Problemet e Thirrjes së Konferencës Audio dhe si t'i adresoni ato
Thirrjet e konferencave audio duken interesante kur mendoni se përfitimet që ata kryejnë për biznesin tuaj ose takimet sociale. Por kur mendoni për çështjet që lidhen me ngritjen dhe drejtimin e tyre, shpejt e kuptoni se pjesëmarrja në një ose mbajtja e tij është mjaft sfiduese. Ndërsa organizoni një konferencë, ka një numër çështjesh që duhet të përfshini në planifikimin tuaj, në mënyrë që të shmangni problemet që mund ta bëjnë atë një dështim.
1. Historiku Zhurma
Kjo është çdo zhurmë që vjen nga një pjesëmarrës, përveç zërit të tyre, si kokat që lëkunden, njerëzit që bisedojnë pas tyre, zhurmat e makinerive, zhurmat e letrës etj. Ju merrni këto zhurma kryesisht me pjesëmarrësit që përdorin VoIP , sepse telefoni celular tradicional ka kushtuar dhe të shkurtër -rendisin mikrofona, ndërsa VoIP punon me një mikrofon të pajisjes që është më i ndjeshëm. Një shembull është sistemi i mikrofonit që keni shumicën e kompjuterëve më të fundit të laptopëve. Disa njerëz marrin pjesë në konferenca duke përdorur pajisjet e tyre pa duar.
Mënyra e vetme për të korrigjuar këtë situatë është që t'i bëjnë pjesëmarrësit të vetëdijshëm për shqetësimin që po shkaktojnë, gjë që bëhet më së miri nëpërmjet komunikimit para konferencës. Për shembull, si organizator, mund të dëshironi të qarkulloni një email në etiquettes për një konferencë para seancës.
2. Echo
Echo mund të jetë pjesë e zhurmës së sfondit, por është më teknik se kaq. Dikush që merr pjesë në konferencën mund të ketë kushte me telefonin e tyre ose mund të përdorë një telefon që nuk ka anulim të jehosë. Lexoni më shumë se si të mos prodhoni jehonë .
Dikush me jehonë zakonisht kërkohet të mbyllë. Pra, përsëri, ndërgjegjësimi i duhur për disa çështje teknike me telefonat dhe pajisjet e tjera të përdorura në një konferencë është e rëndësishme përpara.
3. Menaxhimi i Prezencës
Në një konferencë audio konferencë, do të përdorni vetëm një nga shqisat tuaja: dëgjimi juaj. Nuk do të shihni njerëzit me të cilët po flisni ose dëgjoni. Kjo do të thotë që nëse nuk mbani gjurmët e çdo hyrjeje dhe daljes në konferencën tuaj të konferencës, mund të jeni të pavetëdijshëm për praninë në audiencën tuaj të thellë në konferencë.
Ky problem ka qenë pa zgjidhje deri më tani për konferencën audio, deri në zhvillimin e mjeteve që lejojnë një sasi të caktuar të menaxhimit të prezencës. Mjeti i parë që jep këtë është UberConference, ku mund të shihni kush po flet kur ata bëjnë, kush është këtu dhe kush nuk është, e kështu me radhë. Një numër mjetesh të tilla janë shkurtuar së fundmi, disa me interfejsione vizuale interesante që përfaqësojnë pjesëmarrësit me ikona.
4. Muzika në pritje
Njerëzit zakonisht dhëndin ndërfaqen e tyre të telefonit për individët, por asnjëherë për thirrje në konferencë. Ndërsa mund të jetë mirë për dikë që është vënë në pritje për të dëgjuar disa muzikë, do të jetë pa dyshim telash në një konferencë. Disa pjesëmarrës mund ta vënë konferencën në pritje gjatë pjesëmarrjes në një thirrje apo detyrë tjetër, duke shtuar kështu ambjent ritmik në konferencë. Këtu përsëri, fushata paraprake e konferencës për ndërgjegjësimin e etikës do të jetë me vlerë.
5. Lidershipi
Në disa raste, nëse një grup nuk ka një udhëheqës, kaosi do të çojë. Kjo ka të ngjarë të ndodhë në një konferencë, veçanërisht ai që përfshin çështje të ndjeshme, ku nuk ka një person që mban frenat. Ai lider duhet të sigurohet që të gjithëve u jepet kohë e mjaftueshme për të folur, dhe vëmendja e nevojshme. Ata gjithashtu duhet të jenë në gjendje t'i kthejnë gjërat në rrugë të mbarë nëse duhet të ketë konflikt të çrregullt ose të çiltër.
6. Materialet dhe Dokumentet
Shumë konferenca, veçanërisht ato biznesi, përfshijnë referenca të bëra në dokumente, materiale dhe mjete. Shpërndarja e gabuar e një informacioni të tillë shkakton disa pjesëmarrës të jenë në errësirë në disa pika, duke shkaktuar mosinteresim. Prandaj, duhet të merret kujdes për të shpërndarë informacionet dhe dokumentet e nevojshme për çdo parti që kërkohet mirë përpara fillimit të konferencës. Një mënyrë tjetër dhe më e mirë është përdorimi i mjeteve të bashkëpunimit online, ku referenca ndaj dokumenteve dhe materialeve të tjera jo vetëm që do të jetë pasive, por gjithashtu mund të ketë produktivitet aktiv gjatë sesionit të punës në internet.
7. Cilësia e dobët e zërit
Nuk po i referohem zërit të dikujt që ka dhimbje të fytit këtu, por zërit të dikujt që përdor një shërbim telefonik që ofron cilësi të dobët të thirrjes. Tani kjo ndodh shpesh me shërbimin VoIP, i cili varet nga një numër faktorësh , duke përfshirë bandwidth , codecs përdorur, telefonat dhe pajisje të tjera të përdorura. Për fat të keq, nuk mund të bëni asgjë për këtë nëse jeni udhëheqësi i konferencës ose organizatori. Pjesëmarrësi që vuan nga cilësia e dobët e zërit duhet të përmirësojë gjërat në anën e tyre.