e keq ose shqetësues nga ana juaj. Në botën e biznesit, njerëzit dëshirojnë që komunikimet të jenë të besueshme, të qarta dhe të shkurtra, jo dekorative dhe tërheqëse.
08 nga 10
Shmangni sarkazmin dhe tonet negative / tinguj, me çdo kusht.
Email-u gjithmonë nuk arrin të përcjellë fluksin vokal dhe gjuhën e trupit. Ajo që ju mendoni është e drejtpërdrejtë dhe e drejtpërdrejtë, mund të duket e ashpër dhe e thotë kur të vendoset në email-in tuaj. Jo përdorimi i fjalëve "ju lutem" dhe "faleminderit" do të shkaktojnë nëntokë negative. Dhe ajo që ju mendoni se me humor dhe dritë mund të transmetojë si të mprehtë dhe të pasjellshëm.
Shpërndarja e një tingulli të respektueshëm dhe sjellja e pashme në postë elektronike, bëhet praktikë dhe shumë përvojë. Ndihmon kur lexoni me zë të lartë postën elektronike, ose edhe përpara se dikush ta dërgoni atë. Nëse ndonjë gjë në lidhje me email duket e thotë ose e ashpër, atëherë rishkruajeni atë.
Nëse jeni ende i mbërthyer me mënyrën se si të përcillni tonin e diçkaje në një email, atëherë konsideroni seriozisht marrjen e telefonit dhe dërgimin e mesazhit si një bisedë.
Mos harroni: e-mail-i është përgjithmonë, dhe sapo ta dërgoni këtë mesazh, nuk mund ta tërheqni kurrë atë.
09 nga 10
Supozoni se bota do të lexojë email-in tuaj, prandaj planifikoni në përputhje me rrethanat.
Në të vërtetë, email-i është përgjithmonë. Mund të përcillet në qindra njerëz brenda sekondave. Ajo mund të thirret nga zbatuesit e ligjit dhe auditorët e taksave duhet të ketë ndonjëherë një hetim. Mund të bëhet edhe në lajme ose në media sociale.
Kjo është një përgjegjësi e gjerë dhe e frikshme, por është ajo që ne të gjithë duhet të bëjmë: ajo që shkruan në një email mund të bëhet lehtë njohuria publike. Zgjidhni fjalët tuaja me kujdes, dhe nëse mendoni se ka ndonjë shans që të mund të kafshojë përsëri, atëherë konsideroni seriozisht mos e dërguar mesazhin fare.
10 nga 10
Gjithmonë përfundoni me një "faleminderit" të shkurtër dhe një bllok nënshkrimi.
Fuqia e ëmbëlsirave si 'thank you' and 'please' janë të pamatshme. Gjithashtu, disa sekonda shtesë për të përfshirë bllokun tuaj të firmosjes profesionale flasin vëllime për vëmendjen tuaj në detaje dhe që ju merrni pronësinë e komunikimeve tuaja duke vulosur emrin dhe informacionin e kontaktit.
Përshëndetje, Shailesh.
Faleminderit për hetimin tuaj në shërbimet e qëndisjes në TGI Sportswear. Unë do të isha shumë i lumtur të flisja me ju në telefon për t'ju treguar më shumë rreth mundësive tona të xhaketave sportive për ekipin tuaj. Ne gjithashtu mund të keni vizituar sallën tonë të ekspozitës më vonë këtë javë dhe mund t'ju tregoj personalisht shembujt tonë.
Çfarë numri mund të ju ftoj? Jam në dispozicion për të folur pas orës 13:00 të sotme.
Faleminderit,Paul Giles
Drejtor i Shërbimeve të Klientit
TGI, inkorporuar
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Etiketimi juaj është fokusi ynë"